使用 AI 撰寫專業電子郵件的技巧
當你懂得如何運用人工智慧（AI）時，撰寫專業電子郵件不再是難題。只需幾個點擊，AI 就能幫助你選擇合適的用詞、清晰組織想法，並根據收件人調整語氣。探索實用技巧，利用 AI 快速撰寫更精緻的郵件，在每次商務對話中留下深刻印象。
在當今快速演進的數位時代，人工智慧（AI）已徹底改變我們處理辦公任務的方式——尤其是電子郵件撰寫。現代 AI 工具讓你能更快速、精準且以真正專業的語氣撰寫郵件。本指南分享了使用 AI 撰寫專業電子郵件的關鍵技巧，幫助你節省時間，同時在每次商務溝通中留下深刻印象。
AI 電子郵件撰寫的主要優勢
節省時間的效率
提升準確度
智慧個人化
提升生產力
AI 強化電子郵件撰寫的必備技巧
明確定義目的
使用 AI 前，先清楚確認你撰寫的原因。明確說明郵件目標——無論是跟進、詢問資訊、介紹還是提議會議。這確保 AI 建議聚焦且符合你的目標。
選擇合適工具
挑選專為商務寫作設計的 AI 助手。選項包括：
- Gmail 的 AI 和 Microsoft Copilot（內建平台功能）
- Flowrite 和 GrammarlyGo（獨立專業應用程式）
- 提供專業郵件範本與風格設定的工具
提供清晰提示
給 AI 提示時，提供背景與具體細節。包含相關資訊如：
- 收件人姓名與職稱
- 日期與截止時間
- 專案資訊與背景
- 先前郵件摘錄或對話歷史
仔細草擬與審核
讓 AI 產生初稿，但務必仔細審核。確認：
- 所有內容的事實正確性
- 重要細節（截止日期、數字、姓名）
- 語氣與措辭是否符合你的風格
- 個人化元素（致謝、回應）
編輯正式的 AI 用語，使其符合你的溝通風格——適時用更親切的語句取代生硬表達。
保持真實聲音
將 AI 視為起點，而非替代。優先保持真實感，客製化建議內容：
「期待與您合作推動此計畫。」
「迫不及待要一起開始這個計畫！」
保持獨特風格，讓郵件更真誠，建立更強連結。
頂尖 AI 電子郵件撰寫工具
Flowrite
| 開發者 | 最初由 Flow AI（赫爾辛基，2020）開發。2024 年被 Maestro Labs 收購並整合至 MailMaestro |
| 支援平台 |
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| 語言支援 | 透過範本與語氣選擇器支援多種語言。用戶遍及 150 多個國家 |
| 收費模式 | 採用免費增值模式，提供試用版。付費訂閱方案可解鎖完整功能與進階特色 |
什麼是 Flowrite？
Flowrite 是一款由 AI 驅動的電子郵件與訊息助理，能將簡短指示或重點轉換成精緻且可直接寄出的電子郵件。專為專業人士、銷售團隊及日常使用者設計，幫助您節省時間、克服寫作障礙、選擇合適語氣，並在所有郵件互動中維持專業溝通。
Flowrite 如何運作
只需提供簡短提示，例如「跟進下週會議的客戶」或「感謝面試官的郵件」，Flowrite 的 AI 即會生成完整的電子郵件草稿。系統會智能考量情境、語氣（正式、親切、說服力）及寫作風格，創造合適的訊息。
透過與 Gmail 和 Outlook 的無縫整合，您可直接在郵件客戶端內啟動助理，並透過瀏覽器擴充功能插入生成的文字。2024 年被 Maestro Labs 收購後，Flowrite 技術已發展為 MailMaestro 平台，功能從基本郵件草擬擴展至進階生產力工具。
主要功能
將重點或簡短指示秒轉為完整且專業的電子郵件草稿。
從多種寫作語氣中選擇—正式、隨意、親切、說服力—完美符合收件人與情境。
存取涵蓋常見情境的電子郵件範本：介紹、外展、提醒與跟進。
透過瀏覽器擴充功能直接在 Gmail 和 Outlook 中運作，保持工作流程不中斷。
以多種語言草擬郵件，並適當調整語氣，滿足全球溝通需求。
貼上現有文字，讓 AI 進行潤飾、重寫或改進，提升清晰度與說服力。
建立個人化鍵盤快捷鍵，並讓工具隨時間學習您的寫作風格。
MailMaestro 版本新增收件匣分類、郵件串摘要及進階郵件管理功能。
下載或存取連結
如何使用 Flowrite
註冊 Flowrite 帳號並安裝 Chrome 瀏覽器擴充功能（或相容瀏覽器外掛）。
連結 Gmail 或 Outlook 帳號，啟用瀏覽器內整合與無縫工作流程。
撰寫郵件時，您可以：
- 輸入簡短提示或關鍵重點，描述您想表達的內容
- 貼上現有草稿，並選擇「潤飾」或「重寫」模式進行優化
選擇您想要的語氣（正式、親切、簡潔、說服力），並在回覆常見情境如跟進、介紹或會議邀請時選擇範本。
點擊生成以創建郵件草稿。仔細審閱內容，並根據需要編輯姓名、日期或附件等細節。
確認草稿後，複製或直接插入郵件客戶端並寄出訊息。
設定自訂快捷鍵與範本，加速未來郵件撰寫。若使用 MailMaestro 版本，還可探索收件匣分類與郵件串摘要功能，提升生產力。
重要限制與注意事項
- AI 產出有時可能忽略細微差異或誤解高度專業或特定產業術語，仍需人工監督
- 免費版本對訊息數量與功能有限制，完整功能需付費訂閱
- 模糊或過於一般的提示可能產生不夠相關或過於通用的郵件草稿
- 瀏覽器擴充功能相容性可能因郵件客戶端、瀏覽器版本或企業安全政策而異
- 部分企業環境限制瀏覽器外掛，安裝前請先與 IT 部門確認
- AI 生成文字品質直接取決於您輸入提示的清晰度與細節
常見問題
Flowrite 提供免費試用或有限的免費增值版本，但完整功能與更高使用限制需付費訂閱。
Flowrite 可透過瀏覽器擴充功能與網頁應用程式，無縫整合 Gmail 與 Outlook。
可以—Flowrite 支援多種語言，並能以非英文語言草擬郵件，適當調整語氣。
會的—Flowrite 提供用戶風格適應、自訂快捷鍵與語氣選擇，隨時間學習您的寫作模式，提供更個人化的建議。
Flowrite 的電子郵件撰寫功能已由 Maestro Labs 整合至 MailMaestro。現有用戶應造訪官方網站，了解遷移細節、帳號轉移資訊及區域性品牌更新。
郵件串摘要為 MailMaestro 進階功能，非原獨立 Flowrite 產品。若要使用郵件串摘要與進階收件匣管理功能，需使用 MailMaestro 版本。
GrammarlyGo
| 開發商 | Grammarly Inc. |
| 支援平台 |
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| 語言支援 | 多種英語方言,包括美式、英式、加拿大式和印度式英語 |
| 定價模式 | 免費方案每月提供有限提示次數。進階功能需透過Premium 或 Business 訂閱方案取得 |
什麼是 GrammarlyGO?
GrammarlyGO 是 Grammarly 寫作助理平台的生成式 AI 延伸功能。它透過新增強大的 AI 功能來增強 Grammarly 傳統的文法和清晰度工具,協助您撰寫、改寫、構思和回覆電子郵件及其他書面內容。無論您是在撰寫專業電子郵件、優化訊息,還是腦力激盪想法,GrammarlyGO 都能減少寫作負擔,同時提升溝通品質。
GrammarlyGO 如何改變您的寫作方式
如果您經常撰寫電子郵件、報告或文件,您可能曾經歷過寫作障礙、語氣不符或花費過多時間調整措辭。GrammarlyGO 透過讓您輸入簡單的提示(例如「禮貌地回覆這封電子郵件並詢問後續步驟」)來解決這些挑戰,然後生成符合您語調和情境的客製化草稿。
此工具無縫整合到您現有的工作流程中——Gmail、Google 文件、Microsoft Word 或任何基於瀏覽器的寫作空間——讓您無需切換應用程式即可保持專注。除了錯誤修正之外,GrammarlyGO 還提供語氣調整、文字改寫、想法生成,以及電子郵件串摘要和情境分析等智慧功能。這種主動式方法能協助您從一開始就撰寫更好的內容,而不僅僅是事後修正錯誤。
主要功能
從關鍵字或簡短指令開始,即時生成完整草稿。
透過簡單指令調整語氣、長度、風格或清晰度,轉換現有文字。
自動偵測電子郵件情境,生成相關且語氣適當的回覆。
腦力激盪想法、建立大綱、填補內容空白,並重新架構您的寫作。
設定您偏好的寫作語調(正式、友善、直接),以獲得一致且符合品牌形象的輸出內容。
無縫運作於網頁瀏覽器、桌面應用程式和行動裝置,不會中斷您的工作流程。
結合 AI 生成功能與 Grammarly 核心的文法、拼字、標點符號和清晰度改進。
接收建議的提示和指導,協助您撰寫有效的 AI 指令以獲得更好的結果。
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如何使用 GrammarlyGO
註冊或登入您的 Grammarly 帳戶(免費或付費),並確認 GrammarlyGO 在您的地區和方案級別中可用。
根據您偏好的平台,下載瀏覽器擴充功能(Chrome、Firefox、Edge、Safari)、桌面應用程式(Windows/macOS)或行動應用程式(iOS/Android)。
在 Grammarly 編輯器或瀏覽器寫作空間(Gmail、Google 文件)中,尋找「GrammarlyGO」或燈泡圖示以存取生成式 AI 功能。
決定要撰寫新文字、改寫現有內容、回覆電子郵件,還是腦力激盪想法。提供清晰的指令提示(例如「撰寫一封友善的電子郵件詢問專案進度」)或標記文字以進行改寫。
選擇您想要的語氣(正式、輕鬆、直接)、長度或風格,以確保輸出內容符合您的溝通意圖和品牌語調。
仔細檢視生成的草稿。調整姓名、日期、附件或其他具體細節。根據需要優化文字,然後插入或複製到您的電子郵件或文件中。
使用改寫或構思功能來改進輸出內容。提出問題如「讓它更吸引人」或「縮短這段文字」來優化結果。
對於 Gmail 或 Outlook 中的電子郵件回覆,點擊回覆提示選項。讓 GrammarlyGO 分析情境,從建議的回覆中選擇,滿意後即可傳送。
隨著時間設定您的語調偏好,讓 Grammarly 適應您的寫作風格,以獲得一致且個人化的輸出內容。
追蹤您的提示使用次數——免費帳戶有每月限制。如果您需要更高的使用量,請考慮升級至 Premium 或 Business 方案。
重要限制
- 籠統的輸出內容: 生成的內容有時可能感覺較缺乏創意,相較於專門的內容生成工具。GrammarlyGO 擅長編輯、改寫和工作流程整合,而非完整的創意寫作。
- 地區可用性: 功能可能因國家或帳戶級別而異。某些功能需要 Premium 或 Business 方案才能使用。
- 隱私考量: 輸入敏感或專有資訊時請謹慎。請仔細檢視 Grammarly 的資料使用和文件訓練政策。
- 提示品質很重要: 清晰、具體的提示能產生更好的結果。模糊的指令可能產生較不準確或相關的輸出內容。
- 專業寫作: 對於高度技術性、法律或科學內容,除了 AI 建議之外,還需要額外的領域專業審核。
常見問題
GrammarlyGO 是 Grammarly 的生成式 AI 元件,讓您能夠透過情境感知的 AI 協助來撰寫、改寫、構思和回覆寫作任務(例如電子郵件)。它結合了傳統的文法修正與進階的 AI 內容生成功能。
是的,您可以在免費的 Grammarly 方案中存取部分 GrammarlyGO 功能,每月提供有限的提示次數。若要使用進階功能和更高的使用限制,您需要訂閱 Grammarly Premium 或 Business 方案。
GrammarlyGO 適用於所有主要平台:透過擴充功能的網頁瀏覽器(Chrome、Firefox、Edge、Safari)、桌面應用程式(Windows/macOS)、行動應用程式(iOS/Android),並整合 Gmail、Google 文件、Microsoft Word 等應用程式。
可以——這是其核心功能之一,即智慧電子郵件回覆。此工具會分析收到的訊息情境,建議回覆提示,並生成完整的回覆草稿,您可以直接編輯和傳送。
當然可以。您可以設定偏好的語調或語氣(正式、友善、直接、輕鬆),並要求以該特定風格改寫或撰寫內容。GrammarlyGO 會隨著時間適應您的溝通偏好。
有的。務必檢視生成內容的準確性和適當性。避免過度依賴,特別是對於領域專業或敏感的寫作。在輸入機密資訊之前,請檢查企業隱私政策,並檢視 Grammarly 關於文件訓練和資料使用的服務條款。
Copy
| 開發者 | Copy.ai（美國） |
| 支援平台 |
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| 語言支援 | 全球支援超過 95 種語言 |
| 收費模式 | 免費方案（使用量有限）＋付費訂閱方案，提供進階功能與更高使用量 |
什麼是 Copy.ai？
Copy.ai 是一款 AI 驅動的寫作助理，專為快速且高效地生成行銷文案、電子郵件內容及外展溝通而設計。透過先進語言模型，協助使用者克服寫作瓶頸，擴大內容產出規模，並保持訊息語調一致。此平台對於需要大量撰寫電子郵件與行銷活動的銷售、行銷及外展團隊尤其有價值。
為什麼使用 Copy.ai 撰寫電子郵件？
在當今快速變動的數位環境中，撰寫有效的電子郵件——無論是冷訪問、跟進還是內部溝通——都可能耗時。Copy.ai 簡化此流程，只需輸入簡單提示（例如：「為 SaaS 買家撰寫一封關於新功能的促銷電子郵件」），即可在數分鐘內生成符合受眾與語氣的精緻郵件草稿。
平台包含專門的行銷電子郵件範本、主旨行生成器及個人化外展工具。支援多語言及豐富範本庫，讓不同地區的使用者加速寫作任務。雖然核心平台為網頁版，但其工作流程可無縫整合至電子郵件行銷及市場推廣（GTM）框架，提升生產力與個人化程度。
主要功能
- 行銷電子郵件生成器
- 冷訪問電子郵件生成器
- 主旨行生成器
- 跟進郵件範本
- 電子郵件與電子報
- 冷訪問活動
- 產品描述
- 行銷文案變體
- 支援超過 95 種語言
- 全球內容創作
- 在地化訊息
- 跨區域活動
- 語氣控制與調整
- 品牌語音一致性
- 風格統一
- 個人化產出
- 多用戶席位
- 工作流程自動化
- 點數管理
- 無限字數（特定方案）
- 支援市場推廣工作流程
- 大規模外展
- 活動自動化
- 行銷平台相容性
取得 Copy.ai
如何使用 Copy.ai
造訪 Copy.ai 網站並註冊帳號。可選擇免費方案開始，或選擇付費方案以獲得進階功能與更高使用限制。
登入後瀏覽範本庫。挑選符合需求的工具，如「行銷電子郵件生成器」、「冷訪問電子郵件生成器」或「主旨行生成器」。
輸入關鍵細節，包括主題、目標受眾、期望語氣及想包含的具體要點。輸入越具體，產出越精準。
讓 AI 生成一或多個郵件草稿選項。檢視生成的草稿，選擇最符合需求的版本。
根據需要編輯名稱、細節或內容。調整語氣或風格偏好，並從生成選項中選擇喜愛的版本。
將最終內容複製到您的電子郵件客戶端或行銷平台並發送。團隊使用者可設定席位、工作流程點數，並定義品牌語音，整合至市場推廣流程以實現大規模外展。
重要注意事項
- 非英語輸出語言品質可能因用戶評價而異
- 平台主要為網頁版，未強調原生行動端電子郵件寫作應用
- 高度受規範產業，資料隱私與自訂需求可能需檢視企業方案與條款
常見問題
是的，Copy.ai 提供有限使用的免費版本。但許多進階功能、更高使用量限制及團隊協作工具僅在付費訂閱方案中提供。
當然可以——Copy.ai 提供專門工具，如行銷電子郵件生成器、冷訪問電子郵件生成器及主旨行生成器，專為電子郵件撰寫與外展活動設計。
Copy.ai 支援超過 95 種語言，適合全球團隊及跨區域多語言內容創作。
Copy.ai 對行銷人員、銷售團隊、外展專業人士、內容創作者及中小企業特別有用，能有效擴展電子郵件與文案工作流程。
雖然 Copy.ai 主要為網頁平台，但提供工作流程自動化、多用戶席位及團隊功能，設計用於整合至市場推廣（GTM）系統與行銷流程。
Writesonic
| 開發者 | Writesonic（2020年由 Samanyou Garg 創立，位於美國加州舊金山） |
| 支援平台 |
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| 語言支援 | 超過25種語言，包括英文、西班牙文、法文、德文、日文等 |
| 收費模式 | 提供有限制的免費試用；付費訂閱方案適用於高使用量及進階功能 |
什麼是 Writesonic？
Writesonic 是一款 AI 驅動的寫作助理，旨在簡化電子郵件、行銷文案、部落格文章及其他內容格式的創作。透過先進的自然語言生成技術與完整的範本庫，協助用戶快速且有效率地產出精緻且專業的文本。
Writesonic 對於電子郵件撰寫與外展活動特別有價值，能減少草擬、重寫與編輯訊息所花費的時間。團隊與個人可專注於策略與個人化，而非從空白頁開始，適合冷郵件、跟進郵件及內部溝通使用。
Writesonic 如何運作
撰寫有效的電子郵件——無論是冷郵件、跟進訊息或內部溝通——往往耗時且具挑戰性。Writesonic 透過讓用戶輸入關鍵細節，如郵件目的、目標受眾、語氣及語言偏好，立即生成可供審閱的郵件草稿。
根據官方資料，Writesonic 可產生主旨行、預覽文字、郵件正文、行動呼籲（CTA）及語氣與長度調整。憑藉多語言支援與豐富範本庫，該工具適用於全球使用，並協助維持各市場間一致的品牌聲音。
其瀏覽器整合功能減少平台切換，確保您能在現有工作流程中快速草擬郵件。
主要功能
創建外展、跟進、促銷及內部郵件草稿，包含符合需求的主旨行與正文內容。
以超過25種語言產生郵件文案，服務國際受眾並擴展全球影響力。
從不同郵件類型、語氣與用途的範本中選擇，並依需求自訂內容。
使用瀏覽器擴充功能或透過整合（如 Zapier）連接應用程式，簡化郵件工作流程並提升效率。
選擇或定義您的寫作聲音與語氣（正式、親切、說服力強），確保產出郵件完美符合品牌形象。
下載或存取連結
如何使用 Writesonic
造訪 Writesonic 網站，註冊免費帳號或依使用需求及團隊規模選擇付費方案。
登入後台，從完整範本庫中選擇「電子郵件產生器」或相關郵件範本。
填寫關鍵資訊：目的（如產品公告、跟進）、目標受眾、語氣偏好、語言及需包含的重點。
點擊「產生」，Writesonic 將提供多個主旨行、正文及 CTA 選項供您挑選。
檢視產出草稿，編輯名稱、自訂細節（日期、附件、參考資料），並依情境調整語氣。
選擇最佳草稿，複製至您的郵件客戶端（Gmail、Outlook 等），或透過整合工具匯出以自動化工作流程。
為重複使用，保存偏好的範本設定、語氣風格與語言，未來可更快速產生郵件。
若使用付費方案，監控點數或字數限制，並整合瀏覽器擴充或自動化工具，適合大量或頻繁郵件任務。
重要限制
- 需人工審核：雖然產出效率高，但內容通常仍需人工審核與編輯，以確保準確性、語氣細膩度或特定情境適用性。
- 語言品質差異：雖支援超過25種語言，但品質與文化細節可能因語言而異，非英文內容可能需額外調整。
- 平台可用性：平台主要為網頁版並支援瀏覽器擴充功能，專屬行動應用程式較少（視地區而定），功能完整性可能受限。
- 專業內容需求：對於高度規範產業或極專業郵件內容（法律、醫療、科學），可能需要額外領域專業審核。
常見問題
能 — Writesonic 提供電子郵件產生器工具，可創建主旨行、預覽文字、正文內容及行動呼籲（CTA），產出完整郵件草稿供自訂。
有 — 提供免費試用或有限制的免費版本，但完整功能與較高使用量需付費訂閱方案。
Writesonic 支援超過25種語言，包括英文、西班牙文、法文、德文、日文等，適合全球內容創作與國際外展活動。
可以 — Writesonic 提供瀏覽器擴充功能及整合（如 Zapier），協助簡化電子郵件客戶端、內容創作與發布平台間的工作流程。
兩者皆適用 — 個人自由工作者可使用入門方案，團隊或代理商則可利用高階方案、團隊席位、工作流程自動化及協作功能。
維持專業標準
清晰的主旨行
主旨行要具體且相關。簡潔的主旨讓收件人知道預期內容，避免郵件被忽略。
- 良好範例： 「專案更新：4 月 15 日會議」
- 不佳範例： 「更新」
禮貌且專業的語氣
始終保持正式與禮貌。AI 工具能協助，但你應確認語氣是否適當。
- 避免在工作郵件使用俚語、表情符號或玩笑
- 使用正面且尊重的語言
- 選擇合適的稱呼（如「親愛的史密斯博士」或「團隊您好」）
簡潔的結構
保持郵件重點明確且易於瀏覽。人們常快速瀏覽，清晰與簡潔至關重要。
- 將正文分成短段落或條列式
- 先說明目的，再提供細節
- 強調關鍵資訊，方便快速掃描
仔細校對
即使有 AI 文法檢查，也要手動校對。錯誤會損害信譽。
- 檢查拼字與不自然的措辭
- 確認標點符號與拼寫正確
- 審核主旨行的準確性
常見陷阱與重要注意事項
避免過度自動化
不要完全依賴 AI。過度使用 AI 會讓郵件聽起來機械或缺乏人情味。
驗證 AI 產出內容
AI 可能出錯或「幻覺」事實。切勿盲目相信 AI 草稿。
- 務必核對日期、數字與具體說法
- 與可靠來源交叉比對事實資訊
- 確認姓名、職稱與公司細節
隱私與安全考量
謹慎提供給 AI 工具的資訊。有些服務會記錄輸入內容，可能帶來安全風險。
保持語氣敏感度
AI 可能無法完全理解文化細微差異或幽默。撰寫跨文化郵件或涉及敏感議題時，需特別謹慎。
- 有疑慮時，傾向使用正式且具同理心的語氣
- 考慮文化溝通差異
- 仔細審核敏感主題的語氣
與人類技能平衡
請記住，同理心與創意來自你，而非 AI。利用 AI 強化寫作，而非取代判斷。
一封精心撰寫的郵件仍需你的洞察力、情緒智慧與決策能力。AI 是放大你能力的工具，而非替代品。
結論
使用 AI 草擬專業電子郵件對忙碌的專業人士來說是個改變遊戲規則的工具。明智使用時，它能提升生產力，同時不犧牲你的真實聲音與溝通品質。
務必將 AI 協助與良好郵件禮儀結合——校對錯誤、尊重收件人時間，並保持禮貌語氣。自動化與人類洞察、同理心及創意並重。掌握這些技巧，AI 將成為你撰寫專業溝通、留下深刻印象的強大夥伴。
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