使用人工智能撰寫專業電郵的技巧
當你懂得如何善用人工智能（AI），撰寫專業電郵已不再是難題。只需幾個點擊，AI便能幫助你選擇合適詞彙、清晰組織思路，並根據收件人調整語氣。探索實用技巧，利用AI撰寫更快捷、精煉，並在每次商務對話中留下深刻印象的電郵。
在當今快速發展的數碼時代，人工智能（AI）已徹底改變我們處理辦公任務的方式——尤其是電郵撰寫。現代AI工具讓你能更快、更準確地撰寫電郵，並帶有真正專業的語氣。這份全面指南分享了使用AI撰寫專業電郵的關鍵技巧，幫助你節省時間，同時在每次商務溝通中留下深刻印象。
AI電郵撰寫的主要優勢
節省時間的效率
提升準確性
智能個人化
提升生產力
AI輔助電郵撰寫的必備技巧
明確你的目的
使用AI前，清楚界定你撰寫的原因。明確說出電郵目標——無論是跟進、索取資料、介紹還是安排會議。這確保AI建議聚焦且切合你的目標。
選擇合適工具
挑選專為商務寫作設計的AI助手。選項包括：
- Gmail的AI及Microsoft Copilot（內置平台功能）
- Flowrite及GrammarlyGo（獨立專業應用程式）
- 提供專業電郵範本及風格設定的工具
提供清晰提示
向AI提供上下文和具體資訊。包括相關細節如：
- 收件人姓名及職稱
- 日期及截止時間
- 項目信息及背景
- 過往電郵摘錄或對話歷史
仔細草擬及審核
讓AI產生初稿，但務必仔細審核。核實：
- 所有內容的事實準確性
- 重要細節（截止時間、數字、姓名）
- 語氣及措辭是否符合你的風格
- 個人化元素（致謝、致意）
編輯正式的AI用語，使之符合你的溝通風格——適當時用更親切的表達替代生硬語句。
保持真實聲音
將AI視為起點，而非替代。優先保持真誠，根據建議進行個人化調整：
「我期待與您在此項目上合作。」
「好期待一起開始這個項目！」
保持獨特風格，讓電郵更真誠，建立更強連繫。
頂尖AI電郵撰寫工具
Flowrite
| 開發者 | 最初由 Flow AI（赫爾辛基，2020）開發。2024 年被 Maestro Labs 收購並合併至 MailMaestro |
| 支援平台 |
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| 語言支援 | 透過範本及語氣選擇器支援多種語言。用戶遍及 150 多個國家 |
| 收費模式 | 採用免費增值模式，提供試用版本。付費訂閱階層解鎖完整功能及進階特性 |
什麼是 Flowrite？
Flowrite 是一款由 AI 驅動的電郵及訊息助理，能將簡短指示或重點轉化為精緻且可直接發送的電郵。專為專業人士、銷售團隊及日常用戶設計，幫助節省時間、克服寫作障礙、選擇合適語氣，並在所有電郵互動中保持專業溝通。
Flowrite 如何運作
只需提供簡短提示，例如「跟進下週會議的客戶」或「感謝面試官的電郵」，Flowrite 的 AI 即會生成完整電郵草稿。系統智能考慮上下文、語氣（正式、友善、說服力）及寫作風格，創造合適訊息。
透過與 Gmail 及 Outlook 的無縫整合，你可直接在電郵客戶端內啟動助理，並透過瀏覽器擴充功能插入生成文字。2024 年被 Maestro Labs 收購後，Flowrite 技術已演進為 MailMaestro 平台，功能擴展至基本電郵草擬之外，包含先進生產力工具。
主要功能
將重點或簡短指示轉換為完整且專業的電郵草稿，僅需數秒。
從多種寫作語氣中選擇——正式、隨意、友善、說服力強，完美配合收件人及情境。
存取涵蓋常見場景的全面電郵範本：介紹、外展、提醒及跟進。
透過瀏覽器擴充功能直接在 Gmail 和 Outlook 中運作，保持工作流程不中斷。
以多種語言草擬電郵，並適當調整語氣，滿足全球溝通需求。
貼上現有文字，讓 AI 打磨、重寫或改善草稿，提升清晰度與說服力。
建立個人化鍵盤快捷鍵，工具會隨時間學習你的寫作風格。
MailMaestro 版本新增收件箱分類、郵件串摘要及進階電郵管理功能。
下載或存取連結
如何使用 Flowrite
註冊 Flowrite 帳戶並安裝 Chrome 瀏覽器擴充功能（或相容瀏覽器插件）。
連結你的 Gmail 或 Outlook 帳戶，啟用瀏覽器內整合及無縫工作流程。
撰寫電郵時，可選擇：
- 輸入簡短提示或重點，描述你想表達的內容
- 貼上現有草稿，並選擇「打磨」或「重寫」模式進行優化
選擇所需語氣（正式、友善、簡潔、說服力強），並在回覆常見場景如跟進、介紹或會議邀請時選擇範本。
點擊生成以創建電郵草稿。仔細審閱內容，並根據需要編輯姓名、日期或附件等細節。
對草稿滿意後，複製或直接插入電郵客戶端，然後發送訊息。
設定自訂快捷鍵及範本，加速未來電郵撰寫。若使用 MailMaestro 版本，還可探索收件箱分類及郵件串摘要功能，提升生產力。
重要限制及注意事項
- AI 輸出偶爾可能忽略細微差異或誤解高度專業或特定行業術語——仍需人工監督
- 免費版本對訊息數量及功能有限制；完整功能需付費訂閱
- 模糊或泛泛的提示可能產生不夠相關或過於通用的電郵草稿
- 瀏覽器擴充功能相容性可能因電郵客戶端、瀏覽器版本或企業安全政策而異
- 部分企業環境限制瀏覽器插件安裝——安裝前請先諮詢 IT 部門
- AI 生成文字品質直接取決於輸入提示的清晰度及詳盡程度
常見問題
Flowrite 提供免費試用或有限的免費增值版本，但全面功能及更高使用限制需付費訂閱。
Flowrite 可透過瀏覽器擴充功能及網頁應用程式，無縫整合 Gmail 和 Outlook。
可以——Flowrite 支援多種語言，並能以適當語氣調整，草擬非英文電郵。
會的——Flowrite 提供用戶風格適應、自訂快捷鍵及語氣選擇，隨時間學習你的寫作模式，提供更個人化建議。
Flowrite 的電郵撰寫功能已由 Maestro Labs 合併至 MailMaestro。現有用戶應訪問官方網站，了解遷移詳情、帳戶轉移資訊及區域性品牌更新。
郵件串摘要屬於 MailMaestro 演進版 的功能，非原獨立 Flowrite 產品。要使用郵件串摘要及進階收件箱管理功能，需使用 MailMaestro 版本。
GrammarlyGo
| 開發商 | Grammarly Inc. |
| 支援平台 |
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| 語言支援 | 多種 英語方言，包括美式、英式、加拿大全球及印度英語 |
| 收費模式 | 免費方案每月提供有限次數提示。進階功能需透過 Premium 或 Business 訂閱解鎖 |
什麼是 GrammarlyGO？
GrammarlyGO 是 Grammarly 寫作助理平台的生成式 AI 擴充功能。它在 Grammarly 傳統的語法及清晰度工具基礎上，加入強大的 AI 功能，幫助您撰寫、重寫、構思及回覆電郵及其他書面內容。無論是草擬專業電郵、優化訊息，還是頭腦風暴，GrammarlyGO 都能減輕寫作負擔，同時提升溝通質素。
GrammarlyGO 如何改變您的寫作
如果您經常撰寫電郵、報告或文件，可能曾遇過寫作瓶頸、語氣不符或花太多時間調整措辭的情況。GrammarlyGO 解決這些問題，讓您輸入簡單提示，例如「禮貌回覆此電郵並詢問下一步」，即可生成符合您語氣及上下文的量身草稿。
該工具無縫整合於您現有的工作流程中——Gmail、Google Docs、Microsoft Word 或任何瀏覽器寫作空間——讓您專注寫作而無需切換應用程式。除了錯誤修正外，GrammarlyGO 還提供語氣調整、文本重寫、點子生成及智能功能，如電郵串摘要和上下文分析。這種主動式方法幫助您從一開始就打造更佳寫作，而非事後僅修正錯誤。
主要功能
從關鍵字或簡短指示開始，即時生成完整草稿。
透過簡單指令調整語氣、長度、風格或清晰度，改造現有文本。
自動偵測電郵上下文，生成相關且語氣適當的回覆。
頭腦風暴點子、建立大綱、填補內容空白及重組寫作結構。
設定偏好寫作語氣（正式、友善、直接），確保輸出與品牌一致。
跨瀏覽器、桌面及手機裝置無縫運作，不干擾您的工作流程。
結合 AI 生成與 Grammarly 核心的語法、拼寫、標點及清晰度改進。
提供建議提示及撰寫有效 AI 指令的指導，提升結果品質。
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如何使用 GrammarlyGO
註冊或登入您的 Grammarly 帳戶（免費或付費），並確認 GrammarlyGO 在您的地區及方案中可用。
根據偏好平台下載瀏覽器擴充功能（Chrome、Firefox、Edge、Safari）、桌面應用程式（Windows/macOS）或手機應用程式（iOS/Android）。
在 Grammarly 編輯器或瀏覽器寫作空間（Gmail、Google Docs）中，尋找「GrammarlyGO」或燈泡圖示以使用生成式 AI 功能。
決定是撰寫新文本、重寫現有內容、回覆電郵或構思點子。提供清晰指令提示（例如「寫一封友善的電郵詢問項目進度」）或選取文本進行重寫。
選擇所需語氣（正式、隨意、直接）、長度或風格，確保輸出符合您的溝通意圖及品牌語音。
仔細審閱生成草稿。調整姓名、日期、附件或其他細節。根據需要優化文本，然後插入或複製至您的電郵或文件中。
利用重寫或構思功能改進輸出。可提出如「令內容更吸引」或「縮短此段落」等要求以優化結果。
在 Gmail 或 Outlook 回覆電郵時，點擊回覆提示選項。讓 GrammarlyGO 分析上下文，從建議回覆中選擇，滿意後即可發送。
隨時間設定您的語音偏好，讓 Grammarly 適應您的寫作風格，提供一致且個人化的輸出。
追蹤您的提示使用量——免費帳戶有每月限制。如需更高容量，考慮升級至 Premium 或 Business。
重要限制
- 內容通用：生成內容有時較缺乏創意，無法媲美專門的內容生成工具。GrammarlyGO 擅長編輯、重寫及工作流程整合，而非完全創意寫作。
- 地區可用性：功能可能因國家或帳戶方案而異。部分功能需 Premium 或 Business 訂閱解鎖。
- 隱私考量：輸入敏感或專有資訊時請謹慎。請仔細閱讀 Grammarly 的數據使用及文件訓練政策。
- 提示質量重要：清晰具體的提示能帶來更佳結果。模糊指令可能產生不準確或不相關的內容。
- 專業寫作：對於高度技術性、法律或科學內容，除 AI 建議外仍需額外領域專業審核。
常見問題
GrammarlyGO 是 Grammarly 的生成式 AI 組件，讓您能以具上下文感知的 AI 協助來撰寫、重寫、構思及回覆寫作任務（如電郵）。它結合傳統語法修正與先進的 AI 內容生成。
是的，您可在免費 Grammarly 方案中使用部分 GrammarlyGO 功能，每月有提示次數限制。若需進階功能及更高使用量，需訂閱 Grammarly Premium 或 Business。
GrammarlyGO 支援所有主流平台：透過擴充功能的網頁瀏覽器（Chrome、Firefox、Edge、Safari）、桌面應用程式（Windows/macOS）、手機應用程式（iOS/Android），並整合 Gmail、Google Docs、Microsoft Word 等應用。
可以——其核心功能之一即為智能電郵回覆。工具會分析來信上下文，建議回覆提示，並生成完整草稿，您可編輯後直接發送。
當然可以。您可設定偏好的語音或語氣（正式、友善、直接、隨意），並要求以該風格重寫或撰寫。GrammarlyGO 會隨時間適應您的溝通偏好。
有的。請務必審核生成內容的準確性及適當性。避免過度依賴，尤其是專業領域或敏感寫作。輸入機密資訊前請檢查企業隱私政策，並閱讀 Grammarly 關於文件訓練及數據使用的服務條款。
Copy
| 開發商 | Copy.ai（美國） |
| 支援平台 |
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| 語言支援 | 全球支援超過 95 種語言 |
| 收費模式 | 免費方案（有限使用）＋付費訂閱層級，提供進階功能及更高使用量 |
什麼是 Copy.ai？
Copy.ai 是一款由 AI 驅動的寫作助理，專為快速高效生成市場推廣文案、電郵內容及外展溝通而設。利用先進語言模型，協助用戶克服寫作障礙，擴大內容創作規模，並保持訊息語氣一致。此平台對於需要大規模撰寫電郵及推廣活動的銷售、市場推廣及外展團隊尤為有用。
為何使用 Copy.ai 撰寫電郵？
在當今節奏快速的數碼環境中，撰寫有效電郵——無論是冷訪問、跟進還是內部溝通——都可能耗時。Copy.ai 簡化此流程，只需輸入簡單提示（例如：「為 SaaS 買家撰寫推廣新功能的電郵」），即可在數分鐘內生成符合目標受眾及語氣的精緻電郵草稿。
平台包含專門的市場推廣電郵範本、主題行創建及個人化外展工具。支援多語言及豐富範本庫，讓不同地區用戶加快寫作任務。雖然核心平台為網頁版，但其工作流程可無縫整合至電郵市場推廣及市場推廣（GTM）框架，提升生產力及個人化程度。
主要功能
- 市場推廣電郵生成器
- 冷訪問電郵生成器
- 主題行生成器
- 跟進電郵範本
- 電郵及電子報
- 冷訪問推廣活動
- 產品描述
- 市場推廣文案變體
- 支援超過 95 種語言
- 全球內容創作
- 本地化訊息
- 跨區域推廣活動
- 語氣控制與調整
- 品牌聲音一致性
- 風格統一
- 個人化輸出
- 多用戶席位
- 工作流程自動化
- 點數管理
- 無限字數（指定方案）
- 支援市場推廣工作流程
- 大規模外展
- 活動自動化
- 市場推廣平台相容性
取得 Copy.ai
如何使用 Copy.ai
造訪 Copy.ai 網站並註冊帳戶。可選擇免費層級開始，或選擇付費方案以獲取進階功能及更高使用限制。
登入後瀏覽範本庫。選擇符合需求的工具，如「市場推廣電郵生成器」、「冷訪問電郵生成器」或「主題行生成器」。
輸入關鍵細節，包括主題、目標受眾、期望語氣及電郵中需包含的具體要點。輸入越具體，輸出效果越佳。
讓 AI 生成一個或多個電郵草稿選項。審閱生成的草稿，選擇最符合需求的版本。
根據需要編輯名稱、細節或內容。調整語氣或風格偏好，並從生成選項中選擇理想輸出版本。
將最終內容複製到您的電郵客戶端或市場推廣平台並發送。團隊用戶可設定席位、工作流程點數，並定義品牌聲音，整合至市場推廣流程以實現大規模外展。
重要注意事項
- 根據用戶評價，非英語輸出語言品質可能有所不同
- 平台主要為網頁版，未強調原生手機電郵寫作應用
- 對於高度受規管行業，數據私隱及客製化可能需審視企業方案及條款
常見問題
是的，Copy.ai 提供有限使用的免費版本。但多數進階功能、更高使用量限制及團隊協作工具僅在付費訂閱方案中提供。
絕對可以——Copy.ai 提供專門工具，如市場推廣電郵生成器、冷訪問電郵生成器及主題行生成器，專為電郵寫作及外展活動設計。
Copy.ai 支援超過 95 種語言，適合全球團隊及跨區域多語言內容創作。
Copy.ai 尤其適合市場推廣人員、銷售團隊、外展專業人士、內容創作者及中小企業，幫助高效擴展電郵及文案工作流程。
雖然 Copy.ai 主要為網頁平台，但提供工作流程自動化、多用戶席位及團隊功能，設計用於整合至市場推廣（GTM）系統及流程。
Writesonic
| 開發者 | Writesonic（2020年由 Samanyou Garg 創立，位於美國加州舊金山） |
| 支援平台 |
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| 語言支援 | 超過25種語言，包括英語、西班牙語、法語、德語、日語等 |
| 收費模式 | 提供有限功能的免費試用；高用量及進階功能需付費訂閱方案 |
什麼是 Writesonic？
Writesonic 是一款由 AI 驅動的寫作助手，旨在簡化電郵、市場推廣文案、博客文章及其他內容格式的創作。透過先進的自然語言生成技術及全面的範本庫，幫助用戶快速且高效地產出精緻且專業的文本。
Writesonic 對於電郵撰寫及推廣活動特別有價值，能減少起草、重寫及編輯訊息所需的時間。團隊及個人可專注於策略及個人化，而非從零開始撰寫，特別適合冷郵件推廣、跟進及內部溝通。
Writesonic 如何運作
撰寫有效的電郵——無論是冷郵件、跟進訊息或內部溝通——往往耗時且具挑戰性。Writesonic 透過讓用戶輸入電郵目的、目標受眾、語氣及語言偏好等關鍵資訊，即時生成可供審閱的電郵草稿，解決此問題。
根據官方資料，Writesonic 可生成主題行、預覽文字、電郵正文、行動呼籲（CTA）及語氣與長度調整。憑藉多語言支援及豐富範本庫，該工具適用於全球市場，並有助維持品牌聲音一致性。
其瀏覽器整合功能減少平台切換，確保您能在現有工作流程中快速草擬電郵。
主要功能
創建推廣、跟進、促銷及內部電郵草稿，包含符合需求的主題行及正文內容。
以超過25種語言生成電郵文案，服務國際受眾，擴展全球影響力。
從不同電郵類型、語氣及用途的範本中選擇，並根據具體需求自訂。
使用瀏覽器擴充功能或透過整合（如 Zapier）連接應用程式，簡化電郵工作流程，提高生產力。
選擇或定義您的寫作聲音與語氣（正式、親切、說服力強），確保生成電郵完美符合品牌形象。
下載或存取連結
如何使用 Writesonic
造訪 Writesonic 網站，註冊免費帳戶，或根據使用需求及團隊規模選擇付費方案。
登入後台，從豐富的範本庫中選擇「電郵生成器」或相關電郵範本。
輸入關鍵資訊：目的（如產品公告、跟進）、目標受眾、語氣偏好、語言及需包含的具體要點。
點擊「生成」以產生草稿。Writesonic 將提供多個主題行、正文及 CTA 選項供您挑選。
審閱生成的草稿，編輯名稱，自訂細節（日期、附件、參考資料），並根據情境調整語氣。
選擇最佳草稿，複製至您的電郵客戶端（Gmail、Outlook 等），或透過整合工具匯出以進行自動化工作流程。
為重複使用，儲存您偏好的範本設定、語氣風格及語言，以便未來更快生成電郵。
若使用付費方案，監控點數或字數限制，並整合瀏覽器擴充功能或自動化工具，應對大量或頻繁的電郵任務。
重要限制
- 需人工審核：生成內容雖高效，但通常仍需人工審核及編輯，以確保準確性、語氣細膩度及特定情境適用性。
- 語言品質差異：雖支援超過25種語言，但品質及文化細節可能因語言而異。非英語內容可能需額外調整。
- 平台可用性：平台主要為網頁版並支援瀏覽器擴充功能。針對完整功能，專用原生手機應用較少（視地區而定）。
- 專業內容需求：對於高度規管行業或極度專業的電郵內容（法律、醫療、科學），可能需額外領域專家審核。
常見問題
可以 — Writesonic 提供電郵生成器工具，可創建主題行、預覽文字、正文內容及 CTA，提供完整電郵草稿供自訂。
有 — 提供有限功能的免費試用或免費版本，但完整功能及高用量需付費訂閱方案。
Writesonic 支援超過25種語言，包括英語、西班牙語、法語、德語、日語等，適合全球內容創作及國際推廣活動。
可以 — Writesonic 提供瀏覽器擴充功能及整合（如 Zapier），協助簡化電郵客戶端、內容創作及發佈平台間的工作流程。
兩者皆適用 — 個人自由工作者可使用入門方案，團隊或代理機構則可利用高階方案、團隊席位、工作流程自動化及協作功能。
維持專業標準
清晰的主旨欄
主旨欄要具體且相關。簡潔的主旨讓收件人知道預期內容，避免電郵被忽略。
- 好例子： 「項目更新：4月15日會議」
- 差例子： 「更新」
禮貌且專業的語氣
始終保持正式和禮貌。AI工具有幫助，但你應核實語氣是否合適。
- 避免在工作電郵中使用俚語、表情符號或笑話
- 使用積極且尊重的語言
- 選擇合適的稱呼（如「尊敬的Smith博士」或「團隊您好」）
簡潔結構
保持電郵重點突出且易於瀏覽。人們常常快速瀏覽，清晰和簡潔至關重要。
- 將正文分成短段落或項目符號
- 先說明目的，再提供詳情
- 突出關鍵資訊，方便快速瀏覽
仔細校對
即使有AI語法檢查，也要手動校對。錯誤會損害信譽。
- 檢查拼寫錯誤及不自然的措辭
- 核實標點符號和拼寫
- 審核主旨欄準確性
常見陷阱與重要考量
避免過度自動化
不要完全依賴AI。過度使用AI會令電郵聽起來機械或缺乏人情味。
核實AI生成內容
AI可能出錯或「幻覺」事實。切勿盲目相信AI草稿。
- 務必核實日期、數字及具體說法
- 與可靠來源交叉核對事實資訊
- 確認姓名、職稱及公司資料
私隱及安全考量
謹慎輸入資料至AI工具。有些服務會記錄輸入內容，存在安全風險。
保持語氣敏感度
AI可能無法完全理解文化細微差異或幽默。撰寫跨文化電郵或涉及敏感話題時，需格外謹慎。
- 有疑慮時，傾向正式和富同理心的語氣
- 考慮文化溝通差異
- 仔細審核敏感話題的語氣
與人類技能平衡
記住同理心和創意來自你，而非AI。利用AI提升寫作，而非取代判斷。
一封精心撰寫的電郵仍需你的洞察力、情商和決策能力。AI是放大你能力的工具，而非替代品。
結論
利用AI草擬專業電郵對忙碌的專業人士來說可謂改變遊戲規則。明智使用時，它能提升生產力，同時不犧牲你的真實聲音或溝通質素。
始終配合良好電郵禮儀——校對錯誤、尊重收件人時間及保持禮貌語氣。平衡自動化與人類洞察力、同理心和創意。憑藉這些技巧，AI成為撰寫專業溝通、留下深刻印象的強大助手。
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