Inteligența artificială a devenit rapid integrată în software-ul de birou cotidian, ajutând la automatizarea sarcinilor de rutină și sporind productivitatea. De exemplu, un raport din industrie a constatat că angajații care folosesc instrumente bazate pe AI au o probabilitate cu 90% mai mare să se simtă productivi, economisind în medie 3,6 ore pe săptămână.
Suiturile de birou și aplicațiile de colaborare de astăzi oferă asistenți AI pentru redactarea textelor, analiza datelor, programare, transcrierea întâlnirilor și multe altele.
Lista următoare evidențiază zece instrumente de top bazate pe AI care pot ajuta angajații de birou să lucreze mai inteligent, nu mai greu.
Microsoft 365 Copilot
Microsoft Copilot aduce AI generativ direct în aplicațiile Office precum Word, Excel, Outlook și Teams. Alimentat de modele lingvistice mari (GPT-4/5), Copilot poate redacta documente în Word, sugera formule complexe în Excel, compune sau rezuma emailuri în Outlook și chiar recapitula automat întâlnirile din Teams.
Aceste funcții AI folosesc datele organizației dvs. (prin Microsoft Graph) pentru a personaliza rezultatele, făcând din Copilot un asistent versatil pentru redactare, analiză și comunicare în cadrul interfețelor Office familiare.
Google Workspace AI (Gemini)
Google a integrat AI (modelul său Gemini) în toate instrumentele Workspace. În Gmail și Google Docs, funcții precum „Ajută-mă să scriu” pot compune sau rafina texte, iar „Ajută-mă să creez” poate genera imagini sau grafice bazate pe date în Slides și Sheets.
Google Meet poate chiar să captureze automat notițele întâlnirilor, iar noul instrument „Workspace Flows” permite utilizatorilor să creeze automatizări AI pentru sarcini repetitive.
Pe scurt, AI-ul Gemini se află în bara laterală a Gmail, Docs, Sheets, Slides și Drive, oferind asistență contextuală la scriere și analiză de date în aplicațiile pe care deja le folosiți.
Slack GPT (AI în Slack)
Funcțiile AI ale Slack (adesea numite Slack GPT) folosesc modele generative pentru a eficientiza comunicarea în echipă. Integrat în interfața Slack, AI poate rezuma canalele și discuțiile rapide, astfel încât să puteți recupera informațiile cu un singur clic.
De exemplu, puteți cere AI-ului să participe la un apel vocal și să genereze instantaneu notițe sau puncte de acțiune după aceea.
AI-ul Slack poate ajusta tonul mesajelor sau traduce conversațiile la cerere și chiar poate genera răspunsuri automate. În esență, AI-ul Slack acționează ca un coleg digital – economisind timp prin condensarea discuțiilor lungi în rezumate concise și gestionând sarcinile de redactare de rutină.
Notion AI
Notion AI este integrat în spațiul de lucru Notion (documente, wiki-uri, panouri de proiect etc.) și oferă un asistent AI complet. Poate automatiza notițele întâlnirilor, genera și edita documente, traduce conținut și popula baze de date cu intrări relevante.
De exemplu, Notion AI poate face „cercetare aprofundată” pe diverse subiecte pentru a redacta rapoarte detaliate, sugera îmbunătățiri pentru scrierea dvs. sau completa automat sute de rânduri într-un tabel pe baza comenzilor.
Fiind parte din spațiul de lucru Notion, echipa dvs. poate folosi aceste instrumente AI în timp ce gestionează proiecte, ia notițe și împărtășește cunoștințe într-un singur loc.
OpenAI ChatGPT (GPT-4o)
OpenAI ChatGPT a evoluat într-un asistent complet. Ultima versiune ChatGPT (GPT-4o) acceptă inputuri text, imagini, audio și video. Poate redacta sau genera idei pentru conținut, depana cod, analiza documente (PDF-uri sau foi de calcul) și chiar genera designuri la cerere.
În practică, mulți angajați de birou folosesc ChatGPT pentru a redacta emailuri și rapoarte, a rezuma documente lungi sau a primi ajutor cu analiza datelor și calculele.
Interfața sa intuitivă de chat facilitează adresarea de întrebări complexe și contextuale. (Sfat: puteți integra ChatGPT și cu instrumente precum Zapier pentru a automatiza sarcini între aplicații.)
Otter.ai
Otter.ai este un asistent AI pentru întâlniri care generează transcrieri live, rezumate și puncte de acțiune pentru conversațiile dvs. Când invitați Otter la un apel (Zoom, Teams etc.), acesta oferă o transcriere text live cu o acuratețe ridicată și poate produce un rezumat concis al întâlnirii ulterior.
Agentul AI „de întâlnire” al Otter evidențiază chiar punctele cheie și atribuie sarcini automat.
Echipele care folosesc Otter raportează economisirea a aproximativ o treime din timp, deoarece Otter transformă fiecare conversație vocală în notițe căutabile și puncte de urmărire. Este ca și cum ați avea un asistent executiv care nu scapă niciun detaliu.
Fireflies.ai
Fireflies.ai este un alt co-pilot AI pentru întâlniri. Se alătură apelurilor audio și video pentru a le înregistra, transcrie și rezuma în timp real. După fiecare întâlnire, Fireflies produce un set detaliat de notițe punctate, extrage automat punctele de acțiune și vă permite să căutați conversațiile anterioare după cuvinte-cheie.
Suportă peste 100 de limbi și identifică chiar vorbitorii.
Multe companii folosesc Fireflies pentru a alimenta datele întâlnirilor în CRM sau instrumente de proiect: de exemplu, după încheierea unui apel de vânzări, Fireflies poate actualiza automat Salesforce cu informații cheie și pașii următori. Pe scurt, Fireflies oferă echipei dvs. o „memorie perfectă” a fiecărei discuții.
Canva Magic Studio
Canva Magic Studio este o platformă de design alimentată de AI pentru crearea de prezentări, grafică pentru social media și documente. Oferă Magic Write (un generator AI de text) și Magic Design (transformă ideile în machete personalizate în câteva secunde), plus instrumente AI pentru generarea de imagini și videoclipuri.
De exemplu, puteți introduce un prompt text și primi instantaneu o ilustrație sau o imagine de fundal, sau introduce un paragraf și Magic Write vă poate sugera puncte cheie și titluri.
Toate acestea sunt integrate în editorul familiar Canva, astfel încât echipele pot prototipa rapid slide-uri sau grafică cu asistență AI. În esență, Canva Magic Studio aduce AI creativ direct în fluxul dvs. de lucru de design.
DeepL Translator & Write
DeepL oferă instrumente lingvistice bazate pe AI pentru echipe globale. Produsul său principal este un traducător extrem de precis care poate converti documente (Word, PPT, Excel etc.) între peste 30 de limbi.
DeepL oferă și „DeepL Write,” un asistent care sugerează formulări mai bune, gramatică și stil.
De exemplu, add-in-ul DeepL pentru Word vă permite să traduceți un raport cu un singur clic și apoi să rafinați formularea folosind sugestii inteligente AI. Deoarece AI-ul DeepL este calibrat pentru nuanțe, traducerile tind să sune mai natural decât cele ale instrumentelor generice.
În practică, companiile folosesc DeepL pentru a se asigura că echipele transfrontaliere înțeleg rapoartele și emailurile exact așa cum au fost intenționate, îmbunătățind comunicarea și productivitatea.
Reclaim.ai (Programator AI)
Reclaim.ai este o aplicație de calendar bazată pe AI care programează automat sarcini, obiceiuri, întâlniri și pauze pentru a vă optimiza timpul. Stabiliți obiective (de exemplu, „2 ore de concentrare zilnică”), iar Reclaim rearanjează evenimentele din calendarele Google sau Outlook pentru a atinge aceste obiective.
Compania îl promovează ca fiind „instrumentul #1 de programare AI” pentru echipe.
În esență, Reclaim acționează ca un asistent AI care găsește intervalele optime: va programa automat sarcinile în spațiile libere, va sugera cele mai bune ore pentru întâlniri în funcție de fusurile orare și chiar va bloca pauze tampon.
Aliniind calendarul cu prioritățile dvs., Reclaim ajută angajații de birou să recupereze ore în fiecare săptămână și să rămână concentrați pe sarcinile importante.
>>> Ați putea avea nevoie de:
Instrumente de generare a conținutului AI
Instrument de procesare a imaginilor cu inteligență artificială
În concluzie, o nouă generație de instrumente AI pentru birou face munca zilnică mai rapidă și mai inteligentă. De la asistenți integrați în suiturile Office (Microsoft Copilot, Google Gemini) până la aplicații specializate (Otter.ai pentru întâlniri, Canva pentru design), aceste instrumente automatizează sarcinile repetitive pentru ca dvs. să vă puteți concentra pe cele importante.
Fiecare instrument prezentat aduce AI într-un flux de lucru familiar – fie că redactați un email, programați o întâlnire, analizați date sau creați un slide – ajutând echipele de birou să realizeze mai mult în mai puțin timp.
