Sztuczna inteligencja szybko stała się integralną częścią codziennego oprogramowania biurowego, pomagając automatyzować rutynowe zadania i zwiększać wydajność. Na przykład jeden z raportów branżowych wykazał, że pracownicy korzystający z narzędzi opartych na AI byli o 90% bardziej skłonni czuć się produktywni, oszczędzając średnio 3,6 godziny tygodniowo.

Dzisiejsze pakiety biurowe i aplikacje do współpracy oferują asystentów AI do tworzenia tekstów, analizy danych, planowania, transkrypcji spotkań i wielu innych funkcji.

Poniższa lista przedstawia dziesięć wiodących narzędzi opartych na AI, które pomagają pracownikom biurowym pracować mądrzej, a nie ciężej.

Microsoft 365 Copilot

Microsoft Copilot integruje generatywną sztuczną inteligencję bezpośrednio w aplikacjach Office, takich jak Word, Excel, Outlook i Teams. Wykorzystując duże modele językowe (GPT-4/5), Copilot potrafi tworzyć dokumenty w Wordzie, sugerować złożone formuły w Excelu, komponować lub podsumowywać e-maile w Outlooku, a nawet automatycznie streszczać spotkania w Teams.

Funkcje AI korzystają z danych Twojej organizacji (poprzez Microsoft Graph), aby dostosować wyniki, czyniąc Copilota wszechstronnym asystentem do pisania, analizy i komunikacji w znanym środowisku Office.

Google Workspace AI (Gemini)

Google zintegrował AI (model Gemini) w narzędziach Workspace. W Gmailu i Dokumentach Google funkcje takie jak „Pomóż mi napisać” potrafią tworzyć lub poprawiać tekst, a „Pomóż mi stworzyć” generuje obrazy lub wykresy oparte na danych w Slides i Sheets.

Google Meet może nawet automatycznie rejestrować notatki ze spotkań, a nowe narzędzie „Workspace Flows” pozwala użytkownikom tworzyć automatyzacje oparte na AI dla powtarzalnych zadań.

Krótko mówiąc, AI Gemini znajduje się w pasku bocznym Gmaila, Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji i Dysku, oferując kontekstową pomoc w pisaniu i analizie danych w aplikacjach, których już używasz.

Slack GPT (AI w Slack)

Funkcje AI Slacka (często nazywane Slack GPT) wykorzystują modele generatywne do usprawnienia komunikacji zespołowej. Wbudowane w interfejs Slacka AI potrafi podsumowywać kanały i spotkania, dzięki czemu można szybko nadrobić dyskusje jednym kliknięciem.

Na przykład można poprosić AI o dołączenie do rozmowy głosowej i wygenerowanie natychmiastowych notatek lub listy zadań po jej zakończeniu.

AI Slacka potrafi także dostosować ton wiadomości, tłumaczyć rozmowy na żądanie, a nawet automatycznie generować odpowiedzi. W istocie AI Slacka działa jak cyfrowy współpracownik – oszczędzając czas przez streszczanie długich wątków i obsługę rutynowych zadań pisemnych.

Notion AI

Notion AI jest zintegrowany z przestrzenią roboczą Notion (dokumenty, wiki, tablice projektowe itp.) i oferuje kompleksowego asystenta AI. Potrafi automatyzować notatki ze spotkań, generować i edytować dokumenty, tłumaczyć treści oraz wypełniać bazy danych odpowiednimi wpisami.

Na przykład Notion AI może „głębokie badania” tematów, aby przygotować szczegółowe raporty, sugerować ulepszenia tekstu lub automatycznie wypełniać setki wierszy w tabeli na podstawie poleceń.

Ponieważ jest częścią środowiska Notion, Twój zespół może korzystać z tych narzędzi AI podczas zarządzania projektami, sporządzania notatek i dzielenia się wiedzą w jednym miejscu.

OpenAI ChatGPT (GPT-4o)

OpenAI ChatGPT rozwinął się w pełnoprawnego asystenta. Najnowsza wersja ChatGPT (GPT-4o) obsługuje tekst, obrazy, dźwięk i wideo. Potrafi pisać lub generować pomysły, debugować kod, analizować dokumenty (np. PDF czy arkusze kalkulacyjne), a nawet tworzyć projekty na żądanie.

W praktyce wielu pracowników biurowych korzysta z ChatGPT do tworzenia e-maili i raportów, streszczania długich dokumentów czy pomocy w analizie danych i obliczeniach.

Intuicyjny interfejs czatu ułatwia zadawanie złożonych, kontekstowych pytań. (Wskazówka: ChatGPT można też integrować z narzędziami takimi jak Zapier, aby automatyzować zadania między aplikacjami.)

Otter.ai

Otter.ai to asystent AI do spotkań, który generuje na żywo transkrypcje, podsumowania i listy zadań z rozmów. Gdy zaprosisz Otter na rozmowę (Zoom, Teams itp.), zapewnia on dokładną transkrypcję tekstową na żywo i może po spotkaniu wygenerować zwięzłe podsumowanie.

AI Otter działa jak „agent spotkań”, który podkreśla kluczowe punkty i automatycznie przypisuje zadania.

Zespoły korzystające z Otter oszczędzają około jednej trzeciej czasu, ponieważ Otter zamienia każdą rozmowę głosową w przeszukiwalne notatki i zadania do wykonania. To jak posiadanie asystenta wykonawczego, który nigdy nie przeoczy szczegółów.

Fireflies.ai

Fireflies.ai to kolejny asystent AI do spotkań. Dołącza do rozmów audio i wideo, aby je nagrywać, transkrybować i podsumowywać w czasie rzeczywistym. Po każdym spotkaniu Fireflies generuje szczegółowe notatki punktowane, automatycznie wyodrębnia zadania i pozwala wyszukiwać wcześniejsze rozmowy według słów kluczowych.

Obsługuje ponad 100 języków i potrafi rozpoznawać mówców.

Wiele firm wykorzystuje Fireflies do przesyłania danych ze spotkań do CRM lub narzędzi projektowych: na przykład po zakończeniu rozmowy sprzedażowej Fireflies może automatycznie zaktualizować Salesforce o kluczowe wnioski i kolejne kroki. W skrócie, Fireflies daje zespołowi „doskonałą pamięć” każdej dyskusji.

Canva Magic Studio

Canva Magic Studio to platforma projektowa oparta na AI do tworzenia prezentacji, grafik na media społecznościowe i dokumentów. Oferuje Magic Write (generator tekstu AI) oraz Magic Design (zamienia pomysły w niestandardowe układy w kilka sekund), a także narzędzia do generowania obrazów i wideo za pomocą AI.

Na przykład można wpisać tekstowy prompt i natychmiast otrzymać ilustrację lub tło, albo wprowadzić akapit, a Magic Write zasugeruje punkty i nagłówki.

Wszystko to działa w znanym edytorze Canvy, dzięki czemu zespoły mogą szybko prototypować slajdy lub grafiki z pomocą AI. W istocie Canva Magic Studio wprowadza kreatywną sztuczną inteligencję bezpośrednio do Twojego procesu projektowego.

DeepL Translator & Write

DeepL oferuje narzędzia językowe oparte na AI dla zespołów międzynarodowych. Jego podstawowym produktem jest bardzo precyzyjny tłumacz, który potrafi konwertować dokumenty (Word, PPT, Excel itp.) między ponad 30 językami.

DeepL oferuje także „DeepL Write” – asystenta, który sugeruje lepsze sformułowania, poprawki gramatyczne i stylistyczne.

Na przykład dodatek DeepL do Worda pozwala przetłumaczyć raport jednym kliknięciem, a następnie dopracować sformułowania dzięki inteligentnym sugestiom AI. Ponieważ AI DeepL jest dostrojone do niuansów językowych, tłumaczenia brzmią bardziej naturalnie niż w przypadku standardowych narzędzi.

W praktyce firmy korzystają z DeepL, aby zapewnić, że zespoły międzynarodowe rozumieją raporty i e-maile dokładnie tak, jak zamierzono, poprawiając komunikację i efektywność.

Reclaim.ai (AI Scheduler)

Reclaim.ai to aplikacja kalendarzowa oparta na AI, która automatycznie planuje zadania, nawyki, spotkania i przerwy, aby optymalnie wykorzystać Twój czas. Ustawiasz cele (np. „2 godziny codziennej koncentracji”), a Reclaim reorganizuje wydarzenia w Twoich kalendarzach Google lub Outlook, aby je zrealizować.

Firma określa ją jako „#1 narzędzie do planowania oparte na AI” dla zespołów.

W praktyce Reclaim działa jak asystent AI, który znajduje najlepsze dostępne terminy: automatycznie planuje zadania w wolnych lukach, sugeruje optymalne godziny spotkań w różnych strefach czasowych, a nawet blokuje przerwy na regenerację.

Dopasowując kalendarz do priorytetów, Reclaim pomaga pracownikom biurowym odzyskać godziny tygodniowo i skupić się na najważniejszych zadaniach.

>>>  Może Ci się przydać:

Narzędzia do generowania treści AI

Narzędzie do przetwarzania obrazów AI

Podsumowując, nowa generacja narzędzi AI do pracy biurowej sprawia, że codzienne zadania są szybsze i bardziej inteligentne. Od zintegrowanych asystentów w pakietach Office (Microsoft Copilot, Google Gemini) po specjalistyczne aplikacje (Otter.ai do spotkań, Canva do projektowania) – te narzędzia automatyzują rutynę, pozwalając skupić się na najważniejszych zadaniach.

Każde z powyższych narzędzi wprowadza AI do znanego środowiska pracy – czy to pisanie e-maila, planowanie spotkania, analiza danych czy tworzenie prezentacji – pomagając zespołom biurowym osiągać więcej w krótszym czasie.