Akili bandia imejikita kwa kasi katika programu za kila siku za ofisi, ikisaidia kuendesha kazi za kawaida na kuongeza ufanisi. Kwa mfano, ripoti moja ya sekta iligundua kuwa wafanyakazi wanaotumia zana za AI walikuwa na uwezekano wa 90% zaidi kuhisi kuwa wanazalisha kazi, wakihifadhi wastani wa saa 3.6 kwa wiki.
Suite za ofisi za leo na programu za ushirikiano zinatoa wasaidizi wa AI kwa ajili ya kuandika maandishi, kuchambua data, kupanga ratiba, kurekodi mikutano na zaidi.
Orodha ifuatayo inaonyesha zana kumi bora zinazotumia AI ambazo zinaweza kusaidia wafanyakazi wa ofisi kufanya kazi kwa akili zaidi, si kwa juhudi zaidi.
Microsoft 365 Copilot
Microsoft Copilot huleta AI ya kizazi moja kwa moja katika programu za Office kama Word, Excel, Outlook na Teams. Imewezeshwa na mifano mikubwa ya lugha (GPT-4/5), Copilot inaweza kuandika hati katika Word, kupendekeza fomula ngumu katika Excel, kuandika au kufupisha barua pepe katika Outlook, na hata kutoa muhtasari wa mikutano ya Teams moja kwa moja.
Vipengele hivi vya AI vinatumia data ya shirika lako (kupitia Microsoft Graph) kubinafsisha matokeo, na kufanya Copilot kuwa msaidizi wa aina nyingi kwa ajili ya uandishi, uchambuzi na mawasiliano ndani ya mazingira ya kawaida ya Office.
Google Workspace AI (Gemini)
Google imejumuisha AI (mfano wake wa Gemini) katika zana za Workspace. Katika Gmail na Google Docs, vipengele kama "Nisaidie kuandika" vinaweza kuandika au kuboresha maandishi, na "Nisaidie kuunda" vinaweza kuzalisha picha au chati zinazotokana na data katika Slides na Sheets.
Google Meet inaweza hata kurekodi moja kwa moja maelezo ya mkutano, wakati zana mpya ya "Workspace Flows" inaruhusu watumiaji kujenga otomatiki zinazotumia AI kwa kazi zinazojirudia.
Kwa kifupi, AI ya Gemini iko kwenye pembeni ya Gmail, Docs, Sheets, Slides na Drive, ikitoa msaada wa kuandika unaoelewa muktadha na uchambuzi wa data ndani ya programu unazotumia tayari.
Slack GPT (AI katika Slack)
Vipengele vya AI vya Slack (vinavyojulikana kama Slack GPT) vinatumia mifano ya kizazi kuimarisha mawasiliano ya timu. Vimejengwa ndani ya kiolesura cha Slack, AI inaweza kufupisha mazungumzo ya chaneli na mikutano midogo ili uweze kufuatilia majadiliano kwa bonyeza moja.
Kwa mfano, unaweza kumuomba AI kujiunga na simu ya sauti na kutoa maelezo au hatua za utekelezaji mara moja baada ya hapo.
AI ya Slack pia inaweza kubadilisha mtindo wa ujumbe au kutafsiri mazungumzo kwa mahitaji, na hata kuzalisha majibu moja kwa moja. Kwa msingi huo, AI ya Slack hufanya kazi kama mwenzako wa kidijitali – ikihifadhi muda kwa kufupisha mfululizo mrefu wa mazungumzo na kushughulikia kazi za kawaida za uandishi.
Notion AI
Notion AI imejengwa ndani ya mazingira ya Notion (nyaraka, wikis, bodi za miradi, n.k.) na hutoa msaidizi wa AI wa kila kitu. Inaweza kuendesha otomatiki maelezo ya mikutano, kuzalisha na kuhariri nyaraka, kutafsiri maudhui, na kujaza hifadhidata kwa maingizo yanayofaa.
Kwa mfano, Notion AI inaweza kufanya "tafiti ya kina" juu ya mada kuandaa ripoti za kina, kupendekeza maboresho ya uandishi wako, au kujaza maelfu ya mistari katika jedwali kulingana na maagizo.
Kwa kuwa ni sehemu ya mazingira ya Notion, timu yako inaweza kutumia zana hizi za AI wakati wa kusimamia miradi, kuchukua maelezo na kushirikiana maarifa mahali pamoja.
OpenAI ChatGPT (GPT-4o)
OpenAI ChatGPT imeendelea kuwa msaidizi kamili. ChatGPT ya hivi karibuni (GPT-4o) inaunga mkono maandishi, picha, sauti na video. Inaweza kuandika au kufikiria maudhui, kutatua makosa ya programu, kuchambua nyaraka (kama PDF au lahajedwali), na hata kuzalisha michoro kwa mahitaji.
Kwa vitendo, wafanyakazi wengi wa ofisi hutumia ChatGPT kuandika barua pepe na ripoti, kufupisha nyaraka ndefu, au kupata msaada wa uchambuzi wa data na mahesabu.
Kiolesura chake cha mazungumzo ni rahisi kutumia kuuliza maswali magumu yenye muktadha. (Ushauri: Pia unaweza kuunganisha ChatGPT na zana kama Zapier kuendesha kazi otomatiki kati ya programu.)
Otter.ai
Otter.ai ni msaidizi wa mikutano wa AI anayetoa maandishi ya moja kwa moja, muhtasari na orodha za hatua za utekelezaji kwa mazungumzo yako. Unapomkaribisha Otter kwenye simu (Zoom, Teams, n.k.), hutoa maandishi ya moja kwa moja yenye usahihi mkubwa na inaweza kutoa muhtasari mfupi wa mkutano baada ya hapo.
"Mwakilishi wa mkutano" wa AI wa Otter hata huangazia mambo muhimu na kugawa kazi moja kwa moja.
Timu zinazotumia Otter huripoti kuhifadhi takriban theluthi moja ya muda wao, kwani Otter hubadilisha kila mazungumzo ya sauti kuwa maelezo yanayoweza kutafutwa na vitu vya kufuatilia. Ni kama kuwa na msaidizi wa kiutendaji ambaye hakosi maelezo yoyote.
Fireflies.ai
Fireflies.ai ni msaidizi mwingine wa AI kwa mikutano. Hujiunga na simu za sauti na video kurekodi, kutafsiri na kufupisha mazungumzo kwa wakati halisi. Baada ya kila mkutano, Fireflies hutengeneza seti ya maelezo ya nukta, hutambua hatua za utekelezaji moja kwa moja, na hukuruhusu kutafuta mazungumzo ya zamani kwa kutumia maneno muhimu.
Inasaidia zaidi ya lugha 100 na hata hutambua wazungumzaji.
Kampuni nyingi hutumia Fireflies kuingiza data za mikutano katika CRM au zana za miradi: kwa mfano, baada ya simu ya mauzo kumalizika, Fireflies inaweza kusasisha Salesforce moja kwa moja kwa maarifa muhimu na hatua zinazofuata. Kwa kifupi, Fireflies huwapa timu yako "kumbukumbu kamili" ya kila mjadala.
Canva Magic Studio
Canva Magic Studio ni jukwaa la kubuni linalotumia AI kwa ajili ya kuunda mawasilisho, michoro ya mitandao ya kijamii na nyaraka. Linatoa Magic Write (kizalishaji cha maandishi cha AI) na Magic Design (kubadilisha mawazo kuwa muundo maalum kwa sekunde), pamoja na zana za kuzalisha picha na video kwa AI.
Kwa mfano, unaweza kuandika maelezo ya maandishi na mara moja kupata mchoro au picha ya nyuma, au kuingiza aya na Magic Write kupendekeza pointi za mkato na vichwa.
Haya yote yamo ndani ya mhariri wa Canva unaojulikana, hivyo timu zinaweza kuunda haraka slaidi au michoro kwa msaada wa AI. Kwa msingi huo, Canva Magic Studio huleta AI ya ubunifu moja kwa moja katika mtiririko wako wa kazi wa kubuni.
DeepL Translator & Write
DeepL hutoa zana za lugha zinazotumia AI kwa timu za kimataifa. Bidhaa yake kuu ni mtafsiri sahihi sana anayezunguka nyaraka (Word, PPT, Excel, n.k.) kati ya lugha zaidi ya 30.
DeepL pia hutoa "DeepL Write," msaidizi anayependekeza maneno bora, sarufi na mtindo.
Kwa mfano, kiambatisho cha DeepL cha Word hukuwezesha kutafsiri ripoti kwa bonyeza moja na kisha kuboresha maneno kwa mapendekezo smart ya AI. Kwa kuwa AI ya DeepL imebinafsishwa kwa undani, tafsiri zake huwa za asili zaidi kuliko zana za kawaida.
Kwa vitendo, kampuni hutumia DeepL kuhakikisha timu za mipaka ya nchi zinaelewa ripoti na barua pepe kama ilivyokusudiwa, kuboresha mawasiliano na ufanisi.
Reclaim.ai (Mpangaji wa AI)
Reclaim.ai ni programu ya kalenda inayotumia AI kupanga kazi, tabia, mikutano na mapumziko moja kwa moja ili kuboresha matumizi ya muda wako. Unaweka malengo (kama "saa 2 za umakini kila siku"), na Reclaim huandaa upya matukio katika kalenda zako za Google au Outlook kufikia malengo hayo.
Kampuni inadai kuwa ni "zana nambari 1 ya kupanga AI" kwa timu.
Kwa vitendo, Reclaim hufanya kazi kama msaidizi wa AI anayepata nyakati bora: itapanga kazi moja kwa moja katika mapengo ya bure, kupendekeza nyakati bora za mikutano kati ya maeneo ya saa, na hata kuzuia mapumziko ya ziada.
Kwa kuoanisha kalenda yako na vipaumbele vyako, Reclaim husaidia wafanyakazi wa ofisi kupata muda zaidi kila wiki na kuendelea kuzingatia kazi muhimu.
>>> Unaweza kuhitaji:
Zana za uzalishaji wa maudhui kwa AI
Chombo cha usindikaji picha kwa AI
Kwa muhtasari, kizazi kipya cha zana za AI za ofisi kinafanya kazi za kila siku kuwa haraka na kwa akili zaidi. Kuanzia wasaidizi waliounganishwa katika suite za Office (Microsoft Copilot, Google Gemini) hadi programu maalum (Otter.ai kwa mikutano, Canva kwa ubunifu), zana hizi zinaendesha kazi za kawaida ili uweze kuzingatia kazi muhimu.
Kila zana iliyo hapo juu huleta AI katika mtiririko wa kazi unaojulikana – iwe ni kuandika barua pepe, kupanga mkutano, kuchambua data au kuunda slaidi – kusaidia timu za ofisi kufanikisha zaidi kwa muda mfupi.
