Trí tuệ nhân tạo đã nhanh chóng được tích hợp vào phần mềm văn phòng hàng ngày, giúp tự động hóa các công việc thường nhật và tăng năng suất làm việc. Ví dụ, một báo cáo ngành đã chỉ ra rằng nhân viên sử dụng các công cụ AI có khả năng cảm thấy hiệu quả hơn tới 90%, tiết kiệm trung bình 3,6 giờ mỗi tuần.
Bộ công cụ văn phòng và ứng dụng cộng tác hiện nay cung cấp các trợ lý AI hỗ trợ soạn thảo văn bản, phân tích dữ liệu, lên lịch, ghi chép cuộc họp và nhiều hơn thế nữa.
Danh sách dưới đây điểm qua mười công cụ AI hàng đầu giúp nhân viên văn phòng làm việc thông minh hơn, không phải vất vả hơn.
Microsoft 365 Copilot
Microsoft Copilot đưa AI tạo sinh trực tiếp vào các ứng dụng Office như Word, Excel, Outlook và Teams. Được hỗ trợ bởi các mô hình ngôn ngữ lớn (GPT-4/5), Copilot có thể soạn thảo tài liệu trong Word, gợi ý công thức phức tạp trong Excel, soạn hoặc tóm tắt email trong Outlook, thậm chí tự động tổng kết các cuộc họp Teams.
Các tính năng AI này sử dụng dữ liệu của tổ chức bạn (qua Microsoft Graph) để cá nhân hóa kết quả, biến Copilot thành trợ lý đa năng cho việc viết, phân tích và giao tiếp trong giao diện Office quen thuộc.
Google Workspace AI (Gemini)
Google đã tích hợp AI (mô hình Gemini) vào các công cụ Workspace. Trong Gmail và Google Docs, các tính năng như “Giúp tôi viết” có thể soạn hoặc chỉnh sửa văn bản, còn “Giúp tôi tạo” có thể tạo hình ảnh hoặc biểu đồ dựa trên dữ liệu trong Slides và Sheets.
Google Meet còn có thể tự động ghi chú cuộc họp, trong khi công cụ mới “Workspace Flows” cho phép người dùng xây dựng các tự động hóa AI cho các tác vụ lặp đi lặp lại.
Tóm lại, AI Gemini xuất hiện ở thanh bên của Gmail, Docs, Sheets, Slides và Drive, cung cấp trợ giúp viết lách theo ngữ cảnh và phân tích dữ liệu ngay trong các ứng dụng bạn đang sử dụng.
Slack GPT (AI trong Slack)
Các tính năng AI của Slack (thường gọi là Slack GPT) sử dụng mô hình tạo sinh để tối ưu hóa giao tiếp nhóm. Tích hợp ngay trong giao diện Slack, AI có thể tóm tắt các kênh và cuộc họp nhanh để bạn dễ dàng nắm bắt nội dung chỉ với một cú nhấp chuột.
Ví dụ, bạn có thể yêu cầu AI tham gia cuộc gọi thoại và tạo ghi chú hoặc danh sách công việc ngay sau đó.
AI của Slack cũng có thể điều chỉnh giọng điệu tin nhắn hoặc dịch hội thoại theo yêu cầu, thậm chí tự động tạo phản hồi. Về cơ bản, AI của Slack hoạt động như một đồng nghiệp kỹ thuật số – giúp tiết kiệm thời gian bằng cách tóm tắt các chuỗi tin nhắn dài thành các bản tóm tắt ngắn gọn và xử lý các công việc viết lách thường nhật.
Notion AI
Notion AI được tích hợp trong không gian làm việc Notion (tài liệu, wiki, bảng dự án, v.v.) và cung cấp một trợ lý AI toàn diện. Nó có thể tự động ghi chú cuộc họp, tạo và chỉnh sửa tài liệu, dịch nội dung, và điền dữ liệu vào cơ sở dữ liệu phù hợp.
Ví dụ, Notion AI có thể “nghiên cứu sâu” các chủ đề để soạn báo cáo chi tiết, đề xuất cải tiến cho bài viết của bạn, hoặc tự động điền hàng trăm dòng trong bảng dựa trên các yêu cầu.
Vì là một phần của không gian làm việc Notion, nhóm của bạn có thể tận dụng các công cụ AI này khi quản lý dự án, ghi chú và chia sẻ kiến thức trong cùng một nơi.
OpenAI ChatGPT (GPT-4o)
OpenAI ChatGPT đã phát triển thành một trợ lý đầy đủ tính năng. Phiên bản mới nhất ChatGPT (GPT-4o) hỗ trợ đầu vào văn bản, hình ảnh, âm thanh và video. Nó có thể viết hoặc brainstorm nội dung, gỡ lỗi mã, phân tích tài liệu (như PDF hoặc bảng tính), và thậm chí tạo thiết kế theo yêu cầu.
Trên thực tế, nhiều nhân viên văn phòng sử dụng ChatGPT để soạn email và báo cáo, tóm tắt tài liệu dài, hoặc nhờ hỗ trợ phân tích dữ liệu và tính toán.
Giao diện trò chuyện trực quan giúp dễ dàng đặt câu hỏi phức tạp, có ngữ cảnh. (Mẹo: Bạn cũng có thể tích hợp ChatGPT với các công cụ như Zapier để tự động hóa các tác vụ giữa các ứng dụng.)
Otter.ai
Otter.ai là trợ lý AI cho cuộc họp, tạo bản ghi âm trực tiếp, tóm tắt và danh sách công việc từ các cuộc trò chuyện của bạn. Khi bạn mời Otter tham gia cuộc gọi (Zoom, Teams, v.v.), nó cung cấp bản ghi văn bản trực tiếp với độ chính xác cao và có thể tạo bản tóm tắt ngắn gọn sau cuộc họp.
“Đại lý cuộc họp” AI của Otter còn làm nổi bật các điểm chính và tự động phân công nhiệm vụ.
Các nhóm sử dụng Otter báo cáo tiết kiệm khoảng một phần ba thời gian, vì Otter biến mọi cuộc trò chuyện thành ghi chú có thể tìm kiếm và các mục theo dõi. Nó giống như một trợ lý điều hành không bao giờ bỏ sót chi tiết.
Fireflies.ai
Fireflies.ai là một trợ lý AI khác cho các cuộc họp. Nó tham gia các cuộc gọi âm thanh và video để ghi âm, chuyển đổi lời nói thành văn bản và tóm tắt theo thời gian thực. Sau mỗi cuộc họp, Fireflies tạo bộ ghi chú chi tiết theo dạng gạch đầu dòng, tự động trích xuất các công việc cần làm, và cho phép bạn tìm kiếm các cuộc trò chuyện trước theo từ khóa.
Nó hỗ trợ hơn 100 ngôn ngữ và còn nhận diện người nói.
Nhiều công ty sử dụng Fireflies để đưa dữ liệu cuộc họp vào CRM hoặc công cụ quản lý dự án: ví dụ, sau khi cuộc gọi bán hàng kết thúc, Fireflies có thể tự động cập nhật Salesforce với những thông tin quan trọng và bước tiếp theo. Tóm lại, Fireflies mang đến cho nhóm bạn “bộ nhớ hoàn hảo” về mọi cuộc thảo luận.
Canva Magic Studio
Canva Magic Studio là nền tảng thiết kế được hỗ trợ bởi AI để tạo bài thuyết trình, đồ họa mạng xã hội và tài liệu. Nó cung cấp Magic Write (trình tạo văn bản AI) và Magic Design (biến ý tưởng thành bố cục tùy chỉnh trong vài giây), cùng các công cụ tạo hình ảnh và video bằng AI.
Ví dụ, bạn có thể nhập một đoạn văn bản và ngay lập tức nhận được hình minh họa hoặc hình nền, hoặc nhập một đoạn văn và Magic Write sẽ gợi ý các điểm chính và tiêu đề.
Tất cả đều nằm trong trình chỉnh sửa quen thuộc của Canva, giúp nhóm nhanh chóng tạo mẫu slide hoặc đồ họa với sự hỗ trợ của AI. Về cơ bản, Canva Magic Studio đưa AI sáng tạo trực tiếp vào quy trình thiết kế của bạn.
DeepL Translator & Write
DeepL cung cấp các công cụ ngôn ngữ được hỗ trợ bởi AI cho các nhóm toàn cầu. Sản phẩm chính là trình dịch có độ chính xác cao, có thể chuyển đổi tài liệu (Word, PPT, Excel, v.v.) giữa hơn 30 ngôn ngữ.
DeepL cũng cung cấp “DeepL Write,” một trợ lý gợi ý cách diễn đạt, ngữ pháp và phong cách tốt hơn.
Ví dụ, tiện ích bổ sung DeepL cho Word cho phép bạn dịch một báo cáo chỉ với một cú nhấp và sau đó chỉnh sửa cách diễn đạt dựa trên các gợi ý thông minh của AI. Vì AI của DeepL được tinh chỉnh cho sự tinh tế, các bản dịch thường tự nhiên hơn so với các công cụ chung chung.
Trên thực tế, các công ty sử dụng DeepL để đảm bảo các nhóm xuyên biên giới hiểu đúng báo cáo và email, cải thiện giao tiếp và năng suất.
Reclaim.ai (AI Scheduler)
Reclaim.ai là ứng dụng lịch được điều khiển bởi AI, tự động lên lịch các công việc, thói quen, cuộc họp và nghỉ ngơi để tối ưu hóa thời gian của bạn. Bạn đặt mục tiêu (như “2 giờ tập trung mỗi ngày”), và Reclaim sẽ sắp xếp lại các sự kiện trên lịch Google hoặc Outlook để đạt được mục tiêu đó.
Công ty tự hào gọi đây là “công cụ lập lịch AI số 1” dành cho các nhóm.
Thực tế, Reclaim hoạt động như một trợ lý AI tìm các khoảng thời gian tối ưu: nó sẽ tự động lên lịch công việc vào các khoảng trống, gợi ý thời gian họp tốt nhất qua các múi giờ, và thậm chí chặn các khoảng nghỉ dự phòng.
Bằng cách đồng bộ lịch với ưu tiên của bạn, Reclaim giúp nhân viên văn phòng lấy lại hàng giờ mỗi tuần và duy trì tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.
>>> Bạn có thể cần:
Công cụ xử lý hình ảnh bằng AI
Tóm lại, thế hệ công cụ AI mới đang giúp công việc hàng ngày trở nên nhanh hơn và thông minh hơn. Từ các trợ lý tích hợp trong bộ Office (Microsoft Copilot, Google Gemini) đến các ứng dụng chuyên biệt (Otter.ai cho cuộc họp, Canva cho thiết kế), những công cụ này tự động hóa các công việc bận rộn để bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng.
Mỗi công cụ trên đều đưa AI vào quy trình làm việc quen thuộc – dù là viết email, lên lịch họp, phân tích dữ liệu hay tạo slide – giúp các nhóm văn phòng đạt được nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn.
