Kecerdasan buatan telah dengan pantas menjadi sebahagian daripada perisian pejabat harian, membantu mengautomasikan tugasan rutin dan meningkatkan produktiviti. Sebagai contoh, satu laporan industri mendapati bahawa pekerja yang menggunakan alat berkuasa AI 90% lebih cenderung untuk merasa produktif, menjimatkan purata 3.6 jam setiap minggu.
Suite pejabat dan aplikasi kolaborasi masa kini menawarkan pembantu AI untuk merangka teks, menganalisis data, menjadualkan, transkripsi mesyuarat dan banyak lagi.
Senarai berikut menonjolkan sepuluh alat utama berasaskan AI yang boleh membantu pekerja pejabat bekerja dengan lebih bijak, bukan lebih keras.
Microsoft 365 Copilot
Microsoft’s Copilot membawa AI generatif terus ke dalam aplikasi Office seperti Word, Excel, Outlook dan Teams. Dikuasakan oleh model bahasa besar (GPT-4/5), Copilot boleh merangka dokumen dalam Word, mencadangkan formula kompleks dalam Excel, menulis atau meringkaskan emel dalam Outlook, dan bahkan merumuskan mesyuarat Teams secara automatik.
Ciri AI ini menggunakan data organisasi anda (melalui Microsoft Graph) untuk menyesuaikan hasil, menjadikan Copilot pembantu serba boleh untuk penulisan, analisis dan komunikasi dalam antara muka Office yang biasa.
Google Workspace AI (Gemini)
Google telah mengintegrasikan AI (model Gemini) ke seluruh alat Workspace. Dalam Gmail dan Google Docs, ciri seperti “Bantu saya menulis” boleh menulis atau memperbaiki teks, dan “Bantu saya mencipta” boleh menghasilkan imej atau carta berasaskan data dalam Slides dan Sheets.
Google Meet juga boleh menangkap nota mesyuarat secara automatik, manakala alat baru “Workspace Flows” membolehkan pengguna membina automasi berkuasa AI untuk tugasan berulang.
Ringkasnya, AI Gemini terletak di bar sisi Gmail, Docs, Sheets, Slides dan Drive, menawarkan bantuan penulisan berasaskan konteks dan analisis data dalam aplikasi yang anda sudah gunakan.
Slack GPT (AI dalam Slack)
Ciri AI Slack (sering dipanggil Slack GPT) menggunakan model generatif untuk mempermudah komunikasi pasukan. Terbina dalam antara muka Slack, AI boleh meringkaskan saluran dan perbincangan supaya anda boleh mengikuti perbincangan dengan satu klik.
Sebagai contoh, anda boleh meminta AI untuk menyertai panggilan suara dan menghasilkan nota atau tindakan segera selepas itu.
AI Slack juga boleh menyesuaikan nada mesej atau menterjemah perbualan atas permintaan, malah menjana balasan secara automatik. Pada dasarnya, AI Slack bertindak seperti rakan sekerja digital – menjimatkan masa dengan merumuskan perbincangan panjang menjadi ringkasan padat dan mengendalikan tugasan penulisan rutin.
Notion AI
Notion AI terbina dalam ruang kerja Notion (dokumen, wiki, papan projek, dan lain-lain) dan menawarkan pembantu AI serba boleh. Ia boleh mengautomasikan nota mesyuarat, menjana dan mengedit dokumen, menterjemah kandungan, serta mengisi pangkalan data dengan entri yang relevan.
Sebagai contoh, Notion AI boleh melakukan “penyelidikan mendalam” untuk merangka laporan terperinci, mencadangkan penambahbaikan penulisan anda, atau mengisi ratusan baris dalam jadual berdasarkan arahan.
Kerana ia sebahagian daripada ruang kerja Notion, pasukan anda boleh memanfaatkan alat AI ini semasa mengurus projek, mencatat nota dan berkongsi pengetahuan dalam satu tempat.
OpenAI ChatGPT (GPT-4o)
OpenAI’s ChatGPT telah berkembang menjadi pembantu penuh ciri. ChatGPT terkini (GPT-4o) menyokong input teks, imej, audio dan video. Ia boleh menulis atau mencetus idea kandungan, membaiki kod, menganalisis dokumen (seperti PDF atau hamparan), dan bahkan menjana reka bentuk atas permintaan.
Dalam amalan, ramai pekerja pejabat menggunakan ChatGPT untuk merangka emel dan laporan, meringkaskan dokumen panjang, atau mendapatkan bantuan dengan analisis data dan pengiraan.
Antara muka sembang yang intuitif memudahkan anda bertanya soalan kompleks dan kontekstual. (Petua: Anda juga boleh mengintegrasikan ChatGPT dengan alat seperti Zapier untuk mengautomasikan tugasan merentasi aplikasi.)
Otter.ai
Otter.ai adalah pembantu mesyuarat AI yang menjana transkrip langsung, ringkasan dan tindakan untuk perbualan anda. Apabila anda menjemput Otter ke panggilan (Zoom, Teams, dan lain-lain), ia menyediakan transkrip teks langsung dengan ketepatan tinggi dan boleh menghasilkan ringkasan mesyuarat yang padat selepas itu.
AI “ejen mesyuarat” Otter bahkan menonjolkan perkara penting dan menetapkan tugasan secara automatik.
Pasukan yang menggunakan Otter melaporkan penjimatan masa kira-kira satu pertiga, kerana Otter menukar setiap perbualan suara menjadi nota yang boleh dicari dan item susulan. Ia seperti mempunyai pembantu eksekutif yang tidak pernah terlepas butiran.
Fireflies.ai
Fireflies.ai adalah satu lagi pembantu AI untuk mesyuarat. Ia menyertai panggilan audio dan video untuk merakam, mentranskripsi dan meringkaskan secara masa nyata. Selepas setiap mesyuarat, Fireflies menghasilkan set nota berbutir, secara automatik mengekstrak tindakan, dan membolehkan anda mencari perbualan lalu mengikut kata kunci.
Ia menyokong lebih 100 bahasa dan juga mengenal pasti penceramah.
Banyak syarikat menggunakan Fireflies untuk memasukkan data mesyuarat ke dalam CRM atau alat projek: contohnya, selepas panggilan jualan berakhir, Fireflies boleh mengemas kini Salesforce secara automatik dengan pandangan utama dan langkah seterusnya. Ringkasnya, Fireflies memberikan pasukan anda “ingatan sempurna” bagi setiap perbincangan.
Canva Magic Studio
Canva’s Magic Studio adalah platform reka bentuk berkuasa AI untuk mencipta pembentangan, grafik media sosial dan dokumen. Ia menawarkan Magic Write (penjana teks AI) dan Magic Design (menukar idea menjadi susun atur tersuai dalam beberapa saat), serta alat penjana imej dan video AI.
Sebagai contoh, anda boleh menaip arahan teks dan segera mendapat ilustrasi atau imej latar, atau memasukkan perenggan dan membiarkan Magic Write mencadangkan poin penting dan tajuk.
Semua ini berada dalam penyunting Canva yang biasa, supaya pasukan boleh dengan pantas membuat prototaip slaid atau grafik dengan bantuan AI. Pada dasarnya, Canva Magic Studio membawa AI kreatif terus ke dalam aliran kerja reka bentuk anda.
DeepL Translator & Write
DeepL menyediakan alat bahasa berkuasa AI untuk pasukan global. Produk utamanya ialah penterjemah yang sangat tepat yang boleh menukar dokumen (Word, PPT, Excel, dan lain-lain) antara lebih 30 bahasa.
DeepL juga menawarkan “DeepL Write,” pembantu yang mencadangkan frasa, tatabahasa dan gaya yang lebih baik.
Sebagai contoh, add-in DeepL untuk Word membolehkan anda menterjemah laporan dengan satu klik dan kemudian memperhalusi ayat menggunakan cadangan AI pintar. Kerana AI DeepL disesuaikan untuk nuansa, terjemahannya cenderung lebih semula jadi berbanding alat generik.
Dalam amalan, syarikat menggunakan DeepL untuk memastikan pasukan rentas sempadan memahami laporan dan emel dengan tepat seperti yang dimaksudkan, meningkatkan komunikasi dan produktiviti.
Reclaim.ai (Penjadual AI)
Reclaim.ai adalah aplikasi kalendar berkuasa AI yang secara automatik menjadualkan tugasan, tabiat, mesyuarat dan rehat untuk mengoptimumkan masa anda. Anda menetapkan matlamat (seperti “2 jam fokus setiap hari”), dan Reclaim menyusun semula acara dalam kalendar Google atau Outlook anda untuk memenuhi matlamat tersebut.
Syarikat ini mengiklankan ia sebagai “alat penjadual AI nombor 1” untuk pasukan.
Secara efektif, Reclaim bertindak sebagai pembantu AI yang mencari slot masa terbaik: ia akan menjadualkan tugasan secara automatik ke dalam ruang kosong, mencadangkan masa mesyuarat terbaik merentasi zon waktu, dan bahkan menempah waktu rehat sebagai penampan.
Dengan menyelaraskan kalendar anda dengan keutamaan, Reclaim membantu pekerja pejabat mendapatkan kembali jam masa setiap minggu dan kekal fokus pada tugasan utama.
>>> Anda mungkin memerlukan:
Kesimpulannya, generasi baru alat pejabat berasaskan AI menjadikan kerja harian lebih pantas dan lebih bijak. Dari pembantu terintegrasi dalam suite Office (Microsoft Copilot, Google Gemini) hingga aplikasi khusus (Otter.ai untuk mesyuarat, Canva untuk reka bentuk), alat ini mengautomasikan kerja sibuk supaya anda boleh fokus pada tugasan penting.
Setiap alat di atas membawa AI ke dalam aliran kerja yang biasa – sama ada menulis emel, menjadualkan mesyuarat, menganalisis data atau mencipta slaid – membantu pasukan pejabat mencapai lebih banyak dalam masa yang lebih singkat.
