Kecerdasan buatan telah dengan cepat menjadi bagian dari perangkat lunak kantor sehari-hari, membantu mengotomatisasi tugas rutin dan meningkatkan produktivitas. Misalnya, sebuah laporan industri menemukan bahwa karyawan yang menggunakan alat berbasis AI 90% lebih mungkin merasa produktif, menghemat rata-rata 3,6 jam per minggu.
Suite kantor dan aplikasi kolaborasi saat ini menawarkan asisten AI untuk menyusun teks, menganalisis data, menjadwalkan, transkripsi rapat, dan lainnya.
Daftar berikut menyoroti sepuluh alat AI terkemuka yang dapat membantu pekerja kantor bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.
Microsoft 365 Copilot
Microsoft Copilot menghadirkan AI generatif langsung ke aplikasi Office seperti Word, Excel, Outlook, dan Teams. Didukung oleh model bahasa besar (GPT-4/5), Copilot dapat menyusun dokumen di Word, menyarankan rumus kompleks di Excel, menulis atau meringkas email di Outlook, dan bahkan merangkum rapat Teams secara otomatis.
Fitur AI ini menggunakan data organisasi Anda (melalui Microsoft Graph) untuk menyesuaikan hasil, menjadikan Copilot asisten serbaguna untuk penulisan, analisis, dan komunikasi dalam antarmuka Office yang sudah dikenal.
Google Workspace AI (Gemini)
Google telah mengintegrasikan AI (model Gemini) ke seluruh alat Workspace. Di Gmail dan Google Docs, fitur seperti “Bantu saya menulis” dapat menyusun atau memperbaiki teks, dan “Bantu saya membuat” dapat menghasilkan gambar atau grafik berbasis data di Slides dan Sheets.
Google Meet bahkan dapat secara otomatis menangkap catatan rapat, sementara alat baru “Workspace Flows” memungkinkan pengguna membuat otomatisasi berbasis AI untuk tugas berulang.
Singkatnya, AI Gemini hadir di sidebar Gmail, Docs, Sheets, Slides, dan Drive, menawarkan bantuan penulisan yang kontekstual dan analisis data di dalam aplikasi yang sudah Anda gunakan.
Slack GPT (AI di Slack)
Fitur AI Slack (sering disebut Slack GPT) menggunakan model generatif untuk menyederhanakan komunikasi tim. Terintegrasi dalam antarmuka Slack, AI dapat meringkas saluran dan huddle sehingga Anda dapat mengejar diskusi hanya dengan satu klik.
Misalnya, Anda dapat meminta AI untuk bergabung dalam panggilan suara dan menghasilkan catatan atau daftar tindakan secara instan setelahnya.
AI Slack juga dapat menyesuaikan nada pesan atau menerjemahkan percakapan sesuai permintaan, bahkan secara otomatis membuat balasan. Intinya, AI Slack berperan seperti rekan kerja digital – menghemat waktu dengan merangkum percakapan panjang menjadi ringkasan singkat dan menangani tugas penulisan rutin.
Notion AI
Notion AI terintegrasi dalam ruang kerja Notion (dokumen, wiki, papan proyek, dll.) dan menawarkan asisten AI serba guna. Ia dapat mengotomatisasi catatan rapat, membuat dan mengedit dokumen, menerjemahkan konten, serta mengisi database dengan entri relevan.
Misalnya, Notion AI dapat melakukan “riset mendalam” untuk menyusun laporan terperinci, menyarankan perbaikan tulisan Anda, atau mengisi ratusan baris dalam tabel berdasarkan perintah.
Karena bagian dari ruang kerja Notion, tim Anda dapat memanfaatkan alat AI ini saat mengelola proyek, mencatat, dan berbagi pengetahuan dalam satu tempat.
OpenAI ChatGPT (GPT-4o)
OpenAI ChatGPT telah berkembang menjadi asisten lengkap. ChatGPT terbaru (GPT-4o) mendukung input teks, gambar, audio, dan video. Ia dapat menulis atau mengembangkan ide konten, memperbaiki kode, menganalisis dokumen (seperti PDF atau spreadsheet), dan bahkan membuat desain sesuai permintaan.
Dalam praktiknya, banyak pekerja kantor menggunakan ChatGPT untuk menyusun email dan laporan, meringkas dokumen panjang, atau mendapatkan bantuan analisis data dan perhitungan.
Antarmuka chat yang intuitif memudahkan Anda mengajukan pertanyaan kompleks dan kontekstual. (Tips: Anda juga dapat mengintegrasikan ChatGPT dengan alat seperti Zapier untuk mengotomatisasi tugas lintas aplikasi.)
Otter.ai
Otter.ai adalah asisten rapat AI yang menghasilkan transkrip langsung, ringkasan, dan daftar tindakan dari percakapan Anda. Saat Anda mengundang Otter ke panggilan (Zoom, Teams, dll.), ia menyediakan transkrip teks langsung dengan akurasi tinggi dan dapat membuat ringkasan singkat rapat setelahnya.
AI “agen rapat” Otter bahkan menyoroti poin penting dan secara otomatis menetapkan tugas.
Tim yang menggunakan Otter melaporkan penghematan waktu sekitar sepertiga, karena Otter mengubah setiap percakapan suara menjadi catatan yang dapat dicari dan item tindak lanjut. Ini seperti memiliki asisten eksekutif yang tidak pernah melewatkan detail.
Fireflies.ai
Fireflies.ai adalah co-pilot AI lain untuk rapat. Ia bergabung dalam panggilan audio dan video untuk merekam, mentranskripsi, dan meringkas secara real time. Setelah setiap rapat, Fireflies menghasilkan catatan poin-poin penting secara rinci, secara otomatis mengekstrak daftar tindakan, dan memungkinkan Anda mencari percakapan sebelumnya berdasarkan kata kunci.
Ia mendukung lebih dari 100 bahasa dan bahkan mengenali pembicara.
Banyak perusahaan menggunakan Fireflies untuk memasukkan data rapat ke dalam CRM atau alat proyek: misalnya, setelah panggilan penjualan selesai, Fireflies dapat secara otomatis memperbarui Salesforce dengan wawasan dan langkah selanjutnya. Singkatnya, Fireflies memberikan tim Anda “memori sempurna” dari setiap diskusi.
Canva Magic Studio
Canva Magic Studio adalah platform desain berbasis AI untuk membuat presentasi, grafik media sosial, dan dokumen. Ia menawarkan Magic Write (generator teks AI) dan Magic Design (mengubah ide menjadi tata letak khusus dalam hitungan detik), serta alat pembuatan gambar dan video AI.
Misalnya, Anda dapat mengetik perintah teks dan langsung mendapatkan ilustrasi atau gambar latar, atau memasukkan paragraf dan Magic Write akan menyarankan poin-poin penting dan judul.
Semua ini tersedia dalam editor Canva yang sudah dikenal, sehingga tim dapat dengan cepat membuat prototipe slide atau grafik dengan bantuan AI. Intinya, Canva Magic Studio membawa AI kreatif langsung ke alur kerja desain Anda.
DeepL Translator & Write
DeepL menyediakan alat bahasa berbasis AI untuk tim global. Produk utamanya adalah penerjemah yang sangat akurat yang dapat mengonversi dokumen (Word, PPT, Excel, dll.) antara lebih dari 30 bahasa.
DeepL juga menawarkan “DeepL Write,” asisten yang menyarankan perbaikan frasa, tata bahasa, dan gaya.
Misalnya, add-in DeepL untuk Word memungkinkan Anda menerjemahkan laporan dengan satu klik dan kemudian menyempurnakan frasa menggunakan saran AI yang cerdas. Karena AI DeepL disesuaikan untuk nuansa bahasa, terjemahannya cenderung terdengar lebih alami dibanding alat umum.
Dalam praktiknya, perusahaan menggunakan DeepL untuk memastikan tim lintas negara memahami laporan dan email persis seperti yang dimaksud, meningkatkan komunikasi dan produktivitas.
Reclaim.ai (Penjadwal AI)
Reclaim.ai adalah aplikasi kalender berbasis AI yang secara otomatis menjadwalkan tugas, kebiasaan, rapat, dan istirahat untuk mengoptimalkan waktu Anda. Anda menetapkan tujuan (seperti “2 jam fokus setiap hari”), dan Reclaim mengatur ulang acara di kalender Google atau Outlook Anda untuk memenuhi tujuan tersebut.
Perusahaan ini mengklaim sebagai “alat penjadwalan AI nomor 1” untuk tim.
Secara efektif, Reclaim berperan sebagai asisten AI yang menemukan slot waktu terbaik: ia akan menjadwalkan tugas secara otomatis di sela waktu kosong, menyarankan waktu rapat terbaik lintas zona waktu, dan bahkan memblokir waktu istirahat sebagai buffer.
Dengan menyelaraskan kalender Anda dengan prioritas, Reclaim membantu pekerja kantor mendapatkan kembali jam kerja setiap minggu dan tetap fokus pada tugas utama.
>>> Anda mungkin membutuhkan:
Kesimpulannya, generasi baru alat kantor berbasis AI membuat pekerjaan sehari-hari menjadi lebih cepat dan cerdas. Dari asisten terintegrasi di suite Office (Microsoft Copilot, Google Gemini) hingga aplikasi khusus (Otter.ai untuk rapat, Canva untuk desain), alat-alat ini mengotomatisasi pekerjaan rutin sehingga Anda dapat fokus pada tugas penting.
Setiap alat di atas membawa AI ke dalam alur kerja yang sudah dikenal – apakah menulis email, menjadwalkan rapat, menganalisis data, atau membuat slide – membantu tim kantor mencapai lebih banyak dalam waktu lebih singkat.
