L’intelligenza artificiale si è rapidamente integrata nel software d’ufficio quotidiano, aiutando ad automatizzare le attività di routine e a incrementare la produttività. Ad esempio, un rapporto di settore ha rilevato che i dipendenti che utilizzano strumenti basati sull’IA hanno il 90% di probabilità in più di sentirsi produttivi, risparmiando in media 3,6 ore a settimana.

Le suite d’ufficio e le app di collaborazione odierne offrono assistenti IA per la stesura di testi, l’analisi dei dati, la pianificazione, la trascrizione delle riunioni e molto altro.

La seguente lista evidenzia dieci strumenti leader basati sull’IA che possono aiutare i lavoratori d’ufficio a lavorare in modo più intelligente, non più faticoso.

Microsoft 365 Copilot

Il Copilot di Microsoft integra l’intelligenza artificiale generativa direttamente nelle app di Office come Word, Excel, Outlook e Teams. Alimentato da modelli linguistici avanzati (GPT-4/5), Copilot può redigere documenti in Word, suggerire formule complesse in Excel, comporre o riassumere email in Outlook e persino riepilogare automaticamente le riunioni su Teams.

Queste funzionalità IA utilizzano i dati della Sua organizzazione (tramite Microsoft Graph) per personalizzare i risultati, rendendo Copilot un assistente versatile per scrittura, analisi e comunicazione all’interno delle interfacce Office familiari.

Google Workspace AI (Gemini)

Google ha integrato l’IA (modello Gemini) in tutti gli strumenti di Workspace. In Gmail e Google Docs, funzionalità come “Aiutami a scrivere” possono comporre o perfezionare testi, mentre “Aiutami a creare” genera immagini o grafici basati sui dati in Slides e Sheets.

Google Meet può anche catturare automaticamente le note delle riunioni, mentre il nuovo strumento “Workspace Flows” consente agli utenti di creare automazioni basate sull’IA per attività ripetitive.

In sintesi, l’IA Gemini si trova nella barra laterale di Gmail, Docs, Sheets, Slides e Drive, offrendo assistenza contestuale per la scrittura e l’analisi dei dati all’interno delle app che già utilizza.

Slack GPT (IA in Slack)

Le funzionalità IA di Slack (spesso chiamate Slack GPT) utilizzano modelli generativi per semplificare la comunicazione di team. Integrata nell’interfaccia di Slack, l’IA può riassumere canali e riunioni rapide, permettendo di recuperare le discussioni con un solo clic.

Ad esempio, può chiedere all’IA di partecipare a una chiamata vocale e produrre appunti o azioni da seguire immediatamente dopo.

L’IA di Slack può anche modificare il tono dei messaggi o tradurre conversazioni su richiesta, e persino generare risposte automatiche. In sostanza, l’IA di Slack agisce come un collega digitale, risparmiando tempo condensando lunghe discussioni in riepiloghi sintetici e gestendo compiti di scrittura di routine.

Notion AI

Notion AI è integrato nell’ambiente di lavoro Notion (documenti, wiki, bacheche di progetto, ecc.) e offre un assistente IA tutto-in-uno. Può automatizzare le note delle riunioni, generare e modificare documenti, tradurre contenuti e popolare database con voci rilevanti.

Ad esempio, Notion AI può effettuare una “ricerca approfondita” su argomenti per redigere rapporti dettagliati, suggerire miglioramenti alla Sua scrittura o compilare automaticamente centinaia di righe in una tabella basandosi su comandi.

Essendo parte dell’ambiente Notion, il Suo team può sfruttare questi strumenti IA mentre gestisce progetti, prende appunti e condivide conoscenze in un unico luogo.

OpenAI ChatGPT (GPT-4o)

Il ChatGPT di OpenAI si è evoluto in un assistente completo. L’ultima versione ChatGPT (GPT-4o) supporta input di testo, immagini, audio e video. Può scrivere o generare idee, correggere codice, analizzare documenti (come PDF o fogli di calcolo) e persino creare design su richiesta.

In pratica, molti lavoratori d’ufficio utilizzano ChatGPT per redigere email e rapporti, riassumere documenti lunghi o ricevere supporto nell’analisi dei dati e nei calcoli.

La sua interfaccia chat intuitiva rende semplice porre domande complesse e contestuali. (Suggerimento: può anche integrare ChatGPT con strumenti come Zapier per automatizzare attività tra app.)

Otter.ai

Otter.ai è un assistente IA per le riunioni che genera trascrizioni in tempo reale, riepiloghi e azioni da seguire per le conversazioni. Quando invita Otter a una chiamata (Zoom, Teams, ecc.), fornisce una trascrizione testuale accurata e può produrre un riassunto conciso della riunione al termine.

L’agente IA di Otter evidenzia anche i punti chiave e assegna automaticamente i compiti.

I team che utilizzano Otter riferiscono di risparmiare circa un terzo del loro tempo, poiché Otter trasforma ogni conversazione vocale in note ricercabili e attività di follow-up. È come avere un assistente esecutivo che non perde mai un dettaglio.

Fireflies.ai

Fireflies.ai è un altro copilota IA per le riunioni. Partecipa a chiamate audio e video per registrarle, trascriverle e riassumerle in tempo reale. Dopo ogni riunione, Fireflies produce un dettagliato elenco di note puntate, estrae automaticamente le azioni da seguire e consente di cercare conversazioni passate per parola chiave.

Supporta oltre 100 lingue e identifica anche i relatori.

Molte aziende utilizzano Fireflies per alimentare i dati delle riunioni in CRM o strumenti di progetto: ad esempio, al termine di una chiamata di vendita, Fireflies può aggiornare automaticamente Salesforce con informazioni chiave e prossimi passi. In breve, Fireflies offre al Suo team una “memoria perfetta” di ogni discussione.

Canva Magic Studio

Il Magic Studio di Canva è una piattaforma di design potenziata dall’IA per creare presentazioni, grafiche per social media e documenti. Offre Magic Write (un generatore di testi IA) e Magic Design (che trasforma idee in layout personalizzati in pochi secondi), oltre a strumenti di generazione di immagini e video con IA.

Ad esempio, può digitare un prompt testuale e ottenere immediatamente un’illustrazione o un’immagine di sfondo, oppure inserire un paragrafo e lasciare che Magic Write suggerisca punti elenco e titoli.

Tutto questo è integrato nell’editor familiare di Canva, così i team possono prototipare rapidamente diapositive o grafiche con l’assistenza dell’IA. In sostanza, Canva Magic Studio porta l’IA creativa direttamente nel Suo flusso di lavoro di design.

DeepL Translator & Write

DeepL offre strumenti linguistici basati sull’IA per team globali. Il suo prodotto principale è un traduttore altamente accurato che può convertire documenti (Word, PPT, Excel, ecc.) in oltre 30 lingue.

DeepL propone anche “DeepL Write,” un assistente che suggerisce frasi migliori, correzioni grammaticali e stilistiche.

Ad esempio, il componente aggiuntivo DeepL per Word consente di tradurre un rapporto con un clic e poi perfezionare la formulazione grazie a suggerimenti intelligenti dell’IA. Poiché l’IA di DeepL è calibrata sulle sfumature linguistiche, le traduzioni risultano più naturali rispetto agli strumenti generici.

In pratica, le aziende utilizzano DeepL per garantire che i team transnazionali comprendano rapporti ed email esattamente come previsto, migliorando comunicazione e produttività.

Reclaim.ai (AI Scheduler)

Reclaim.ai è un’app calendario basata sull’IA che pianifica automaticamente attività, abitudini, riunioni e pause per ottimizzare il Suo tempo. Lei imposta gli obiettivi (come “2 ore di concentrazione al giorno”) e Reclaim riorganizza gli eventi nei Suoi calendari Google o Outlook per raggiungere tali obiettivi.

L’azienda lo definisce “il miglior strumento di pianificazione IA” per i team.

In pratica, Reclaim agisce come un assistente IA che trova gli slot temporali ottimali: pianifica automaticamente le attività negli spazi liberi, suggerisce gli orari migliori per le riunioni tra fusi orari diversi e blocca anche pause di buffer.

Allineando il Suo calendario con le priorità, Reclaim aiuta i lavoratori d’ufficio a recuperare ore preziose ogni settimana e a mantenere la concentrazione sulle attività più importanti.

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In sintesi, una nuova generazione di strumenti IA per l’ufficio sta rendendo il lavoro quotidiano più veloce e intelligente. Dagli assistenti integrati nelle suite Office (Microsoft Copilot, Google Gemini) alle app specializzate (Otter.ai per le riunioni, Canva per il design), questi strumenti automatizzano le attività ripetitive permettendo di concentrarsi sulle attività importanti.

Ogni strumento sopra descritto porta l’IA in un flusso di lavoro familiare – che si tratti di scrivere un’email, pianificare una riunione, analizzare dati o creare una presentazione – aiutando i team d’ufficio a ottenere di più in meno tempo.