Искусственный интеллект быстро интегрировался в повседневное офисное программное обеспечение, помогая автоматизировать рутинные задачи и повышать продуктивность. Например, один отраслевой отчет показал, что сотрудники, использующие инструменты с ИИ, на 90% чаще ощущают себя продуктивными, экономя в среднем 3,6 часа в неделю.

Современные офисные пакеты и приложения для совместной работы предлагают ИИ-ассистентов для составления текстов, анализа данных, планирования, стенографирования встреч и многого другого.

Ниже представлен список из десяти ведущих инструментов с ИИ, которые помогут офисным сотрудникам работать умнее, а не усерднее.

Microsoft 365 Copilot

Microsoft Copilot внедряет генеративный ИИ непосредственно в приложения Office, такие как Word, Excel, Outlook и Teams. Основанный на больших языковых моделях (GPT-4/5), Copilot может создавать документы в Word, предлагать сложные формулы в Excel, составлять или резюмировать письма в Outlook и даже автоматически подводить итоги встреч в Teams.

Эти функции ИИ используют данные вашей организации (через Microsoft Graph), чтобы адаптировать результаты, делая Copilot универсальным помощником для написания, анализа и коммуникации в привычном интерфейсе Office.

Google Workspace AI (Gemini)

Google интегрировал ИИ (модель Gemini) во все инструменты Workspace. В Gmail и Google Docs функции «Помоги написать» могут создавать или улучшать текст, а «Помоги создать» — генерировать изображения или диаграммы на основе данных в Slides и Sheets.

Google Meet даже автоматически фиксирует заметки с встреч, а новый инструмент «Workspace Flows» позволяет создавать автоматизации с ИИ для повторяющихся задач.

Иными словами, Gemini AI располагается в боковой панели Gmail, Docs, Sheets, Slides и Drive, предлагая контекстно-зависимую помощь в написании и анализе данных прямо в используемых приложениях.

Slack GPT (ИИ в Slack)

Функции ИИ Slack (часто называемые Slack GPT) используют генеративные модели для оптимизации командного общения. Встроенный в интерфейс Slack, ИИ может суммировать каналы и быстрые обсуждения, чтобы вы могли одним кликом ознакомиться с ходом дискуссий.

Например, можно попросить ИИ присоединиться к голосовому звонку и сразу после него подготовить заметки или список задач.

ИИ Slack также может корректировать тон сообщений, переводить переписку по запросу и автоматически генерировать ответы. По сути, ИИ Slack выступает как цифровой коллега — экономя время, сокращая длинные обсуждения до кратких резюме и выполняя рутинные письменные задачи.

Notion AI

Notion AI встроен в рабочее пространство Notion (документы, вики, доски проектов и др.) и представляет собой универсального ИИ-ассистента. Он может автоматизировать заметки с встреч, создавать и редактировать документы, переводить контент и заполнять базы данных релевантными записями.

Например, Notion AI способен «глубоко исследовать» темы для составления подробных отчетов, предлагать улучшения в тексте или автоматически заполнять сотни строк таблицы по заданным подсказкам.

Поскольку он является частью рабочего пространства Notion, ваша команда может использовать эти инструменты ИИ при управлении проектами, ведении заметок и обмене знаниями в одном месте.

OpenAI ChatGPT (GPT-4o)

OpenAI ChatGPT превратился в полноценного помощника. Последняя версия ChatGPT (GPT-4o) поддерживает ввод текста, изображений, аудио и видео. Он может писать и генерировать идеи, отлаживать код, анализировать документы (PDF, таблицы) и даже создавать дизайны по запросу.

На практике многие офисные сотрудники используют ChatGPT для составления писем и отчетов, суммирования длинных документов или помощи с анализом данных и расчетами.

Интуитивный чат-интерфейс облегчает задавание сложных и контекстных вопросов. (Совет: ChatGPT можно интегрировать с такими инструментами, как Zapier, для автоматизации задач между приложениями.)

Otter.ai

Otter.ai — это ИИ-ассистент для встреч, который создает живые транскрипты, резюме и списки задач по вашим разговорам. При приглашении Otter на звонок (Zoom, Teams и др.) он обеспечивает точную текстовую расшифровку в реальном времени и может подготовить краткое резюме встречи после ее окончания.

ИИ Otter «агент встреч» выделяет ключевые моменты и автоматически назначает задачи.

Команды, использующие Otter, отмечают экономию примерно трети времени, так как Otter превращает каждую голосовую беседу в удобные для поиска заметки и последующие действия. Это как иметь исполнительного помощника, который не упускает ни одной детали.

Fireflies.ai

Fireflies.ai — еще один ИИ-сопровождающий для встреч. Он подключается к аудио- и видеозвонкам, записывает, транскрибирует и суммирует их в реальном времени. После каждой встречи Fireflies создает подробные заметки в виде пунктов, автоматически выделяет задачи и позволяет искать по ключевым словам в прошлых разговорах.

Поддерживает более 100 языков и даже распознает говорящих.

Многие компании используют Fireflies для передачи данных встреч в CRM или проектные инструменты: например, после завершения звонка по продажам Fireflies автоматически обновляет Salesforce ключевой информацией и следующими шагами. В итоге Fireflies обеспечивает вашей команде «идеальную память» о каждой дискуссии.

Canva Magic Studio

Canva Magic Studio — это платформа дизайна с поддержкой ИИ для создания презентаций, графики для соцсетей и документов. В ней есть Magic Write (генератор текста на базе ИИ) и Magic Design (превращает идеи в индивидуальные макеты за секунды), а также инструменты генерации изображений и видео с помощью ИИ.

Например, вы можете ввести текстовую подсказку и мгновенно получить иллюстрацию или фоновое изображение, либо ввести абзац, и Magic Write предложит пункты и заголовки.

Все это работает в привычном редакторе Canva, позволяя командам быстро создавать слайды или графику с помощью ИИ. По сути, Canva Magic Studio интегрирует творческий ИИ прямо в ваш рабочий процесс дизайна.

DeepL Translator & Write

DeepL предоставляет языковые инструменты с поддержкой ИИ для международных команд. Основной продукт — высокоточный переводчик, который может конвертировать документы (Word, PPT, Excel и др.) между более чем 30 языками.

DeepL также предлагает «DeepL Write» — помощника, который предлагает улучшения в формулировках, грамматике и стиле.

Например, надстройка DeepL для Word позволяет перевести отчет одним кликом, а затем улучшить формулировки с помощью умных подсказок ИИ. Благодаря тонкой настройке ИИ DeepL переводы звучат более естественно, чем у универсальных инструментов.

На практике компании используют DeepL, чтобы обеспечить точное понимание отчетов и писем в международных командах, улучшая коммуникацию и продуктивность.

Reclaim.ai (ИИ-планировщик)

Reclaim.ai — это календарное приложение с ИИ, которое автоматически планирует задачи, привычки, встречи и перерывы для оптимизации вашего времени. Вы задаете цели (например, «2 часа концентрации ежедневно»), а Reclaim перестраивает события в ваших календарях Google или Outlook, чтобы их достичь.

Компания позиционирует его как «лучший инструмент планирования с ИИ» для команд.

Фактически Reclaim выступает как ИИ-ассистент, который находит оптимальные временные промежутки: автоматически планирует задачи в свободные окна, предлагает лучшие время для встреч с учетом часовых поясов и даже выделяет буферные перерывы.

Согласовывая ваш календарь с приоритетами, Reclaim помогает офисным сотрудникам возвращать часы каждую неделю и сосредоточиться на главных задачах.

>>>  Вам может понадобиться:

Инструменты генерации контента с помощью ИИ

Инструмент обработки изображений с ИИ

В заключение, новое поколение офисных инструментов с ИИ делает повседневную работу быстрее и эффективнее. От встроенных ассистентов в офисных пакетах (Microsoft Copilot, Google Gemini) до специализированных приложений (Otter.ai для встреч, Canva для дизайна) — эти инструменты автоматизируют рутинные задачи, позволяя сосредоточиться на действительно важных делах.

Каждый из перечисленных инструментов интегрирует ИИ в привычный рабочий процесс — будь то написание письма, планирование встречи, анализ данных или создание слайда — помогая офисным командам достигать большего за меньшее время.