Mẹo tạo báo cáo nhanh với AI

Các công cụ hỗ trợ bởi AI có thể biến công việc kéo dài hàng ngày thành chỉ vài phút bằng cách tự động hóa phân tích dữ liệu và tạo báo cáo. Các nền tảng BI hiện đại sử dụng AI để tiếp nhận dữ liệu thô, phát hiện các mẫu và tạo biểu đồ cùng văn bản gần như ngay lập tức. Bằng cách tận dụng các tính năng này, bạn có thể tăng tốc báo cáo cho nhóm hoặc các bên liên quan. Dưới đây là những mẹo thực tiễn để khai thác AI tạo báo cáo nhanh và đáng tin cậy.

Tập trung và Chuẩn bị Dữ liệu với AI

Đầu tiên, thu thập tất cả dữ liệu liên quan vào một nơi. Các nền tảng phân tích nâng cao AI hàng đầu (như IBM Cognos hoặc Domo) cho phép bạn kết nối nhiều nguồn dữ liệu trong một giao diện thống nhất. Ví dụ, Cognos "tích hợp với các công cụ hiện có của bạn, đưa tất cả dữ liệu vào một bảng điều khiển duy nhất và thống nhất".

Tích hợp với các công cụ hiện có của bạn, đưa tất cả dữ liệu vào một bảng điều khiển duy nhất và thống nhất.

— IBM Cognos Analytics

Điều này loại bỏ việc hợp nhất thủ công các bảng tính và cơ sở dữ liệu tẻ nhạt. Khi dữ liệu được tập trung, AI có thể xử lý nhanh hơn. "Đại lý" AI của nền tảng có thể phân tích các bộ dữ liệu phức tạp về bán hàng, marketing, tài chính và nhiều lĩnh vực khác, tự động đưa ra các phát hiện chính.

Quy trình tập trung và chuẩn bị dữ liệu

Tự động Tạo Hình ảnh và Thông tin

Tiếp theo, sử dụng các tính năng báo cáo AI tích hợp để tự động tạo biểu đồ và nội dung mô tả. Các công cụ như Báo cáo Nhanh của Microsoft Power BI và trợ lý AI của IBM Cognos quét dữ liệu và đề xuất hình ảnh chỉ trong vài giây.

Tạo hình ảnh báo cáo tự động bằng AI

Tự động Lập lịch và Mẫu báo cáo

Khi dữ liệu và hình ảnh đã sẵn sàng, hãy tự động hóa các công việc thường xuyên. Định nghĩa mẫu báo cáo và lên lịch chạy tự động. Với báo cáo Narrative BI, tự động tạo báo cáo "tăng tốc quá trình báo cáo" và "giảm rủi ro sai sót, tiết kiệm thời gian".

Các định dạng được xác định trước giúp giảm thời gian tạo báo cáo và mang lại sự nhất quán về hình ảnh trên tất cả sản phẩm.

— Narrative BI

Quy trình lập lịch và quản lý mẫu báo cáo tự động

Tóm tắt và Tinh giản Nội dung với AI

Sử dụng AI để chắt lọc thông tin và viết các đoạn văn rõ ràng. Các mô hình ngôn ngữ lớn rất giỏi trong việc tóm tắt và cô đọng dữ liệu. Ví dụ, nếu báo cáo của bạn bao gồm phân tích dài hoặc ghi chú cuộc họp, AI có thể tạo ra bản tóm tắt ngắn gọn.

Tóm tắt AI thay thế các báo cáo và tài liệu dài bằng các bản tóm tắt ngắn gọn làm nổi bật các điểm chính.

— Chuyên gia Tóm tắt AI

Quy trình tóm tắt nội dung bằng AI

Hợp tác và Xác minh

Cuối cùng, tận dụng các nền tảng đám mây hiện đại để làm việc nhóm, nhưng luôn kiểm tra kỹ kết quả AI. Các công cụ BI dựa trên đám mây cho phép cộng tác thời gian thực — nhiều đồng nghiệp có thể xem, chỉnh sửa và bình luận trên báo cáo cùng lúc, tránh hỗn loạn phiên bản.

Quy trình hợp tác và xác minh báo cáo

Những điểm chính cần nhớ

• Kết nối và làm sạch dữ liệu: Tập trung các nguồn trong công cụ BI hỗ trợ AI để tiết kiệm thời gian chuẩn bị (xem tích hợp IBM Cognos).
• Sử dụng trợ lý báo cáo AI: Tận dụng các công cụ như tính năng báo cáo nhanh của Power BI để tự động tạo biểu đồ từ các trường dữ liệu.
• Đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên: Sử dụng trợ lý AI bằng cách gõ câu hỏi (ví dụ "hiển thị xu hướng bán hàng quý trước?") để nhận hình ảnh ngay lập tức.
• Tự động hóa với mẫu báo cáo: Lưu mẫu báo cáo và lên lịch cập nhật/phân phối để báo cáo được làm mới tự động.
• Tóm tắt nội dung: Áp dụng tóm tắt AI để biến các phân tích dài thành những thông tin ngắn gọn.
• Xem xét và hợp tác: Sử dụng nền tảng đám mây để làm việc nhóm thời gian thực, và luôn xác thực kết quả AI bằng kiểm tra của con người.

Các công cụ AI hàng đầu cho tạo báo cáo

ChatGPT

ChatGPT is a generative AI application developed by OpenAI that enables users to quickly create professional-style written output—including structured reports—via natural language prompts. By asking ChatGPT to "generate a report on X topic", users can receive a draft document with headings, analysis and narrative in minutes, accessible on web and mobile. It supports multiple languages, multiple models, and offers both free and paid tiers.

Natural-language prompt input for generating structured reports, summaries, narratives.

File uploads and data analysis capabilities (in advanced plans) including spreadsheets, PDFs, and document‐analysis workflows.

Web and mobile access across platforms (browser, iOS, Android) for flexibility.

Multiple subscription tiers (Free, Plus, Pro, Enterprise) with increased context window, faster access, enterprise features.

The free tier is limited in usage (features, model versions, upload size) and advanced capabilities require a paid subscription.

AI-generated content may be inaccurate or include hallucinations—human review is still required.

While it supports data uploads and analysis, it may not fully replace specialized business intelligence/reporting tools or live data dashboards.

Some features (e.g., very large file uploads, extended context windows, enterprise security) are restricted to high-tier plans/enterprise customers.

Official website Google Play Store (Android) Apple App Store (iOS)

Microsoft Copilot

Microsoft 365 Copilot (often simply “Copilot”) is an AI-enhanced tool by Microsoft that helps users generate content, analyse data, and draft professional-style reports across Microsoft 365 apps. By integrating with applications like Word, Excel, PowerPoint and Teams, Copilot leverages organizational data, large-language models and contextual intelligence to automate document creation, data insights and workflow tasks.

Generates structured documents and reports within Word or PowerPoint, leveraging your data and context.

Performs data analysis in Excel: identifies trends, suggests formulas, creates visuals and summaries.

Enables “chat with your data” experience in Power BI: ask questions about your datasets and get answers or summaries.

Integrates across Microsoft 365 apps using your organization’s data via Microsoft Graph, providing personalized, context-aware responses.

Copilot is not free in full form: access typically requires a Microsoft 365 subscription with Copilot licensing—free consumer version may have limited features.

Requires proper data model preparation (especially in Power BI) to ensure accurate insights; otherwise outputs may be generic or less reliable.

Multilingual support and availability of all features vary by region; some experiences are still in preview and some regions are unsupported.

While powerful, it does not fully replace specialised business-intelligence platforms or guarantee error-free output—human review remains necessary.

Official website

Power BI

Microsoft Power BI is a business intelligence and reporting platform developed by Microsoft that enables organizations to connect to a wide range of data sources, transform and model that data, then generate interactive visuals, dashboards and reports to extract actionable insights. With support for AI-powered features such as natural language Q&A and Smart Narrative, Power BI accelerates report creation and data storytelling.

Connects to 100+ data sources (databases, cloud services, files) and supports data transformation via Power Query.

Built-in AI features: natural-language Q&A, automated insights and Smart Narrative to generate commentary on visuals.

Interactive dashboards and reports with drag-and-drop visuals, real-time analytics, sharing and collaboration via the Power BI Service.

Cross-device support: Desktop app for Windows, web service, and mobile apps for Android/iOS for viewing reports on the go.

The free version (Power BI Desktop / free service) lacks sharing capabilities and has data size/storage limits; full features require paid licensing.

Performance and scalability may degrade with very large datasets or complex models; dataset size limits apply depending on licence.

Steep learning curve for advanced modelling (e.g., DAX formulas, data modelling) and higher-end customisation may require technical expertise.

Real-time collaboration and editing features can be limited compared to other tools; some device responsiveness or custom visual limitations exist.

Official website

Storydoc

Storydoc is a web-based platform that uses generative AI to turn standard documents, slides or reports into interactive, visually engaging narratives. With Storydoc you can create professional-looking reports, pitch decks or impact stories fast—by simply feeding prompts, PDFs or website links—and the system automatically generates layout, visuals, text and brand styling. It also offers tracking and analytic features so you can monitor viewer engagement in real time.

AI-driven report generation: input a prompt, document or website and Storydoc fills slides with content, structure and visuals.

Interactive-friendly output: live charts, embedded videos, forms and content that adapts to mobile devices.

Engagement analytics: track how people read, click and interact with your report or deck to refine your content.

Integrations & personalization: connect to CRMs or data sources, use dynamic variables for personalization, and generate many versions automatically.

While there is a free trial, full-feature access requires a paid subscription (Starter, Pro, Team tiers).

Some users report that the editor or customization options can be slower or more limited than fully manual design tools.

Data-visualisation and input quality still depend on how much relevant source data you provide; blank or placeholder visuals may appear if inputs are insufficient.

Mobile browser experience may vary depending on content complexity (though responsive design is emphasised).

Official website