Tipps zur schnellen Erstellung von Berichten mit KI

KI-gestützte Tools können Tage an Arbeit in Minuten verwandeln, indem sie Datenanalyse und Berichtserstellung automatisieren. Moderne BI-Plattformen nutzen KI, um Rohdaten zu verarbeiten, Muster zu erkennen und nahezu sofort Diagramme und Texte zu erstellen. Durch die Nutzung dieser Funktionen können Sie das Reporting für Ihr Team oder Ihre Stakeholder beschleunigen. Nachfolgend finden Sie praktische Tipps, wie Sie KI für schnelle und zuverlässige Berichte einsetzen.

Zentralisieren und Bereiten Sie Ihre Daten mit KI vor

Sammeln Sie zunächst alle relevanten Daten an einem Ort. Führende KI-gestützte Analyseplattformen (wie IBM Cognos oder Domo) ermöglichen es Ihnen, mehrere Datenquellen in einer einheitlichen Ansicht zu verbinden. Zum Beispiel „integriert Cognos Ihre bestehenden Tools und bringt alle Ihre Daten in ein einziges, einheitliches Dashboard“.

Integriert Ihre bestehenden Tools und bringt alle Ihre Daten in ein einziges, einheitliches Dashboard.

— IBM Cognos Analytics

Dies eliminiert das mühsame manuelle Zusammenführen von Tabellen und Datenbanken. Mit zentralisierten Daten kann KI diese schneller verarbeiten. Der KI-"Agent" der Plattform kann dann komplexe Datensätze aus Vertrieb, Marketing, Finanzen und mehr analysieren und automatisch die wichtigsten Erkenntnisse hervorheben.

Arbeitsablauf zur Datenzentralisierung und -vorbereitung

Visualisierungen und Erkenntnisse automatisch generieren

Verwenden Sie anschließend integrierte KI-Berichtsfunktionen, um Diagramme und Texte automatisch zu erstellen. Tools wie Microsoft Power BIs Quick Reports und IBM Cognos’ KI-Assistent scannen Ihre Daten und schlagen innerhalb von Sekunden Visualisierungen vor.

KI-gestützte automatische Bericht-Visualisierung

Automatisieren Sie Zeitpläne und Vorlagen

Wenn Ihre Daten und Visualisierungen eingerichtet sind, automatisieren Sie Routineaufgaben. Definieren Sie Berichtsvorlagen und planen Sie deren automatische Ausführung. Als Narrative BI-Berichte „beschleunigt die automatisierte Berichtserstellung den Reporting-Prozess“ und „reduziert das Fehler-Risiko, was Zeit spart“.

Vordefinierte Formate reduzieren die Zeit für die Berichtserstellung und sorgen für visuelle Konsistenz bei allen Ergebnissen.

— Narrative BI

Automatisierte Berichtsterminierung und Vorlagenverwaltung

Inhalte mit KI zusammenfassen und straffen

Nutzen Sie KI, um Informationen zu destillieren und klare Texte zu schreiben. Große Sprachmodelle sind hervorragend darin, Daten zusammenzufassen und zu verdichten. Wenn Ihr Bericht beispielsweise lange Analysen oder Besprechungsnotizen enthält, kann eine KI eine prägnante Zusammenfassung erstellen.

KI-Zusammenfassungen ersetzen lange Berichte und Handbücher durch kurze Zusammenfassungen, die die wichtigsten Punkte hervorheben.

— KI-Zusammenfassungsexperte

KI-gestützter Prozess zur Inhaltszusammenfassung

Zusammenarbeit und Überprüfung

Nutzen Sie schließlich moderne Cloud-Plattformen für Teamarbeit, validieren Sie jedoch stets die KI-Ergebnisse. Cloud-basierte BI-Tools ermöglichen Echtzeit-Zusammenarbeit – mehrere Kollegen können den Bericht gleichzeitig ansehen, bearbeiten und kommentieren, um Versionschaos zu vermeiden.

Arbeitsablauf für kollaborative Berichtüberprüfung

Wichtige Erkenntnisse

• Daten verbinden und bereinigen: Zentralisieren Sie Quellen in einem KI-gestützten BI-Tool, um Vorbereitungszeit zu sparen (siehe IBM Cognos Integration).
• KI-Berichtswizards nutzen: Verwenden Sie Tools wie Power BIs Quick-Report-Funktion, um automatisch Diagramme aus Ihren Feldern zu generieren.
• In natürlicher Sprache fragen: Nutzen Sie KI-Assistenten, indem Sie Fragen eingeben (z. B. „zeige Verkaufsentwicklungen des letzten Quartals?“) und sofort Visualisierungen erhalten.
• Mit Vorlagen automatisieren: Speichern Sie Berichtsvorlagen und planen Sie Updates/Verteilungen, damit Berichte automatisch aktualisiert werden.
• Inhalte zusammenfassen: Wenden Sie KI-Zusammenfassungen an, um lange Analysen in kurze Erkenntnisse zu verwandeln.
• Überprüfen und zusammenarbeiten: Nutzen Sie Cloud-Plattformen für Echtzeit-Teamarbeit und validieren Sie stets die KI-Ergebnisse durch menschliche Kontrolle.

Top-KI-Tools für die Berichtserstellung

ChatGPT

ChatGPT is a generative AI application developed by OpenAI that enables users to quickly create professional-style written output—including structured reports—via natural language prompts. By asking ChatGPT to "generate a report on X topic", users can receive a draft document with headings, analysis and narrative in minutes, accessible on web and mobile. It supports multiple languages, multiple models, and offers both free and paid tiers.

Natural-language prompt input for generating structured reports, summaries, narratives.

File uploads and data analysis capabilities (in advanced plans) including spreadsheets, PDFs, and document‐analysis workflows.

Web and mobile access across platforms (browser, iOS, Android) for flexibility.

Multiple subscription tiers (Free, Plus, Pro, Enterprise) with increased context window, faster access, enterprise features.

The free tier is limited in usage (features, model versions, upload size) and advanced capabilities require a paid subscription.

AI-generated content may be inaccurate or include hallucinations—human review is still required.

While it supports data uploads and analysis, it may not fully replace specialized business intelligence/reporting tools or live data dashboards.

Some features (e.g., very large file uploads, extended context windows, enterprise security) are restricted to high-tier plans/enterprise customers.

Official website Google Play Store (Android) Apple App Store (iOS)

Microsoft Copilot

Microsoft 365 Copilot (often simply “Copilot”) is an AI-enhanced tool by Microsoft that helps users generate content, analyse data, and draft professional-style reports across Microsoft 365 apps. By integrating with applications like Word, Excel, PowerPoint and Teams, Copilot leverages organizational data, large-language models and contextual intelligence to automate document creation, data insights and workflow tasks.

Generates structured documents and reports within Word or PowerPoint, leveraging your data and context.

Performs data analysis in Excel: identifies trends, suggests formulas, creates visuals and summaries.

Enables “chat with your data” experience in Power BI: ask questions about your datasets and get answers or summaries.

Integrates across Microsoft 365 apps using your organization’s data via Microsoft Graph, providing personalized, context-aware responses.

Copilot is not free in full form: access typically requires a Microsoft 365 subscription with Copilot licensing—free consumer version may have limited features.

Requires proper data model preparation (especially in Power BI) to ensure accurate insights; otherwise outputs may be generic or less reliable.

Multilingual support and availability of all features vary by region; some experiences are still in preview and some regions are unsupported.

While powerful, it does not fully replace specialised business-intelligence platforms or guarantee error-free output—human review remains necessary.

Official website

Power BI

Microsoft Power BI is a business intelligence and reporting platform developed by Microsoft that enables organizations to connect to a wide range of data sources, transform and model that data, then generate interactive visuals, dashboards and reports to extract actionable insights. With support for AI-powered features such as natural language Q&A and Smart Narrative, Power BI accelerates report creation and data storytelling.

Connects to 100+ data sources (databases, cloud services, files) and supports data transformation via Power Query.

Built-in AI features: natural-language Q&A, automated insights and Smart Narrative to generate commentary on visuals.

Interactive dashboards and reports with drag-and-drop visuals, real-time analytics, sharing and collaboration via the Power BI Service.

Cross-device support: Desktop app for Windows, web service, and mobile apps for Android/iOS for viewing reports on the go.

The free version (Power BI Desktop / free service) lacks sharing capabilities and has data size/storage limits; full features require paid licensing.

Performance and scalability may degrade with very large datasets or complex models; dataset size limits apply depending on licence.

Steep learning curve for advanced modelling (e.g., DAX formulas, data modelling) and higher-end customisation may require technical expertise.

Real-time collaboration and editing features can be limited compared to other tools; some device responsiveness or custom visual limitations exist.

Official website

Storydoc

Storydoc is a web-based platform that uses generative AI to turn standard documents, slides or reports into interactive, visually engaging narratives. With Storydoc you can create professional-looking reports, pitch decks or impact stories fast—by simply feeding prompts, PDFs or website links—and the system automatically generates layout, visuals, text and brand styling. It also offers tracking and analytic features so you can monitor viewer engagement in real time.

AI-driven report generation: input a prompt, document or website and Storydoc fills slides with content, structure and visuals.

Interactive-friendly output: live charts, embedded videos, forms and content that adapts to mobile devices.

Engagement analytics: track how people read, click and interact with your report or deck to refine your content.

Integrations & personalization: connect to CRMs or data sources, use dynamic variables for personalization, and generate many versions automatically.

While there is a free trial, full-feature access requires a paid subscription (Starter, Pro, Team tiers).

Some users report that the editor or customization options can be slower or more limited than fully manual design tools.

Data-visualisation and input quality still depend on how much relevant source data you provide; blank or placeholder visuals may appear if inputs are insufficient.

Mobile browser experience may vary depending on content complexity (though responsive design is emphasised).

Official website