Поради щодо швидкого створення звітів за допомогою ШІ

Інструменти на базі ШІ можуть перетворити дні роботи на хвилини, автоматизуючи аналіз даних і створення звітів. Сучасні платформи BI використовують ШІ для обробки сирих даних, виявлення закономірностей і майже миттєвого створення діаграм і тексту. Використовуючи ці функції, ви можете прискорити звітність для своєї команди або зацікавлених сторін. Нижче наведені практичні поради, як використовувати ШІ для швидких і надійних звітів.

Централізуйте та підготуйте дані за допомогою ШІ

Спершу зберіть усі релевантні дані в одному місці. Провідні аналітичні платформи з підтримкою ШІ (наприклад, IBM Cognos або Domo) дозволяють підключати кілька джерел даних у єдиному вигляді. Наприклад, Cognos «інтегрується з вашими існуючими інструментами, об’єднуючи всі ваші дані в єдину панель керування».

Інтегрується з вашими існуючими інструментами, об’єднуючи всі ваші дані в єдину панель керування.

— IBM Cognos Analytics

Це усуває нудне ручне об’єднання таблиць і баз даних. З централізованими даними ШІ може обробляти їх швидше. «Агент» ШІ платформи може аналізувати складні набори даних у сферах продажів, маркетингу, фінансів тощо, автоматично виявляючи ключові висновки.

Робочий процес централізації та підготовки даних

Автоматично створюйте візуалізації та інсайти

Далі використовуйте вбудовані функції ШІ для автоматичного створення діаграм і текстових описів. Інструменти, як-от Quick Reports у Microsoft Power BI та AI-асистент IBM Cognos, сканують ваші дані і за секунди пропонують візуалізації.

Автоматичне створення візуалізацій звіту за допомогою ШІ

Автоматизуйте розклад і шаблони

Після налаштування даних і візуалізацій автоматизуйте рутинні процеси. Визначте шаблони звітів і налаштуйте їх запуск у автоматичному режимі. Як зазначають у Narrative BI, автоматизоване створення звітів «прискорює процес звітності» і «зменшує ризик помилок, заощаджуючи час».

Попередньо визначені формати зменшують час на створення звітів і забезпечують візуальну послідовність у всіх матеріалах.

— Narrative BI

Автоматизоване планування звітів і керування шаблонами

Підсумовуйте та оптимізуйте контент за допомогою ШІ

Використовуйте ШІ для стислого викладу інформації та написання чітких текстів. Великі мовні моделі чудово справляються з підсумовуванням і конденсацією даних. Наприклад, якщо ваш звіт містить довгі аналізи або нотатки з нарад, ШІ може створити короткий підсумок.

Підсумовування ШІ замінює довгі звіти та інструкції короткими резюме, що виділяють ключові моменти.

— Експерт із підсумовування ШІ

Процес підсумовування контенту за допомогою ШІ

Співпрацюйте та перевіряйте

Нарешті, використовуйте сучасні хмарні платформи для командної роботи, але завжди перевіряйте результати ШІ. Хмарні BI-інструменти дозволяють кільком колегам одночасно переглядати, редагувати та коментувати звіт, уникаючи хаосу версій.

Робочий процес спільної перевірки звітів

Основні висновки

• Підключайте та очищуйте дані: Централізуйте джерела в BI-інструменті з підтримкою ШІ, щоб заощадити час підготовки (див. інтеграцію IBM Cognos).
• Використовуйте майстрів звітів ШІ: Скористайтеся функцією швидких звітів Power BI для автоматичного створення діаграм із ваших полів.
• Задавайте питання простою мовою: Використовуйте AI-асистентів, вводячи запити (наприклад, «покажи тенденції продажів за останній квартал?») для миттєвих візуалізацій.
• Автоматизуйте за допомогою шаблонів: Збережіть шаблони звітів і налаштуйте оновлення та розсилку, щоб звіти оновлювалися автоматично.
• Підсумовуйте контент: Застосовуйте підсумовування ШІ, щоб перетворювати довгі аналізи на короткі інсайти.
• Перевіряйте та співпрацюйте: Використовуйте хмарні платформи для командної роботи і завжди перевіряйте результати ШІ людським контролем.

Найкращі інструменти ШІ для створення звітів

ChatGPT

ChatGPT is a generative AI application developed by OpenAI that enables users to quickly create professional-style written output—including structured reports—via natural language prompts. By asking ChatGPT to "generate a report on X topic", users can receive a draft document with headings, analysis and narrative in minutes, accessible on web and mobile. It supports multiple languages, multiple models, and offers both free and paid tiers.

Natural-language prompt input for generating structured reports, summaries, narratives.

File uploads and data analysis capabilities (in advanced plans) including spreadsheets, PDFs, and document‐analysis workflows.

Web and mobile access across platforms (browser, iOS, Android) for flexibility.

Multiple subscription tiers (Free, Plus, Pro, Enterprise) with increased context window, faster access, enterprise features.

The free tier is limited in usage (features, model versions, upload size) and advanced capabilities require a paid subscription.

AI-generated content may be inaccurate or include hallucinations—human review is still required.

While it supports data uploads and analysis, it may not fully replace specialized business intelligence/reporting tools or live data dashboards.

Some features (e.g., very large file uploads, extended context windows, enterprise security) are restricted to high-tier plans/enterprise customers.

Official website Google Play Store (Android) Apple App Store (iOS)

Microsoft Copilot

Microsoft 365 Copilot (often simply “Copilot”) is an AI-enhanced tool by Microsoft that helps users generate content, analyse data, and draft professional-style reports across Microsoft 365 apps. By integrating with applications like Word, Excel, PowerPoint and Teams, Copilot leverages organizational data, large-language models and contextual intelligence to automate document creation, data insights and workflow tasks.

Generates structured documents and reports within Word or PowerPoint, leveraging your data and context.

Performs data analysis in Excel: identifies trends, suggests formulas, creates visuals and summaries.

Enables “chat with your data” experience in Power BI: ask questions about your datasets and get answers or summaries.

Integrates across Microsoft 365 apps using your organization’s data via Microsoft Graph, providing personalized, context-aware responses.

Copilot is not free in full form: access typically requires a Microsoft 365 subscription with Copilot licensing—free consumer version may have limited features.

Requires proper data model preparation (especially in Power BI) to ensure accurate insights; otherwise outputs may be generic or less reliable.

Multilingual support and availability of all features vary by region; some experiences are still in preview and some regions are unsupported.

While powerful, it does not fully replace specialised business-intelligence platforms or guarantee error-free output—human review remains necessary.

Official website

Power BI

Microsoft Power BI is a business intelligence and reporting platform developed by Microsoft that enables organizations to connect to a wide range of data sources, transform and model that data, then generate interactive visuals, dashboards and reports to extract actionable insights. With support for AI-powered features such as natural language Q&A and Smart Narrative, Power BI accelerates report creation and data storytelling.

Connects to 100+ data sources (databases, cloud services, files) and supports data transformation via Power Query.

Built-in AI features: natural-language Q&A, automated insights and Smart Narrative to generate commentary on visuals.

Interactive dashboards and reports with drag-and-drop visuals, real-time analytics, sharing and collaboration via the Power BI Service.

Cross-device support: Desktop app for Windows, web service, and mobile apps for Android/iOS for viewing reports on the go.

The free version (Power BI Desktop / free service) lacks sharing capabilities and has data size/storage limits; full features require paid licensing.

Performance and scalability may degrade with very large datasets or complex models; dataset size limits apply depending on licence.

Steep learning curve for advanced modelling (e.g., DAX formulas, data modelling) and higher-end customisation may require technical expertise.

Real-time collaboration and editing features can be limited compared to other tools; some device responsiveness or custom visual limitations exist.

Official website

Storydoc

Storydoc is a web-based platform that uses generative AI to turn standard documents, slides or reports into interactive, visually engaging narratives. With Storydoc you can create professional-looking reports, pitch decks or impact stories fast—by simply feeding prompts, PDFs or website links—and the system automatically generates layout, visuals, text and brand styling. It also offers tracking and analytic features so you can monitor viewer engagement in real time.

AI-driven report generation: input a prompt, document or website and Storydoc fills slides with content, structure and visuals.

Interactive-friendly output: live charts, embedded videos, forms and content that adapts to mobile devices.

Engagement analytics: track how people read, click and interact with your report or deck to refine your content.

Integrations & personalization: connect to CRMs or data sources, use dynamic variables for personalization, and generate many versions automatically.

While there is a free trial, full-feature access requires a paid subscription (Starter, Pro, Team tiers).

Some users report that the editor or customization options can be slower or more limited than fully manual design tools.

Data-visualisation and input quality still depend on how much relevant source data you provide; blank or placeholder visuals may appear if inputs are insufficient.

Mobile browser experience may vary depending on content complexity (though responsive design is emphasised).

Official website