使用 AI 快速製作報告的技巧

AI 驅動的工具能將數天的工作縮短為數分鐘，透過自動化資料分析與報告生成。現代 BI 平台利用 AI 來擷取原始資料、發現模式，並幾乎即時產生圖表與文字。善用這些功能，您可以加速為團隊或利害關係人製作報告。以下是利用 AI 快速且可靠製作報告的實用技巧。

使用 AI 集中並準備您的資料

首先，將所有相關資料集中於一處。領先的 AI 強化分析平台（如 IBM Cognos 或 Domo）允許您連接多個資料來源，呈現統一視圖。例如，Cognos「整合您現有的工具，將所有資料匯聚於單一統一的儀表板」。

整合您現有的工具，將所有資料匯聚於單一統一的儀表板。

— IBM Cognos Analytics

這消除了繁瑣的手動合併試算表與資料庫。資料集中後，AI 可以更快處理。平台的 AI「代理人」能自動分析銷售、市場行銷、財務等複雜資料集，並自動呈現關鍵發現。

資料集中與準備工作流程

自動生成視覺化與洞察

接著，使用內建的 AI 報告功能自動建立圖表與敘述。像 Microsoft Power BI 的 快速報告 和 IBM Cognos 的 AI 助理能掃描您的資料，並在數秒內建議視覺化內容。

AI 驅動的自動報告視覺化生成

自動化排程與範本

資料與視覺化設定完成後，自動化例行工作。定義報告範本並排程自動執行。作為 Narrative BI 報告，自動報告生成「加快報告流程」並「降低錯誤風險，節省時間」。

預先定義的格式減少製作報告所花費的時間，並在所有交付物中提供視覺一致性。

— Narrative BI

自動報告排程與範本管理

使用 AI 摘要與精簡內容

利用 AI 提煉資訊並撰寫清晰敘述。大型語言模型擅長摘要與濃縮資料。例如，若報告包含冗長分析或會議紀錄，AI 可生成簡潔摘要。

AI 摘要取代冗長報告與手冊，提供重點突出的精簡摘要。

— AI 摘要專家

AI 驅動的內容摘要流程

協作與驗證

最後，善用現代雲端平台進行團隊合作，但務必驗證 AI 輸出。雲端 BI 工具允許即時協作 — 多位同事可同時檢視、編輯與評論報告，避免版本混亂。

協作報告驗證工作流程

主要重點整理

• 連接並清理資料：在 AI 驅動的 BI 工具中集中資料來源，節省準備時間（參見 IBM Cognos 整合）。
• 使用 AI 報告精靈：利用 Power BI 的快速報告功能，從欄位自動生成圖表。
• 以自然語言提問：透過 AI 助理輸入問題（例如「顯示上季銷售趨勢？」）以獲得即時視覺化。
• 使用範本自動化：儲存報告範本並排程更新與分發，讓報告自動刷新。
• 摘要內容：應用 AI 摘要功能，將冗長分析轉為簡短洞察。
• 審核與協作：利用雲端平台進行即時團隊合作，並始終以人工審核驗證 AI 輸出。

生成報告的頂尖 AI 工具

ChatGPT

由 AI 驅動的報告助理

ChatGPT 是由 OpenAI 開發的生成式 AI 應用程式，能讓使用者透過自然語言提示快速產出專業風格的書面內容，包括結構化報告。只要請 ChatGPT「生成關於 X 主題的報告」，使用者即可在數分鐘內獲得包含標題、分析與敘述的草稿文件，並可在網頁及行動裝置上存取。它支援多種語言、多種模型，並提供免費及付費方案。

使用自然語言提示輸入，生成結構化報告、摘要與敘述。

具備檔案上傳與資料分析功能（進階方案），支援試算表、PDF 及文件分析工作流程。

跨平台網頁與行動裝置存取（瀏覽器、iOS、Android），靈活方便。

多種訂閱方案（免費、Plus、Pro、企業版），提供更大上下文視窗、更快存取速度及企業功能。

免費方案在使用次數（功能、模型版本、上傳大小）上有限制，進階功能需付費訂閱。

AI 生成內容可能不準確或包含幻覺現象，仍需人工審核。

雖支援資料上傳與分析，但可能無法完全取代專業商業智慧／報告工具或即時資料儀表板。

部分功能（如超大檔案上傳、延長上下文視窗、企業安全性）僅限高階方案或企業客戶使用。

Official website Google Play Store (Android) Apple App Store (iOS)

Microsoft Copilot

由 AI 驅動的生產力助理

Microsoft 365 Copilot（通常簡稱為「Copilot」）是微軟推出的 AI 強化工具，協助使用者在 Microsoft 365 應用程式中生成內容、分析資料並撰寫專業風格的報告。透過與 Word、Excel、PowerPoint 及 Teams 等應用程式整合，Copilot 利用組織資料、大型語言模型及情境智慧，自動化文件創建、資料洞察及工作流程任務。

在 Word 或 PowerPoint 中根據您的資料與情境生成結構化文件與報告。

在 Excel 中執行資料分析：識別趨勢、建議公式、製作視覺化圖表與摘要。

在 Power BI 中提供「與資料對話」體驗：針對資料集提問並獲得答案或摘要。

透過 Microsoft Graph 利用組織資料跨 Microsoft 365 應用程式整合，提供個人化且具情境感知的回應。

Copilot 並非完全免費：通常需要具備含 Copilot 授權的 Microsoft 365 訂閱，免費消費者版本功能可能有限。

需要適當的資料模型準備（尤其在 Power BI 中）以確保洞察準確，否則輸出可能較為通用或不夠可靠。

多語言支援與所有功能的可用性因地區而異；部分功能仍處於預覽階段，且部分地區尚未支援。

雖然功能強大，但無法完全取代專業商業智慧平台，也無法保證輸出零錯誤，仍需人工審核。

Official website

Power BI

由 AI 驅動的商業分析工具

Microsoft Power BI 是由微軟開發的商業智慧與報告平台，能讓組織連接多種資料來源，轉換並建模資料，進而產生互動式視覺化、儀表板與報告，以擷取可行的洞察。透過支援自然語言問答與智慧敘述等 AI 功能，Power BI 加速報告製作與數據敘事。

連接超過 100 種資料來源（資料庫、雲端服務、檔案），並透過 Power Query 支援資料轉換。

內建 AI 功能：自然語言問答、自動洞察與智慧敘述，為視覺化生成評論。

互動式儀表板與報告，支援拖放視覺元件、即時分析，並可透過 Power BI 服務分享與協作。

跨裝置支援：Windows 桌面應用程式、網頁服務，以及 Android/iOS 行動應用程式，隨時隨地查看報告。

免費版本（Power BI Desktop / 免費服務）缺乏分享功能，且有資料大小與儲存限制；完整功能需付費授權。

面對極大資料集或複雜模型時，效能與擴充性可能下降；資料集大小限制依授權而異。

進階建模（如 DAX 公式、資料建模）學習曲線陡峭，高階自訂可能需技術專業。

即時協作與編輯功能較其他工具有限，部分裝置相容性或自訂視覺元件存在限制。

Official website

Storydoc

由 AI 驅動的互動式報告

Storydoc 是一個基於網頁的平台，利用生成式 AI 將標準文件、簡報或報告轉換成互動且視覺吸引人的敘事內容。使用 Storydoc，您只需輸入提示、PDF 或網站連結，即可快速製作專業外觀的報告、提案簡報或影響力故事，系統會自動生成版面、視覺元素、文字及品牌風格。它還提供追蹤與分析功能，讓您能即時監控觀眾的互動情況。

AI 驅動的報告生成：輸入提示、文件或網站，Storydoc 自動填充簡報內容、結構與視覺元素。

互動友好輸出：支援即時圖表、嵌入影片、表單及適應行動裝置的內容。

互動分析：追蹤讀者如何閱讀、點擊及互動您的報告或簡報，優化內容。

整合與個人化：連接 CRM 或資料來源，使用動態變數進行個人化，並自動生成多版本。

雖然提供免費試用，但完整功能需付費訂閱（入門、專業、團隊方案）。

部分使用者反映編輯器或自訂選項較手動設計工具慢或有限。

資料視覺化與輸入品質仍依賴您提供的相關原始資料；若輸入不足，可能出現空白或預設視覺元素。

行動瀏覽器體驗可能因內容複雜度而異（但強調響應式設計）。

Official website