Mẹo tạo báo cáo nhanh với AI

Các công cụ hỗ trợ bởi AI có thể biến công việc kéo dài hàng ngày thành chỉ vài phút bằng cách tự động hóa phân tích dữ liệu và tạo báo cáo. Các nền tảng BI hiện đại sử dụng AI để tiếp nhận dữ liệu thô, phát hiện các mẫu và tạo biểu đồ cùng văn bản gần như ngay lập tức. Bằng cách tận dụng các tính năng này, bạn có thể tăng tốc báo cáo cho nhóm hoặc các bên liên quan. Dưới đây là những mẹo thực tiễn để khai thác AI tạo báo cáo nhanh và đáng tin cậy.

Tập trung và Chuẩn bị Dữ liệu với AI

Đầu tiên, thu thập tất cả dữ liệu liên quan vào một nơi. Các nền tảng phân tích nâng cao AI hàng đầu (như IBM Cognos hoặc Domo) cho phép bạn kết nối nhiều nguồn dữ liệu trong một giao diện thống nhất. Ví dụ, Cognos "tích hợp với các công cụ hiện có của bạn, đưa tất cả dữ liệu vào một bảng điều khiển duy nhất và thống nhất".

Tích hợp với các công cụ hiện có của bạn, đưa tất cả dữ liệu vào một bảng điều khiển duy nhất và thống nhất.

— IBM Cognos Analytics

Điều này loại bỏ việc hợp nhất thủ công các bảng tính và cơ sở dữ liệu tẻ nhạt. Khi dữ liệu được tập trung, AI có thể xử lý nhanh hơn. "Đại lý" AI của nền tảng có thể phân tích các bộ dữ liệu phức tạp về bán hàng, marketing, tài chính và nhiều lĩnh vực khác, tự động đưa ra các phát hiện chính.

Quy trình tập trung và chuẩn bị dữ liệu

Tự động Tạo Hình ảnh và Thông tin

Tiếp theo, sử dụng các tính năng báo cáo AI tích hợp để tự động tạo biểu đồ và nội dung mô tả. Các công cụ như Báo cáo Nhanh của Microsoft Power BI và trợ lý AI của IBM Cognos quét dữ liệu và đề xuất hình ảnh chỉ trong vài giây.

Tạo hình ảnh báo cáo tự động bằng AI

Tự động Lập lịch và Mẫu báo cáo

Khi dữ liệu và hình ảnh đã sẵn sàng, hãy tự động hóa các công việc thường xuyên. Định nghĩa mẫu báo cáo và lên lịch chạy tự động. Với báo cáo Narrative BI, tự động tạo báo cáo "tăng tốc quá trình báo cáo" và "giảm rủi ro sai sót, tiết kiệm thời gian".

Các định dạng được xác định trước giúp giảm thời gian tạo báo cáo và mang lại sự nhất quán về hình ảnh trên tất cả sản phẩm.

— Narrative BI

Quy trình lập lịch và quản lý mẫu báo cáo tự động

Tóm tắt và Tinh giản Nội dung với AI

Sử dụng AI để chắt lọc thông tin và viết các đoạn văn rõ ràng. Các mô hình ngôn ngữ lớn rất giỏi trong việc tóm tắt và cô đọng dữ liệu. Ví dụ, nếu báo cáo của bạn bao gồm phân tích dài hoặc ghi chú cuộc họp, AI có thể tạo ra bản tóm tắt ngắn gọn.

Tóm tắt AI thay thế các báo cáo và tài liệu dài bằng các bản tóm tắt ngắn gọn làm nổi bật các điểm chính.

— Chuyên gia Tóm tắt AI

Quy trình tóm tắt nội dung bằng AI

Hợp tác và Xác minh

Cuối cùng, tận dụng các nền tảng đám mây hiện đại để làm việc nhóm, nhưng luôn kiểm tra kỹ kết quả AI. Các công cụ BI dựa trên đám mây cho phép cộng tác thời gian thực — nhiều đồng nghiệp có thể xem, chỉnh sửa và bình luận trên báo cáo cùng lúc, tránh hỗn loạn phiên bản.

Quy trình hợp tác và xác minh báo cáo

Những điểm chính cần nhớ

• Kết nối và làm sạch dữ liệu: Tập trung các nguồn trong công cụ BI hỗ trợ AI để tiết kiệm thời gian chuẩn bị (xem tích hợp IBM Cognos).
• Sử dụng trợ lý báo cáo AI: Tận dụng các công cụ như tính năng báo cáo nhanh của Power BI để tự động tạo biểu đồ từ các trường dữ liệu.
• Đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên: Sử dụng trợ lý AI bằng cách gõ câu hỏi (ví dụ "hiển thị xu hướng bán hàng quý trước?") để nhận hình ảnh ngay lập tức.
• Tự động hóa với mẫu báo cáo: Lưu mẫu báo cáo và lên lịch cập nhật/phân phối để báo cáo được làm mới tự động.
• Tóm tắt nội dung: Áp dụng tóm tắt AI để biến các phân tích dài thành những thông tin ngắn gọn.
• Xem xét và hợp tác: Sử dụng nền tảng đám mây để làm việc nhóm thời gian thực, và luôn xác thực kết quả AI bằng kiểm tra của con người.

Các công cụ AI hàng đầu cho tạo báo cáo

ChatGPT

Trợ lý báo cáo sử dụng AI

ChatGPT là một ứng dụng AI tạo sinh do OpenAI phát triển, cho phép người dùng nhanh chóng tạo ra các văn bản phong cách chuyên nghiệp—bao gồm các báo cáo có cấu trúc—thông qua các lệnh ngôn ngữ tự nhiên. Bằng cách yêu cầu ChatGPT "tạo báo cáo về chủ đề X", người dùng có thể nhận được bản nháp tài liệu với các tiêu đề, phân tích và phần mô tả chỉ trong vài phút, truy cập được trên web và thiết bị di động. Nó hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, nhiều mô hình, và cung cấp cả phiên bản miễn phí lẫn trả phí.

Nhập lệnh bằng ngôn ngữ tự nhiên để tạo báo cáo có cấu trúc, tóm tắt, mô tả.

Khả năng tải lên tập tin và phân tích dữ liệu (trong các gói nâng cao) bao gồm bảng tính, PDF và quy trình phân tích tài liệu.

Truy cập trên web và di động đa nền tảng (trình duyệt, iOS, Android) linh hoạt.

Nhiều gói đăng ký (Miễn phí, Plus, Pro, Doanh nghiệp) với cửa sổ ngữ cảnh mở rộng, truy cập nhanh hơn, tính năng doanh nghiệp.

Gói miễn phí bị giới hạn về mức sử dụng (tính năng, phiên bản mô hình, kích thước tải lên) và các khả năng nâng cao yêu cầu đăng ký trả phí.

Nội dung do AI tạo có thể không chính xác hoặc có ảo tưởng—vẫn cần người kiểm tra lại.

Mặc dù hỗ trợ tải lên và phân tích dữ liệu, nó có thể không hoàn toàn thay thế các công cụ báo cáo/kinh doanh chuyên biệt hoặc bảng điều khiển dữ liệu trực tiếp.

Một số tính năng (ví dụ: tải lên tập tin rất lớn, cửa sổ ngữ cảnh mở rộng, bảo mật doanh nghiệp) chỉ dành cho các gói cao cấp/khách hàng doanh nghiệp.

Official website Google Play Store (Android) Apple App Store (iOS)

Microsoft Copilot

Trợ lý năng suất được hỗ trợ bởi AI

Microsoft 365 Copilot (thường gọi đơn giản là “Copilot”) là công cụ được Microsoft nâng cấp bằng AI giúp người dùng tạo nội dung, phân tích dữ liệu và soạn thảo báo cáo chuyên nghiệp trên các ứng dụng Microsoft 365. Bằng cách tích hợp với các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint và Teams, Copilot tận dụng dữ liệu tổ chức, mô hình ngôn ngữ lớn và trí tuệ ngữ cảnh để tự động hóa việc tạo tài liệu, phân tích dữ liệu và các tác vụ quy trình làm việc.

Tạo tài liệu và báo cáo có cấu trúc trong Word hoặc PowerPoint, tận dụng dữ liệu và ngữ cảnh của bạn.

Thực hiện phân tích dữ liệu trong Excel: nhận diện xu hướng, gợi ý công thức, tạo biểu đồ và tóm tắt.

Cho phép trải nghiệm “trò chuyện với dữ liệu” trong Power BI: đặt câu hỏi về bộ dữ liệu và nhận câu trả lời hoặc tóm tắt.

Tích hợp trên các ứng dụng Microsoft 365 sử dụng dữ liệu tổ chức qua Microsoft Graph, cung cấp phản hồi cá nhân hóa, nhận biết ngữ cảnh.

Copilot không hoàn toàn miễn phí: truy cập thường yêu cầu đăng ký Microsoft 365 có giấy phép Copilot — phiên bản miễn phí dành cho người tiêu dùng có thể bị giới hạn tính năng.

Cần chuẩn bị mô hình dữ liệu đúng cách (đặc biệt trong Power BI) để đảm bảo kết quả chính xác; nếu không, kết quả có thể chung chung hoặc kém tin cậy.

Hỗ trợ đa ngôn ngữ và tính năng đầy đủ thay đổi theo khu vực; một số trải nghiệm vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm và một số khu vực chưa được hỗ trợ.

Mặc dù mạnh mẽ, Copilot không thay thế hoàn toàn các nền tảng phân tích kinh doanh chuyên biệt hoặc đảm bảo kết quả không lỗi — vẫn cần có sự kiểm tra của con người.

Official website

Power BI

Công cụ phân tích kinh doanh được hỗ trợ bởi AI

Microsoft Power BI là nền tảng báo cáo và trí tuệ kinh doanh do Microsoft phát triển, cho phép các tổ chức kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, chuyển đổi và mô hình hóa dữ liệu đó, sau đó tạo ra các hình ảnh tương tác, bảng điều khiển và báo cáo để khai thác các thông tin có thể hành động. Với các tính năng hỗ trợ AI như hỏi đáp bằng ngôn ngữ tự nhiên và Smart Narrative, Power BI giúp tăng tốc quá trình tạo báo cáo và kể chuyện dữ liệu.

Kết nối với hơn 100 nguồn dữ liệu (cơ sở dữ liệu, dịch vụ đám mây, tập tin) và hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu qua Power Query.

Tính năng AI tích hợp: hỏi đáp bằng ngôn ngữ tự nhiên, phân tích tự động và Smart Narrative để tạo bình luận trên hình ảnh.

Bảng điều khiển và báo cáo tương tác với hình ảnh kéo-thả, phân tích thời gian thực, chia sẻ và cộng tác qua dịch vụ Power BI.

Hỗ trợ đa thiết bị: ứng dụng desktop cho Windows, dịch vụ web và ứng dụng di động cho Android/iOS để xem báo cáo mọi lúc mọi nơi.

Phiên bản miễn phí (Power BI Desktop / dịch vụ miễn phí) không có khả năng chia sẻ và giới hạn kích thước/dung lượng dữ liệu; các tính năng đầy đủ yêu cầu cấp phép trả phí.

Hiệu năng và khả năng mở rộng có thể giảm khi xử lý bộ dữ liệu rất lớn hoặc mô hình phức tạp; giới hạn kích thước bộ dữ liệu tùy theo loại giấy phép.

Đường cong học tập cao cho mô hình nâng cao (ví dụ: công thức DAX, mô hình dữ liệu) và tùy chỉnh cao cấp có thể đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật.

Tính năng cộng tác và chỉnh sửa thời gian thực có thể hạn chế so với các công cụ khác; có một số giới hạn về khả năng phản hồi trên thiết bị hoặc hình ảnh tùy chỉnh.

Official website

Storydoc

Báo cáo tương tác được hỗ trợ bởi AI

Storydoc là nền tảng web sử dụng AI tạo sinh để biến các tài liệu, slide hoặc báo cáo tiêu chuẩn thành những câu chuyện tương tác, hấp dẫn về mặt hình ảnh. Với Storydoc, bạn có thể nhanh chóng tạo các báo cáo chuyên nghiệp, bộ trình bày thuyết trình hoặc câu chuyện tác động—chỉ cần nhập lệnh, PDF hoặc liên kết website—hệ thống sẽ tự động tạo bố cục, hình ảnh, văn bản và phong cách thương hiệu. Nó cũng cung cấp các tính năng theo dõi và phân tích để bạn giám sát mức độ tương tác của người xem theo thời gian thực.

Tạo báo cáo dựa trên AI: nhập lệnh, tài liệu hoặc website và Storydoc sẽ điền nội dung, cấu trúc và hình ảnh vào các slide.

Đầu ra thân thiện tương tác: biểu đồ trực tiếp, video nhúng, biểu mẫu và nội dung thích ứng với thiết bị di động.

Phân tích tương tác: theo dõi cách người dùng đọc, nhấp và tương tác với báo cáo hoặc bộ trình bày để cải thiện nội dung.

Tích hợp & cá nhân hóa: kết nối với CRM hoặc nguồn dữ liệu, sử dụng biến động để cá nhân hóa và tự động tạo nhiều phiên bản.

Mặc dù có bản dùng thử miễn phí, truy cập đầy đủ tính năng yêu cầu đăng ký trả phí (các gói Starter, Pro, Team).

Một số người dùng phản ánh trình chỉnh sửa hoặc tùy chọn tùy biến có thể chậm hơn hoặc hạn chế hơn so với các công cụ thiết kế thủ công hoàn toàn.

Chất lượng hình ảnh dữ liệu và đầu vào vẫn phụ thuộc vào lượng dữ liệu nguồn phù hợp bạn cung cấp; hình ảnh trống hoặc giữ chỗ có thể xuất hiện nếu đầu vào không đủ.

Trải nghiệm trình duyệt trên thiết bị di động có thể khác nhau tùy theo độ phức tạp nội dung (mặc dù thiết kế đáp ứng được nhấn mạnh).

Official website