人工智慧已迅速融入日常辦公軟體，協助自動化例行工作並提升生產力。例如，一份產業報告指出，使用 AI 工具的員工生產力感受提升了 90%，平均每週節省 3.6 小時。
現今的辦公套件與協作應用程式提供 AI 助理，協助撰寫文本、分析資料、排程、會議轉錄等功能。
以下清單列出十款領先的 AI 工具，幫助辦公人員更聰明地工作，而非更辛苦。
Microsoft 365 Copilot
微軟的 Copilot將生成式 AI 直接整合進 Word、Excel、Outlook 和 Teams 等 Office 應用程式。由大型語言模型（GPT-4/5）驅動，Copilot 能在 Word 中草擬文件、在 Excel 建議複雜公式、在 Outlook 撰寫或摘要電子郵件，甚至自動回顧 Teams 會議內容。
這些 AI 功能利用您組織的資料（透過 Microsoft Graph）來量身打造結果，使 Copilot 成為熟悉的 Office 介面中多功能的寫作、分析與溝通助理。
Google Workspace AI (Gemini)
Google 已將 AI（其 Gemini 模型）整合至 Workspace 工具中。在 Gmail 和 Google 文件中，「幫我寫」功能可協助撰寫或潤飾文字，「幫我創作」則能在簡報和試算表中生成圖片或數據圖表。
Google Meet 甚至能自動擷取會議記錄，而新推出的「Workspace Flows」工具讓使用者建立 AI 驅動的自動化流程，處理重複性任務。
簡言之，Gemini AI 置於 Gmail、文件、試算表、簡報與雲端硬碟的側邊欄，提供情境感知的寫作協助與資料分析，融入您日常使用的應用程式中。
Slack GPT (Slack 內建 AI)
Slack 的 AI 功能（常稱為 Slack GPT）利用生成模型簡化團隊溝通。內建於 Slack 介面中，AI 能摘要頻道與即時討論，讓您一鍵掌握討論重點。
例如，您可以請 AI 加入語音通話，並即時產生會議筆記或待辦事項。
Slack 的 AI 也能調整訊息語氣、即時翻譯對話，甚至自動生成回覆。簡言之，Slack 的 AI 就像數位同事，透過將冗長討論濃縮成簡潔摘要，並處理例行寫作任務，節省您的時間。
Notion AI
Notion AI 整合於 Notion 工作區（文件、維基、專案看板等），提供一站式 AI 助理。它能自動化會議記錄、生成與編輯文件、翻譯內容，並根據提示填充資料庫。
例如，Notion AI 可進行「深度研究」主題，草擬詳細報告，建議寫作改進，或根據提示自動填滿數百列資料。
由於它是 Notion 工作區的一部分，您的團隊能在管理專案、記錄筆記與分享知識時，同時利用這些 AI 工具。
OpenAI ChatGPT (GPT-4o)
OpenAI 的 ChatGPT已發展成功能完整的助理。最新的 ChatGPT (GPT-4o) 支援文字、圖片、音訊與影片輸入。它能撰寫或激發創意內容、除錯程式碼、分析文件（如 PDF 或試算表），甚至按需生成設計。
實務上，許多辦公人員使用 ChatGPT 草擬電子郵件與報告、摘要冗長文件，或協助資料分析與計算。
其直覺式聊天介面讓您輕鬆提出複雜且具情境的問題。（小提示：您也可以將 ChatGPT 與 Zapier 等工具整合，自動化跨應用程式的任務。）
Otter.ai
Otter.ai是一款 AI 會議助理，能即時產生會議文字稿、摘要與待辦事項。當您邀請 Otter 參與通話（Zoom、Teams 等），它會提供高準確度的即時文字轉錄，並在會後生成簡潔的會議摘要。
Otter 的 AI「會議代理人」甚至會自動標示重點並指派任務。
使用 Otter 的團隊報告節省約三分之一的時間，因為 Otter 將每次語音對話轉成可搜尋的筆記與後續事項，就像擁有一位不遺漏細節的執行助理。
Fireflies.ai
Fireflies.ai是另一款會議 AI 助理。它能加入音訊與視訊通話，實時錄音、轉錄並摘要會議內容。每場會議結束後，Fireflies 會產生詳細的重點筆記，自動擷取待辦事項，並允許您透過關鍵字搜尋過往對話。
它支援超過 100 種語言，甚至能辨識講者身分。
許多企業利用 Fireflies 將會議資料匯入 CRM 或專案工具：例如銷售通話結束後，Fireflies 可自動更新 Salesforce，提供關鍵見解與後續步驟。簡言之，Fireflies 為您的團隊打造每次討論的「完美記憶」。
Canva Magic Studio
Canva 的 Magic Studio是一個 AI 驅動的設計平台，用於製作簡報、社群媒體圖像與文件。它提供 Magic Write（AI 文字生成器）與 Magic Design（將想法秒轉為客製化版面），還有 AI 影像與影片生成工具。
舉例來說，您可以輸入文字提示，立即獲得插圖或背景圖片，或輸入段落，讓 Magic Write 建議重點條列與標題。
這些功能皆整合於 Canva 熟悉的編輯器中，讓團隊能快速利用 AI 協助原型設計簡報或圖像。簡言之，Canva Magic Studio 將創意 AI 直接帶入您的設計流程。
DeepL Translator & Write
DeepL提供 AI 驅動的語言工具，適合全球團隊使用。其核心產品是一款高精準度翻譯器，能在 30 多種語言間轉換文件（Word、PPT、Excel 等）。
DeepL 也提供「DeepL Write」，這是一款建議更佳措辭、文法與風格的助理。
例如，DeepL 的 Word 外掛讓您一鍵翻譯報告，並利用智慧 AI 建議優化措辭。由於 DeepL 的 AI 專注於語意細節，翻譯結果通常比一般工具更自然流暢。
實務上，企業利用 DeepL 確保跨國團隊準確理解報告與郵件內容，提升溝通與生產力。
Reclaim.ai (AI 行程排程器)
Reclaim.ai是一款 AI 驅動的行事曆應用，能自動安排任務、習慣、會議與休息時間，優化您的時間運用。您設定目標（如「每日 2 小時專注時間」），Reclaim 會在您的 Google 或 Outlook 行事曆中重新調整事件以達成目標。
該公司自稱為「團隊首選 AI 排程工具」。
實際上，Reclaim 就像 AI 助理，尋找最佳時間空檔，自動排定任務，建議跨時區最佳會議時間，甚至預留緩衝休息時間。
透過將行事曆與優先事項對齊，Reclaim 幫助辦公人員每週找回數小時，專注於最重要的工作。
>>> 您可能需要：
總結，新一代 AI 辦公工具讓日常工作更快速、更智慧。從整合於辦公套件的助理（Microsoft Copilot、Google Gemini）到專門應用（Otter.ai 會議助理、Canva 設計工具），這些工具自動化繁瑣工作，讓您專注於重要任務。
上述每款工具都將 AI 融入熟悉的工作流程中——無論是撰寫郵件、安排會議、分析資料或製作簡報——幫助辦公團隊在更短時間內達成更多成果。
