人工智能迅速融入日常辦公軟件，協助自動化例行工作並提升生產力。例如，一份行業報告指出，使用人工智能工具的員工生產力感受提升了90%，平均每週節省3.6小時。
現今的辦公套件和協作應用程式提供人工智能助理，協助撰寫文本、分析數據、安排日程、會議記錄等功能。
以下列表介紹十款領先的人工智能工具，幫助辦公人員更聰明地工作，而非更辛苦。
Microsoft 365 Copilot
微軟的Copilot將生成式人工智能直接整合到 Word、Excel、Outlook 和 Teams 等 Office 應用程式中。由大型語言模型（GPT-4/5）驅動，Copilot 能在 Word 中草擬文件、在 Excel 中建議複雜公式、在 Outlook 中撰寫或總結電郵，甚至自動回顧 Teams 會議內容。
這些人工智能功能利用貴組織的數據（透過 Microsoft Graph）來定制結果，使 Copilot 成為熟悉的 Office 界面中多功能的寫作、分析和溝通助理。
Google Workspace AI (Gemini)
Google 已將人工智能（其 Gemini 模型）整合到 Workspace 工具中。在 Gmail 和 Google Docs 中，「幫我寫」功能可撰寫或優化文本，「幫我創作」則能在 Slides 和 Sheets 中生成圖片或數據驅動的圖表。
Google Meet 甚至能自動捕捉會議記錄，而新推出的「Workspace Flows」工具讓用戶建立人工智能驅動的自動化流程，處理重複性任務。
簡言之，Gemini AI 置於 Gmail、Docs、Sheets、Slides 和 Drive 的側邊欄，提供上下文感知的寫作協助和數據分析，融入你已習慣使用的應用程式中。
Slack GPT (Slack 內的人工智能)
Slack 的人工智能功能（通常稱為 Slack GPT）利用生成模型簡化團隊溝通。內置於 Slack 界面，人工智能能總結頻道和小組討論，讓你一鍵掌握討論重點。
例如，你可以請人工智能加入語音通話，並在會後即時生成會議記錄或行動項目。
Slack 的人工智能還能根據需求調整訊息語氣或翻譯對話，甚至自動生成回覆。實質上，Slack 的人工智能就像數碼同事，透過將冗長討論濃縮成簡潔摘要及處理例行寫作任務，節省大量時間。
Notion AI
Notion AI 內置於 Notion 工作區（文件、維基、項目看板等），提供一站式人工智能助理。它能自動生成會議記錄、撰寫及編輯文件、翻譯內容，並根據相關條目填充資料庫。
例如，Notion AI 可「深入研究」主題以草擬詳細報告，建議改進寫作，或根據提示自動填充數百行表格。
由於它是 Notion 工作區的一部分，團隊可在管理項目、記錄筆記及分享知識時，同時利用這些人工智能工具。
OpenAI ChatGPT (GPT-4o)
OpenAI 的ChatGPT已發展成功能全面的助理。最新版本 ChatGPT (GPT-4o) 支援文字、圖片、音頻及視頻輸入。它能撰寫或腦力激盪內容、除錯程式碼、分析文件（如 PDF 或試算表），甚至按需生成設計。
實際上，許多辦公人員利用 ChatGPT 草擬電郵和報告、總結長篇文件，或協助數據分析和計算。
其直觀的聊天介面讓用戶輕鬆提出複雜且具上下文的問題。（提示：你亦可將 ChatGPT 與 Zapier 等工具整合，自動化跨應用程式的任務。）
Otter.ai
Otter.ai是一款人工智能會議助理，能即時生成會議文字記錄、摘要及行動項目。當你邀請 Otter 參與通話（Zoom、Teams 等），它會提供高準確度的即時文字轉錄，並在會後生成簡潔的會議摘要。
Otter 的人工智能「會議代理」甚至會自動標記重點並分配任務。
使用 Otter 的團隊報告稱節省約三分之一時間，因為 Otter 將每次語音對話轉化為可搜尋的筆記和後續事項，就像擁有一位永不遺漏細節的行政助理。
Fireflies.ai
Fireflies.ai是另一款會議人工智能助手。它能加入音頻及視頻通話，實時錄音、轉錄及總結。每次會議結束後，Fireflies 會生成詳細的重點筆記，自動提取行動項目，並允許你通過關鍵字搜尋過往對話。
它支援超過100種語言，甚至能識別講話者。
許多公司利用 Fireflies 將會議數據輸入 CRM 或項目管理工具：例如，銷售通話結束後，Fireflies 可自動更新 Salesforce，記錄關鍵見解及後續步驟。簡言之，Fireflies 為你的團隊提供每次討論的「完美記憶」。
Canva Magic Studio
Canva 的Magic Studio是一個由人工智能驅動的設計平台，用於製作簡報、社交媒體圖像及文件。它提供 Magic Write（人工智能文本生成器）和 Magic Design（將想法秒變自訂版面），以及人工智能圖片和視頻生成工具。
例如，你可以輸入文字提示，立即獲得插圖或背景圖片，或輸入段落，Magic Write 會建議重點項目和標題。
這些功能都整合在 Canva 熟悉的編輯器中，讓團隊能快速利用人工智能協助原型設計幻燈片或圖像。簡言之，Canva Magic Studio 將創意人工智能直接帶入你的設計流程。
DeepL Translator & Write
DeepL為全球團隊提供人工智能語言工具。其核心產品是一款高準確度翻譯器，能在30多種語言間轉換文件（Word、PPT、Excel 等）。
DeepL 還提供「DeepL Write」，這是一款建議更佳措辭、語法和風格的助理。
例如，DeepL 的 Word 外掛讓你一鍵翻譯報告，然後利用智能人工智能建議優化措辭。由於 DeepL 的人工智能針對細微差別進行調校，翻譯結果通常比一般工具更自然流暢。
實務上，企業利用 DeepL 確保跨境團隊準確理解報告和電郵內容，提升溝通效率和生產力。
Reclaim.ai (AI 排程助手)
Reclaim.ai是一款由人工智能驅動的日曆應用，能自動安排任務、習慣、會議及休息時間，優化你的時間管理。你設定目標（如「每日2小時專注時間」），Reclaim 會在你的 Google 或 Outlook 日曆中重新調整事件以達成目標。
該公司自稱為團隊的「#1 人工智能排程工具」。
實際上，Reclaim 就像一位人工智能助理，尋找最佳時間段：自動將任務排入空檔，建議跨時區最佳會議時間，甚至預留緩衝休息時間。
透過將日曆與優先事項對齊，Reclaim 幫助辦公人員每週挽回數小時，專注於最重要的工作。
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總結，新一代人工智能辦公工具讓日常工作更快更智能。從 Office 套件內建助理（Microsoft Copilot、Google Gemini）到專門應用（Otter.ai 用於會議、Canva 用於設計），這些工具自動化繁瑣工作，讓你專注於重要任務。
上述每款工具都將人工智能融入熟悉的工作流程——無論是撰寫電郵、安排會議、分析數據還是製作簡報——助力辦公團隊以更短時間達成更多成果。
