ปัญญาประดิษฐ์ ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของซอฟต์แวร์สำนักงานในชีวิตประจำวันอย่างรวดเร็ว ช่วยทำงานที่ซ้ำซ้อนโดยอัตโนมัติและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ตัวอย่างเช่น รายงานในอุตสาหกรรมหนึ่งพบว่าพนักงานที่ใช้เครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย AI มีแนวโน้มรู้สึกว่าทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นถึง 90% โดยประหยัดเวลาเฉลี่ย 3.6 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

ชุดโปรแกรมสำนักงานและแอปพลิเคชันสำหรับการทำงานร่วมกันในปัจจุบันมีผู้ช่วย AI สำหรับร่างข้อความ วิเคราะห์ข้อมูล จัดตารางเวลา ถอดความการประชุม และอื่นๆ อีกมากมาย

รายการต่อไปนี้เน้นเครื่องมือ AI ชั้นนำ 10 รายการที่ช่วยให้พนักงานสำนักงานทำงานอย่างชาญฉลาดมากขึ้น ไม่ใช่ทำงานหนักขึ้น

Microsoft 365 Copilot

Microsoft Copilot นำ AI สร้างสรรค์มาใช้โดยตรงในแอป Office เช่น Word, Excel, Outlook และ Teams โดยใช้โมเดลภาษาใหญ่ (GPT-4/5) Copilot สามารถร่างเอกสารใน Word แนะนำสูตรคำนวณซับซ้อนใน Excel เขียนหรือสรุปอีเมลใน Outlook และแม้แต่สรุปการประชุมใน Teams โดยอัตโนมัติ

ฟีเจอร์ AI เหล่านี้ใช้ข้อมูลขององค์กรคุณ (ผ่าน Microsoft Graph) เพื่อปรับผลลัพธ์ให้เหมาะสม ทำให้ Copilot เป็นผู้ช่วยอเนกประสงค์สำหรับการเขียน การวิเคราะห์ และการสื่อสารภายในอินเทอร์เฟซ Office ที่คุ้นเคย

Google Workspace AI (Gemini)

Google ได้นำ AI (โมเดล Gemini) มาใช้ในเครื่องมือ Workspace ต่างๆ ใน Gmail และ Google Docs ฟีเจอร์อย่าง “ช่วยเขียน” สามารถร่างหรือปรับปรุงข้อความ และ “ช่วยสร้าง” สามารถสร้างภาพหรือแผนภูมิที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลใน Slides และ Sheets

Google Meet ยังสามารถบันทึกบันทึกการประชุมโดยอัตโนมัติ ขณะที่เครื่องมือใหม่ “Workspace Flows” ช่วยให้ผู้ใช้สร้างระบบอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI สำหรับงานซ้ำซ้อน

โดยสรุป AI Gemini จะอยู่ในแถบด้านข้างของ Gmail, Docs, Sheets, Slides และ Drive เสนอความช่วยเหลือในการเขียนที่เข้าใจบริบทและการวิเคราะห์ข้อมูลภายในแอปที่คุณใช้อยู่แล้ว

Slack GPT (AI in Slack)

ฟีเจอร์ AI ของ Slack (ที่มักเรียกว่า Slack GPT) ใช้โมเดลสร้างสรรค์เพื่อช่วยให้การสื่อสารในทีมราบรื่นขึ้น ฝังอยู่ในอินเทอร์เฟซของ Slack AI สามารถสรุปช่องทางและการประชุมย่อยเพื่อให้คุณติดตามการสนทนาได้ด้วยคลิกเดียว

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขอให้ AI เข้าร่วมการโทรด้วยเสียงและสร้างบันทึกหรือรายการงานทันทีหลังจากนั้น

AI ของ Slack ยังสามารถปรับโทนข้อความหรือแปลบทสนทนาได้ตามต้องการ และแม้แต่สร้างคำตอบอัตโนมัติ โดยสรุป AI ของ Slack ทำหน้าที่เหมือนเพื่อนร่วมงานดิจิทัล ช่วยประหยัดเวลาโดยสรุปข้อความยาวๆ ให้เป็นสาระสำคัญและจัดการงานเขียนที่ซ้ำซ้อนได้

Notion AI

Notion AI ถูกฝังอยู่ในพื้นที่ทำงานของ Notion (เอกสาร, วิกิ, บอร์ดโครงการ ฯลฯ) และเป็นผู้ช่วย AI ครบวงจร สามารถทำบันทึกการประชุมโดยอัตโนมัติ สร้างและแก้ไขเอกสาร แปลเนื้อหา และเติมข้อมูลในฐานข้อมูลด้วยรายการที่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่างเช่น Notion AI สามารถ “วิจัยเชิงลึก” หัวข้อเพื่อร่างรายงานละเอียด แนะนำการปรับปรุงงานเขียน หรือเติมข้อมูลหลายร้อยแถวในตารางตามคำสั่ง

เนื่องจากเป็นส่วนหนึ่งของพื้นที่ทำงาน Notion ทีมของคุณจึงสามารถใช้เครื่องมือ AI เหล่านี้ขณะบริหารโครงการ จดบันทึก และแบ่งปันความรู้ในที่เดียวกัน

OpenAI ChatGPT (GPT-4o)

OpenAI ChatGPT ได้พัฒนาเป็นผู้ช่วยที่มีฟีเจอร์ครบถ้วน ChatGPT รุ่นล่าสุด (GPT-4o) รองรับการป้อนข้อมูลทั้งข้อความ ภาพ เสียง และวิดีโอ สามารถเขียนหรือระดมความคิด สแกนโค้ด วิเคราะห์เอกสาร (เช่น PDF หรือสเปรดชีต) และแม้แต่สร้างดีไซน์ตามคำขอ

ในทางปฏิบัติ พนักงานสำนักงานจำนวนมากใช้ ChatGPT เพื่อร่างอีเมลและรายงาน สรุปเอกสารยาว หรือขอความช่วยเหลือในการวิเคราะห์ข้อมูลและคำนวณ

อินเทอร์เฟซแชทที่ใช้งานง่ายช่วยให้ถามคำถามที่ซับซ้อนและมีบริบทได้สะดวก (เคล็ดลับ: คุณยังสามารถเชื่อมต่อ ChatGPT กับเครื่องมืออย่าง Zapier เพื่อทำงานอัตโนมัติข้ามแอปได้)

Otter.ai

Otter.ai เป็นผู้ช่วยประชุม AI ที่สร้างถอดความสด สรุป และรายการงานสำหรับการสนทนาของคุณ เมื่อคุณเชิญ Otter เข้าร่วมการโทร (Zoom, Teams ฯลฯ) มันจะให้ถอดความข้อความสดที่แม่นยำสูงและสามารถสรุปการประชุมอย่างกระชับหลังจากนั้น

AI “ตัวแทนประชุม” ของ Otter ยังเน้นจุดสำคัญและมอบหมายงานโดยอัตโนมัติ

ทีมที่ใช้ Otter รายงานว่าประหยัดเวลาประมาณหนึ่งในสาม เพราะ Otter เปลี่ยนทุกการสนทนาด้วยเสียงเป็นบันทึกที่ค้นหาได้และรายการติดตามผล เหมือนมีผู้ช่วยผู้บริหารที่ไม่พลาดรายละเอียด

Fireflies.ai

Fireflies.ai เป็นผู้ช่วย AI อีกตัวสำหรับการประชุม มันเข้าร่วมการโทรเสียงและวิดีโอเพื่อบันทึก ถอดความ และสรุปแบบเรียลไทม์ หลังการประชุมแต่ละครั้ง Fireflies จะสร้างบันทึกย่อแบบหัวข้ออย่างละเอียด ดึงรายการงานออกมาโดยอัตโนมัติ และให้คุณค้นหาการสนทนาที่ผ่านมาโดยใช้คำสำคัญ

รองรับมากกว่า 100 ภาษาและสามารถระบุผู้พูดได้ด้วย

หลายบริษัทใช้ Fireflies เพื่อป้อนข้อมูลการประชุมเข้าสู่ระบบ CRM หรือเครื่องมือโครงการ เช่น หลังการโทรขาย Fireflies สามารถอัปเดต Salesforce โดยอัตโนมัติด้วยข้อมูลสำคัญและขั้นตอนถัดไป สรุป Fireflies มอบ “ความทรงจำที่สมบูรณ์แบบ” ของทุกการสนทนาให้ทีมของคุณ

Canva Magic Studio

Canva Magic Studio เป็นแพลตฟอร์มออกแบบที่ขับเคลื่อนด้วย AI สำหรับสร้างงานนำเสนอ กราฟิกโซเชียลมีเดีย และเอกสาร มี Magic Write (เครื่องมือสร้างข้อความด้วย AI) และ Magic Design (เปลี่ยนไอเดียเป็นเลย์เอาต์เฉพาะในไม่กี่วินาที) รวมถึงเครื่องมือสร้างภาพและวิดีโอด้วย AI

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพิมพ์คำสั่งข้อความและรับภาพประกอบหรือภาพพื้นหลังทันที หรือใส่ย่อหน้าและให้ Magic Write แนะนำหัวข้อและประเด็นสำคัญ

ทั้งหมดนี้อยู่ในตัวแก้ไขที่คุ้นเคยของ Canva ทำให้ทีมสามารถสร้างต้นแบบสไลด์หรือกราฟิกได้อย่างรวดเร็วด้วยความช่วยเหลือของ AI โดยสรุป Canva Magic Studio นำ AI สร้างสรรค์มาใช้ในกระบวนการออกแบบของคุณโดยตรง

DeepL Translator & Write

DeepL ให้บริการเครื่องมือภาษาที่ขับเคลื่อนด้วย AI สำหรับทีมงานระดับโลก ผลิตภัณฑ์หลักคือโปรแกรมแปลภาษาที่แม่นยำสูงซึ่งแปลงเอกสาร (Word, PPT, Excel ฯลฯ) ได้มากกว่า 30 ภาษา

DeepL ยังมี “DeepL Write” ซึ่งเป็นผู้ช่วยที่แนะนำการใช้ถ้อยคำ ไวยากรณ์ และสไตล์ที่ดีกว่า

ตัวอย่างเช่น ส่วนเสริม DeepL ใน Word ช่วยให้คุณแปลรายงานได้ด้วยคลิกเดียว จากนั้นปรับปรุงถ้อยคำด้วยคำแนะนำ AI อัจฉริยะ เนื่องจาก AI ของ DeepL ถูกปรับแต่งให้ละเอียดอ่อน การแปลจึงดูเป็นธรรมชาติมากกว่าเครื่องมือทั่วไป

ในทางปฏิบัติ บริษัทต่างๆ ใช้ DeepL เพื่อให้ทีมงานข้ามพรมแดนเข้าใจรายงานและอีเมลอย่างถูกต้อง ช่วยเพิ่มการสื่อสารและประสิทธิภาพ

Reclaim.ai (AI Scheduler)

Reclaim.ai เป็นแอปปฏิทินที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งจัดตารางงาน นิสัย การประชุม และเวลาพักโดยอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวลาของคุณ คุณตั้งเป้าหมาย (เช่น “เวลาจดจ่อ 2 ชั่วโมงต่อวัน”) และ Reclaim จะจัดเรียงกิจกรรมในปฏิทิน Google หรือ Outlook ของคุณใหม่เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้น

บริษัทระบุว่าเป็น “เครื่องมือจัดตาราง AI อันดับ 1” สำหรับทีมงาน

โดยแท้จริงแล้ว Reclaim ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วย AI ที่หาช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุด: มันจะจัดตารางงานในช่องว่างที่ว่างอยู่ แนะนำเวลาประชุมที่ดีที่สุดข้ามโซนเวลา และแม้แต่บล็อกเวลาพัก

ด้วยการจัดปฏิทินให้สอดคล้องกับลำดับความสำคัญของคุณ Reclaim ช่วยให้พนักงานสำนักงานได้เวลาคืนกลับมาหลายชั่วโมงต่อสัปดาห์และโฟกัสกับงานสำคัญ

>>>  คุณอาจสนใจ:

เครื่องมือสร้างเนื้อหา AI

เครื่องมือประมวลผลภาพด้วยปัญญาประดิษฐ์ (AI)

สรุป เครื่องมือสำนักงาน AI รุ่นใหม่ช่วยให้งานประจำวันรวดเร็วและชาญฉลาดขึ้น ตั้งแต่ผู้ช่วยที่ฝังในชุดโปรแกรมสำนักงาน (Microsoft Copilot, Google Gemini) ไปจนถึงแอปเฉพาะทาง (Otter.ai สำหรับการประชุม, Canva สำหรับการออกแบบ) เครื่องมือเหล่านี้ช่วยทำงานที่ยุ่งยากโดยอัตโนมัติ เพื่อให้คุณมุ่งเน้นกับงานสำคัญ

แต่ละเครื่องมือข้างต้นนำ AI เข้าสู่กระบวนการทำงานที่คุ้นเคย — ไม่ว่าจะเป็นการเขียนอีเมล การจัดตารางประชุม การวิเคราะห์ข้อมูล หรือการสร้างสไลด์ — ช่วยให้ทีมสำนักงานทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง