人工智能已迅速融入日常办公软件，帮助自动化常规任务并提升生产力。例如，一份行业报告发现，使用人工智能工具的员工生产力提升了90%，平均每周节省3.6小时。
如今的办公套件和协作应用提供了用于起草文本、数据分析、日程安排、会议转录等功能的人工智能助手。
以下列表重点介绍了十款领先的人工智能驱动工具，帮助办公人员更聪明地工作，而非更辛苦。
Microsoft 365 Copilot
微软的Copilot将生成式人工智能直接引入Word、Excel、Outlook和Teams等Office应用。基于大型语言模型（GPT-4/5），Copilot可以在Word中起草文档，在Excel中建议复杂公式，在Outlook中撰写或总结邮件，甚至自动回顾Teams会议内容。
这些人工智能功能利用您组织的数据（通过Microsoft Graph）定制结果，使Copilot成为写作、分析和沟通的多功能助手，且界面熟悉易用。
Google Workspace AI (Gemini)
谷歌已将其人工智能（Gemini模型）整合到Workspace工具中。在Gmail和Google Docs中，“帮我写”功能可以撰写或润色文本，“帮我创作”则能在Slides和Sheets中生成图像或数据驱动的图表。
Google Meet甚至可以自动捕捉会议记录，而新推出的“Workspace Flows”工具允许用户构建基于人工智能的自动化流程，处理重复任务。
简而言之，Gemini人工智能嵌入Gmail、Docs、Sheets、Slides和Drive的侧边栏，提供上下文感知的写作帮助和数据分析，融入您已熟悉的应用中。
Slack GPT（Slack中的人工智能）
Slack的人工智能功能（通常称为Slack GPT）利用生成模型简化团队沟通。内置于Slack界面，人工智能可以总结频道和讨论组内容，让您一键了解讨论进展。
例如，您可以让人工智能加入语音通话，事后即时生成会议记录或行动项。
Slack的人工智能还能根据需求调整消息语气或翻译对话，甚至自动生成回复。实质上，Slack的人工智能就像一位数字同事，通过将冗长的讨论浓缩为简明摘要并处理常规写作任务，节省您的时间。
Notion AI
Notion AI内置于Notion工作区（文档、维基、项目看板等），提供一体化的人工智能助手。它可以自动生成会议记录、创建和编辑文档、翻译内容，并根据提示填充数据库条目。
例如，Notion AI能“深度调研”主题，起草详细报告，建议写作改进，或根据提示自动填写数百行表格内容。
由于它是Notion工作区的一部分，您的团队可以在管理项目、记录笔记和共享知识时，充分利用这些人工智能工具。
OpenAI ChatGPT（GPT-4o）
OpenAI的ChatGPT已发展为功能全面的助手。最新的ChatGPT（GPT-4o）支持文本、图像、音频和视频输入。它可以撰写或头脑风暴内容，调试代码，分析文档（如PDF或电子表格），甚至按需生成设计。
实际上，许多办公人员使用ChatGPT起草邮件和报告，总结长文档，或协助数据分析和计算。
其直观的聊天界面让用户轻松提出复杂且具上下文的问题。（提示：您还可以将ChatGPT与Zapier等工具集成，实现跨应用自动化任务。）
Otter.ai
Otter.ai是一款人工智能会议助手，能实时生成转录文本、会议摘要和行动项。当您邀请Otter加入Zoom、Teams等通话时，它会提供高准确度的实时文字转录，并在会后生成简明的会议总结。
Otter的人工智能“会议代理”还能自动突出重点并分配任务。
使用Otter的团队报告称节省了约三分之一的时间，因为Otter将每次语音对话转化为可搜索的笔记和后续事项，就像拥有一位永不遗漏细节的执行助理。
Fireflies.ai
Fireflies.ai是另一款会议人工智能助手。它能加入音频和视频通话，实时录音、转录并总结会议内容。每次会议结束后，Fireflies会生成详细的要点笔记，自动提取行动项，并支持按关键词搜索历史对话。
它支持100多种语言，甚至能识别发言人。
许多公司利用Fireflies将会议数据导入CRM或项目管理工具：例如，销售通话结束后，Fireflies能自动更新Salesforce中的关键信息和后续步骤。简而言之，Fireflies为您的团队提供了每次讨论的“完美记忆”。
Canva Magic Studio
Canva的Magic Studio是一款基于人工智能的设计平台，用于创建演示文稿、社交媒体图形和文档。它提供Magic Write（AI文本生成器）和Magic Design（几秒内将创意转化为定制布局），以及AI图像和视频生成工具。
例如，您可以输入文本提示，立即获得插图或背景图像，或输入一段文字，Magic Write会建议要点和标题。
所有这些功能都集成在Canva熟悉的编辑器中，团队可以借助人工智能快速制作幻灯片或图形。实质上，Canva Magic Studio将创意人工智能直接融入您的设计流程。
DeepL Translator & Write
DeepL为全球团队提供基于人工智能的语言工具。其核心产品是一款高精度翻译器，支持30多种语言之间的文档转换（Word、PPT、Excel等）。
DeepL还提供“DeepL Write”，这是一款建议更优措辞、语法和风格的写作助手。
例如，DeepL的Word插件允许您一键翻译报告，然后利用智能人工智能建议优化表达。由于DeepL的人工智能针对细微差别进行了调优，翻译结果通常比通用工具更自然流畅。
实际上，企业使用DeepL确保跨境团队准确理解报告和邮件内容，提升沟通效率和生产力。
Reclaim.ai（人工智能日程安排）
Reclaim.ai是一款基于人工智能的日历应用，能自动安排任务、习惯、会议和休息时间，优化您的时间利用。您设定目标（如“每天2小时专注时间”），Reclaim会在您的Google或Outlook日历中重新安排事件以实现这些目标。
该公司自称是团队使用的“#1人工智能日程安排工具”。
实际上，Reclaim充当人工智能助手，寻找最佳时间段：自动将任务安排到空闲时间，建议跨时区的最佳会议时间，甚至预留缓冲休息时间。
通过将日历与优先事项对齐，Reclaim帮助办公人员每周节省数小时，专注于最重要的任务。
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总结，新一代人工智能办公工具让日常工作更快更智能。从Office套件中的集成助手（微软Copilot、谷歌Gemini）到专用应用（Otter.ai用于会议，Canva用于设计），这些工具自动化繁琐事务，让您专注于重要任务。
上述每款工具都将人工智能融入熟悉的工作流程——无论是撰写邮件、安排会议、分析数据还是制作幻灯片——帮助办公团队在更短时间内完成更多工作。
