مصنوعی ذہانت تیزی سے روزمرہ کے دفتر کے سافٹ ویئر میں شامل ہو چکی ہے، جو معمول کے کاموں کو خودکار بنانے اور پیداواری صلاحیت بڑھانے میں مدد دیتی ہے۔ مثال کے طور پر، ایک صنعتی رپورٹ میں پایا گیا کہ مصنوعی ذہانت سے چلنے والے اوزار استعمال کرنے والے ملازمین 90٪ زیادہ پیداواری محسوس کرتے ہیں اور اوسطاً ہفتے میں 3.6 گھنٹے بچاتے ہیں۔

آج کے دفتر کے سوئٹس اور تعاون کے ایپس میں AI اسسٹنٹس شامل ہیں جو متن تیار کرنے، ڈیٹا کا تجزیہ کرنے، شیڈول بنانے، میٹنگ کی تحریر کرنے اور دیگر کاموں میں مدد دیتے ہیں۔

ذیل میں دس نمایاں AI پر مبنی اوزار کی فہرست دی گئی ہے جو دفتر کے کارکنوں کو زیادہ ذہانت سے کام کرنے میں مدد دے سکتے ہیں، نہ کہ زیادہ محنت سے۔

Microsoft 365 Copilot

مائیکروسافٹ کا کوپائلٹ جنریٹو AI کو براہ راست Office ایپس جیسے Word، Excel، Outlook اور Teams میں لاتا ہے۔ بڑے زبان کے ماڈلز (GPT-4/5) کی طاقت سے چلنے والا کوپائلٹ Word میں دستاویزات تیار کر سکتا ہے، Excel میں پیچیدہ فارمولے تجویز کر سکتا ہے، Outlook میں ای میلز لکھ سکتا ہے یا خلاصہ کر سکتا ہے، اور Teams کی میٹنگز کا خودکار خلاصہ بھی فراہم کر سکتا ہے۔

یہ AI خصوصیات آپ کی تنظیم کے ڈیٹا (Microsoft Graph کے ذریعے) کا استعمال کر کے نتائج کو ذاتی نوعیت دیتی ہیں، جس سے کوپائلٹ ایک ورسٹائل اسسٹنٹ بن جاتا ہے جو تحریر، تجزیہ اور مواصلات میں مدد دیتا ہے، وہ بھی Office کے معروف انٹرفیس کے اندر۔

Google Workspace AI (Gemini)

گوگل نے اپنے Gemini ماڈل کے ذریعے AI کو Workspace کے اوزار میں شامل کیا ہے۔ Gmail اور Google Docs میں، "Help me write" جیسی خصوصیات متن تیار کرنے یا بہتر بنانے میں مدد دیتی ہیں، اور "Help me create" Slides اور Sheets میں تصاویر یا ڈیٹا پر مبنی چارٹس تیار کر سکتی ہے۔

Google Meet خودکار طور پر میٹنگ نوٹس بھی لے سکتا ہے، جبکہ نیا "Workspace Flows" ٹول صارفین کو دہرائے جانے والے کاموں کے لیے AI پر مبنی خودکار نظام بنانے کی سہولت دیتا ہے۔

مختصراً، Gemini AI Gmail، Docs، Sheets، Slides اور Drive کے سائیڈبار میں موجود ہے، جو آپ کے استعمال میں موجود ایپس کے اندر سیاق و سباق کے مطابق تحریری مدد اور ڈیٹا تجزیہ فراہم کرتا ہے۔

Slack GPT (AI in Slack)

Slack کی AI خصوصیات (جسے اکثر Slack GPT کہا جاتا ہے) ٹیم کی مواصلات کو آسان بنانے کے لیے جنریٹو ماڈلز استعمال کرتی ہیں۔ Slack کے انٹرفیس میں شامل AI چینلز اور ہڈلز کا خلاصہ کر سکتا ہے تاکہ آپ ایک کلک میں گفتگو سے باخبر رہ سکیں۔

مثال کے طور پر، آپ AI سے کہہ سکتے ہیں کہ وہ وائس کال میں شامل ہو اور بعد میں فوری نوٹس یا ایکشن آئٹمز تیار کرے۔

Slack کی AI پیغام کے لہجے کو ایڈجسٹ کر سکتی ہے، گفتگو کا ترجمہ کر سکتی ہے، اور خودکار جوابات بھی تیار کر سکتی ہے۔ بنیادی طور پر، Slack کی AI ایک ڈیجیٹل ساتھی کی طرح کام کرتی ہے جو طویل گفتگو کو مختصر خلاصوں میں تبدیل کر کے وقت بچاتی ہے اور معمول کے تحریری کام سنبھالتی ہے۔

Notion AI

Notion AI Notion ورک اسپیس (دستاویزات، وکی، پروجیکٹ بورڈز وغیرہ) میں شامل ایک جامع AI اسسٹنٹ ہے۔ یہ میٹنگ نوٹس کو خودکار بنا سکتا ہے، دستاویزات تیار اور ترمیم کر سکتا ہے، مواد کا ترجمہ کر سکتا ہے، اور متعلقہ اندراجات کے ساتھ ڈیٹا بیس کو بھر سکتا ہے۔

مثال کے طور پر، Notion AI موضوعات پر "گہرا تحقیق" کر کے تفصیلی رپورٹس تیار کر سکتا ہے، آپ کی تحریر میں بہتری کے مشورے دے سکتا ہے، یا پرامپٹس کی بنیاد پر ٹیبل میں سینکڑوں قطاریں خودکار طریقے سے بھر سکتا ہے۔

چونکہ یہ Notion ورک اسپیس کا حصہ ہے، آپ کی ٹیم ان AI اوزاروں سے پروجیکٹس کا انتظام، نوٹس لینے اور معلومات شیئر کرنے کے دوران فائدہ اٹھا سکتی ہے۔

OpenAI ChatGPT (GPT-4o)

OpenAI کا ChatGPT اب ایک مکمل خصوصیات والا اسسٹنٹ بن چکا ہے۔ تازہ ترین ChatGPT (GPT-4o) متن، تصاویر، آڈیو اور ویڈیو ان پٹ کو سپورٹ کرتا ہے۔ یہ مواد لکھ سکتا ہے یا خیالات پیدا کر سکتا ہے، کوڈ کی خرابی دور کر سکتا ہے، دستاویزات (جیسے PDFs یا اسپریڈشیٹس) کا تجزیہ کر سکتا ہے، اور یہاں تک کہ ڈیزائن بھی بنا سکتا ہے۔

عملی طور پر، بہت سے دفتر کے کارکن ChatGPT کو ای میلز اور رپورٹس تیار کرنے، طویل دستاویزات کا خلاصہ کرنے، یا ڈیٹا تجزیہ اور حساب کتاب میں مدد کے لیے استعمال کرتے ہیں۔

اس کا آسان چیٹ انٹرفیس پیچیدہ اور سیاق و سباق والے سوالات پوچھنے کو آسان بناتا ہے۔ (مشورہ: آپ ChatGPT کو Zapier جیسے اوزار کے ساتھ بھی مربوط کر سکتے ہیں تاکہ ایپس کے درمیان کام خودکار بنائیں۔)

Otter.ai

Otter.ai ایک AI میٹنگ اسسٹنٹ ہے جو آپ کی گفتگو کے لیے لائیو ٹرانسکرپٹس، خلاصے اور ایکشن آئٹمز تیار کرتا ہے۔ جب آپ Otter کو کال (Zoom، Teams وغیرہ) میں مدعو کرتے ہیں، تو یہ اعلیٰ درستگی کے ساتھ لائیو ٹیکسٹ ٹرانسکرپٹ فراہم کرتا ہے اور بعد میں میٹنگ کا مختصر خلاصہ بھی تیار کر سکتا ہے۔

Otter کا AI "میٹنگ ایجنٹ" اہم نکات کو نمایاں کرتا ہے اور خودکار طور پر کام تفویض کرتا ہے۔

Otter استعمال کرنے والی ٹیمیں اپنی وقت کا تقریباً ایک تہائی بچاتی ہیں، کیونکہ Otter ہر وائس گفتگو کو قابل تلاش نوٹس اور فالو اپ آئٹمز میں تبدیل کر دیتا ہے۔ یہ ایک ایسا ایگزیکٹو اسسٹنٹ ہے جو کبھی تفصیلات نہیں چھوڑتا۔

Fireflies.ai

Fireflies.ai ایک اور AI کو-پائلٹ ہے جو میٹنگز کے لیے کام کرتا ہے۔ یہ آڈیو اور ویڈیو کالز میں شامل ہو کر انہیں ریکارڈ، ٹرانسکرائب اور حقیقی وقت میں خلاصہ کرتا ہے۔ ہر میٹنگ کے بعد، Fireflies تفصیلی بلٹ پوائنٹ نوٹس تیار کرتا ہے، خودکار طور پر ایکشن آئٹمز نکالتا ہے، اور آپ کو کلیدی الفاظ کے ذریعے پچھلی گفتگو تلاش کرنے دیتا ہے۔

یہ 100 سے زائد زبانوں کی حمایت کرتا ہے اور بولنے والوں کی شناخت بھی کر سکتا ہے۔

بہت سی کمپنیاں Fireflies کو میٹنگ کے ڈیٹا کو CRM یا پروجیکٹ ٹولز میں فیڈ کرنے کے لیے استعمال کرتی ہیں: مثال کے طور پر، سیلز کال ختم ہونے کے بعد، Fireflies خودکار طور پر Salesforce کو اہم معلومات اور اگلے اقدامات سے اپ ڈیٹ کر سکتا ہے۔ مختصراً، Fireflies آپ کی ٹیم کو ہر گفتگو کی "کامل یادداشت" فراہم کرتا ہے۔

Canva Magic Studio

Canva کا Magic Studio ایک AI سے چلنے والا ڈیزائن پلیٹ فارم ہے جو پریزنٹیشنز، سوشل میڈیا گرافکس اور دستاویزات بنانے کے لیے ہے۔ یہ Magic Write (AI متن جنریٹر) اور Magic Design (خیالات کو سیکنڈز میں حسب ضرورت لے آؤٹ میں تبدیل کرنا) پیش کرتا ہے، اس کے علاوہ AI تصویر اور ویڈیو جنریشن کے اوزار بھی شامل ہیں۔

مثال کے طور پر، آپ ایک متن کا پرامپٹ لکھ سکتے ہیں اور فوری طور پر ایک تصویر یا پس منظر حاصل کر سکتے ہیں، یا ایک پیراگراف درج کریں اور Magic Write بلٹ پوائنٹس اور عنوانات تجویز کرے۔

یہ سب کچھ Canva کے معروف ایڈیٹر کے اندر ہوتا ہے، تاکہ ٹیمیں AI کی مدد سے تیزی سے سلائیڈز یا گرافکس تیار کر سکیں۔ بنیادی طور پر، Canva Magic Studio آپ کے ڈیزائن کے کام کے بہاؤ میں تخلیقی AI کو براہ راست لاتا ہے۔

DeepL Translator & Write

DeepL عالمی ٹیموں کے لیے AI سے چلنے والے زبان کے اوزار فراہم کرتا ہے۔ اس کی بنیادی مصنوعات ایک انتہائی درست مترجم ہے جو دستاویزات (Word، PPT، Excel وغیرہ) کو 30 سے زائد زبانوں میں تبدیل کر سکتا ہے۔

DeepL "DeepL Write" بھی پیش کرتا ہے، جو بہتر انداز، گرامر اور اسلوب کے مشورے دیتا ہے۔

مثال کے طور پر، DeepL Word ایڈ-ان آپ کو ایک کلک میں رپورٹ کا ترجمہ کرنے دیتا ہے اور پھر ذہین AI تجاویز کے ذریعے عبارت کو بہتر بنانے کی سہولت دیتا ہے۔ چونکہ DeepL کا AI باریکیوں کے لیے تیار کیا گیا ہے، اس لیے اس کے ترجمے عام اوزاروں کے مقابلے میں زیادہ قدرتی لگتے ہیں۔

عملی طور پر، کمپنیاں DeepL کو اس بات کو یقینی بنانے کے لیے استعمال کرتی ہیں کہ سرحد پار ٹیمیں رپورٹس اور ای میلز کو بالکل ویسے ہی سمجھیں جیسا ارادہ کیا گیا ہے، جس سے مواصلات اور پیداواری صلاحیت بہتر ہوتی ہے۔

Reclaim.ai (AI Scheduler)

Reclaim.ai ایک AI سے چلنے والا کیلنڈر ایپ ہے جو خودکار طور پر آپ کے کام، عادات، میٹنگز اور وقفے شیڈول کرتا ہے تاکہ آپ کا وقت بہتر طریقے سے استعمال ہو۔ آپ اہداف مقرر کرتے ہیں (جیسے "روزانہ 2 گھنٹے توجہ کا وقت")، اور Reclaim آپ کے Google یا Outlook کیلنڈرز میں واقعات کو ان اہداف کے مطابق ترتیب دیتا ہے۔

کمپنی اسے ٹیموں کے لیے "نمبر 1 AI شیڈولنگ ٹول" کے طور پر پیش کرتی ہے۔

درحقیقت، Reclaim ایک AI اسسٹنٹ کی طرح کام کرتا ہے جو بہترین وقت کے وقفے تلاش کرتا ہے: یہ خودکار طور پر خالی جگہوں میں کام شیڈول کرتا ہے، مختلف ٹائم زونز میں بہترین میٹنگ کے اوقات تجویز کرتا ہے، اور وقفے بھی بلاک کر دیتا ہے۔

اپنے کیلنڈر کو اپنی ترجیحات کے مطابق ترتیب دے کر، Reclaim دفتر کے کارکنوں کو ہر ہفتے گھنٹے واپس لینے اور اہم کاموں پر توجہ مرکوز رکھنے میں مدد دیتا ہے۔

>>>  آپ کو یہ بھی ضرورت پڑ سکتی ہے:

مصنوعی ذہانت کے مواد تخلیق کرنے والے آلات

مصنوعی ذہانت کی تصویر پروسیسنگ کا آلہ

خلاصہ یہ کہ، AI کے نئے دور کے دفتر کے اوزار روزمرہ کے کام کو تیز اور زیادہ ذہین بنا رہے ہیں۔ Office سوئٹس میں مربوط اسسٹنٹس (Microsoft Copilot، Google Gemini) سے لے کر مخصوص ایپس (میٹنگز کے لیے Otter.ai، ڈیزائن کے لیے Canva) تک، یہ اوزار مصروف کاموں کو خودکار بنا کر آپ کو اہم کاموں پر توجہ مرکوز کرنے دیتے ہیں۔

اوپر دیے گئے ہر اوزار AI کو ایک معروف ورک فلو میں لاتا ہے – چاہے ای میل لکھنا ہو، میٹنگ شیڈول کرنا ہو، ڈیٹا کا تجزیہ کرنا ہو یا سلائیڈ بنانا ہو – تاکہ دفتر کی ٹیمیں کم وقت میں زیادہ حاصل کر سکیں۔