Kunstmatige intelligentie is snel geïntegreerd in alledaagse kantoorsoftware en helpt bij het automatiseren van routinetaken en het verhogen van de productiviteit. Zo bleek uit een brancheonderzoek dat medewerkers die AI-gestuurde tools gebruiken 90% vaker productief voelen en gemiddeld 3,6 uur per week besparen.
De huidige kantoorpakketten en samenwerkingsapps bieden AI-assistenten voor het opstellen van teksten, data-analyse, planning, vergadertranscripties en meer.
De volgende lijst belicht tien toonaangevende AI-gedreven tools die kantoormedewerkers helpen slimmer te werken, niet harder.
Microsoft 365 Copilot
Microsoft’s Copilot brengt generatieve AI direct in Office-apps zoals Word, Excel, Outlook en Teams. Aangedreven door grote taalmodellen (GPT-4/5) kan Copilot documenten opstellen in Word, complexe formules voorstellen in Excel, e-mails schrijven of samenvatten in Outlook en zelfs Teams-vergaderingen automatisch samenvatten.
Deze AI-functies gebruiken de data van uw organisatie (via Microsoft Graph) om resultaten op maat te leveren, waardoor Copilot een veelzijdige assistent is voor schrijven, analyse en communicatie binnen vertrouwde Office-omgevingen.
Google Workspace AI (Gemini)
Google heeft AI (het Gemini-model) geïntegreerd in Workspace-tools. In Gmail en Google Docs kunnen functies zoals “Help me schrijven” teksten opstellen of verbeteren, en “Help me creëren” afbeeldingen of datagedreven grafieken genereren in Slides en Sheets.
Google Meet kan zelfs automatisch vergadernotities vastleggen, terwijl de nieuwe tool “Workspace Flows” gebruikers in staat stelt AI-gestuurde automatiseringen voor repetitieve taken te bouwen.
Kortom, Gemini AI zit in de zijbalk van Gmail, Docs, Sheets, Slides en Drive en biedt contextbewuste schrijfondersteuning en data-analyse binnen de apps die u al gebruikt.
Slack GPT (AI in Slack)
De AI-functies van Slack (vaak Slack GPT genoemd) gebruiken generatieve modellen om teamcommunicatie te stroomlijnen. In de Slack-interface ingebouwd, kan AI kanalen en huddles samenvatten zodat u met één klik op de hoogte bent van de gesprekken.
U kunt bijvoorbeeld de AI vragen om deel te nemen aan een spraakoproep en direct notities of actiepunten te genereren.
De AI van Slack kan ook de toon van berichten aanpassen, gesprekken vertalen op verzoek en zelfs automatisch antwoorden genereren. In wezen fungeert Slack’s AI als een digitale collega die tijd bespaart door lange discussies samen te vatten en routinetaken in het schrijven over te nemen.
Notion AI
Notion AI is geïntegreerd in de Notion-werkruimte (documenten, wiki’s, projectborden, enz.) en biedt een alles-in-één AI-assistent. Het kan vergadernotities automatiseren, documenten genereren en bewerken, inhoud vertalen en databases vullen met relevante gegevens.
Notion AI kan bijvoorbeeld diepgaand onderzoek doen naar onderwerpen om gedetailleerde rapporten op te stellen, verbeteringen in uw teksten voorstellen of honderden rijen in een tabel automatisch invullen op basis van aanwijzingen.
Omdat het onderdeel is van de Notion-werkruimte, kan uw team deze AI-tools benutten tijdens projectbeheer, notuleren en kennisdeling op één plek.
OpenAI ChatGPT (GPT-4o)
OpenAI’s ChatGPT is uitgegroeid tot een volwaardige assistent. De nieuwste ChatGPT (GPT-4o) ondersteunt tekst-, beeld-, audio- en video-invoer. Het kan content schrijven of brainstormen, code debuggen, documenten analyseren (zoals PDF’s of spreadsheets) en zelfs ontwerpen genereren op aanvraag.
In de praktijk gebruiken veel kantoormedewerkers ChatGPT om e-mails en rapporten op te stellen, lange documenten samen te vatten of hulp te krijgen bij data-analyse en berekeningen.
De intuïtieve chatinterface maakt het eenvoudig om complexe, contextuele vragen te stellen. (Tip: u kunt ChatGPT ook integreren met tools zoals Zapier om taken tussen apps te automatiseren.)
Otter.ai
Otter.ai is een AI-vergaderassistent die live transcripties, samenvattingen en actiepunten genereert voor uw gesprekken. Wanneer u Otter uitnodigt voor een gesprek (Zoom, Teams, enz.), levert het een live teksttranscriptie met hoge nauwkeurigheid en kan het achteraf een beknopte samenvatting van de vergadering maken.
De AI-‘vergaderagent’ van Otter benadrukt zelfs belangrijke punten en wijst automatisch taken toe.
Teams die Otter gebruiken, melden dat ze ongeveer een derde van hun tijd besparen, omdat Otter elk gesproken gesprek omzet in doorzoekbare notities en opvolgacties. Het is alsof u een persoonlijke assistent hebt die nooit details mist.
Fireflies.ai
Fireflies.ai is een andere AI-co-piloot voor vergaderingen. Het neemt deel aan audio- en videogesprekken om deze in realtime op te nemen, te transcriberen en samen te vatten. Na elke vergadering genereert Fireflies een gedetailleerde lijst met bulletpoints, extraheert automatisch actiepunten en maakt het mogelijk om eerdere gesprekken op trefwoord te doorzoeken.
Het ondersteunt meer dan 100 talen en herkent zelfs sprekers.
Veel bedrijven gebruiken Fireflies om vergaderdata in CRM- of projecttools te laden: bijvoorbeeld, na een salesgesprek kan Fireflies automatisch Salesforce bijwerken met belangrijke inzichten en vervolgstappen. Kortom, Fireflies geeft uw team een ‘perfect geheugen’ van elke discussie.
Canva Magic Studio
Canva’s Magic Studio is een AI-gestuurd ontwerpprogramma voor het maken van presentaties, socialmediagraphics en documenten. Het biedt Magic Write (een AI-tekstgenerator) en Magic Design (zet ideeën binnen enkele seconden om in aangepaste layouts), plus AI-tools voor beeld- en videoproductie.
U kunt bijvoorbeeld een tekstprompt typen en direct een illustratie of achtergrondafbeelding krijgen, of een alinea invoeren waarna Magic Write bulletpoints en koppen voorstelt.
Dit alles bevindt zich binnen de vertrouwde Canva-editor, zodat teams snel slides of graphics kunnen prototypen met AI-ondersteuning. Kortom, Canva Magic Studio brengt creatieve AI direct in uw ontwerpworkflow.
DeepL Translator & Write
DeepL biedt AI-gestuurde taaltools voor internationale teams. Het kernproduct is een zeer nauwkeurige vertaler die documenten (Word, PPT, Excel, enz.) kan omzetten tussen meer dan 30 talen.
DeepL biedt ook “DeepL Write,” een assistent die betere formuleringen, grammatica en stijl voorstelt.
Zo kunt u met de DeepL Word-add-in een rapport met één klik vertalen en daarna de formulering verfijnen met slimme AI-suggesties. Omdat DeepL’s AI is afgestemd op nuance, klinken de vertalingen natuurlijker dan bij generieke tools.
In de praktijk gebruiken bedrijven DeepL om ervoor te zorgen dat grensoverschrijdende teams rapporten en e-mails precies begrijpen zoals bedoeld, wat communicatie en productiviteit verbetert.
Reclaim.ai (AI Scheduler)
Reclaim.ai is een AI-gestuurde agenda-app die automatisch taken, gewoonten, vergaderingen en pauzes inplant om uw tijd optimaal te benutten. U stelt doelen in (zoals “2 uur focus per dag”) en Reclaim herschikt evenementen in uw Google- of Outlook-agenda’s om die doelen te behalen.
Het bedrijf profileert het als “#1 AI-planningstool” voor teams.
In feite fungeert Reclaim als een AI-assistent die optimale tijdslots vindt: het plant taken automatisch in vrije gaten, stelt de beste vergadertijden voor over tijdzones heen en blokkeert zelfs bufferpauzes.
Door uw agenda af te stemmen op uw prioriteiten helpt Reclaim kantoormedewerkers om wekelijks uren terug te winnen en gefocust te blijven op de belangrijkste taken.
>>> Misschien heeft u ook interesse in:
Samenvattend maakt een nieuwe generatie AI-kantoortools het dagelijkse werk sneller en slimmer. Van geïntegreerde assistenten in Office-pakketten (Microsoft Copilot, Google Gemini) tot gespecialiseerde apps (Otter.ai voor vergaderingen, Canva voor design), deze tools automatiseren routinetaken zodat u zich kunt richten op wat echt belangrijk is.
Elke tool hierboven brengt AI in een vertrouwde workflow – of het nu gaat om het schrijven van een e-mail, het plannen van een vergadering, het analyseren van data of het maken van een presentatie – en helpt kantoorteams meer te bereiken in minder tijd.
