هوش مصنوعی به سرعت در نرم‌افزارهای روزمره اداری جای گرفته است و به خودکارسازی وظایف روتین و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند. برای مثال، یک گزارش صنعتی نشان داد که کارکنانی که از ابزارهای مجهز به هوش مصنوعی استفاده می‌کنند، ۹۰٪ بیشتر احساس بهره‌وری دارند و به طور متوسط ۳.۶ ساعت در هفته صرفه‌جویی می‌کنند.

امروزه مجموعه‌های اداری و برنامه‌های همکاری، دستیارهای هوش مصنوعی برای نگارش متن، تحلیل داده‌ها، برنامه‌ریزی، رونویسی جلسات و موارد دیگر ارائه می‌دهند.

فهرست زیر ده ابزار پیشرو مبتنی بر هوش مصنوعی را معرفی می‌کند که به کارکنان اداری کمک می‌کند هوشمندانه‌تر و نه سخت‌تر کار کنند.

Microsoft 365 Copilot

کاپیلوت مایکروسافت هوش مصنوعی مولد را مستقیماً به برنامه‌های آفیس مانند ورد، اکسل، اوت‌لوک و تیمز می‌آورد. این ابزار که بر پایه مدل‌های زبان بزرگ (GPT-4/5) ساخته شده، می‌تواند اسناد را در ورد پیش‌نویس کند، فرمول‌های پیچیده در اکسل پیشنهاد دهد، ایمیل‌ها را در اوت‌لوک بنویسد یا خلاصه کند و حتی جلسات تیمز را به صورت خودکار بازگو کند.

این قابلیت‌های هوش مصنوعی با استفاده از داده‌های سازمان شما (از طریق Microsoft Graph) نتایج را شخصی‌سازی می‌کنند و کاپیلوت را به دستیار چندکاره‌ای برای نوشتن، تحلیل و ارتباطات در محیط‌های آشنا آفیس تبدیل می‌کنند.

Google Workspace AI (Gemini)

گوگل هوش مصنوعی (مدل جمینی) را در ابزارهای Workspace خود ادغام کرده است. در جیمیل و گوگل داکس، ویژگی‌هایی مانند «کمکم کن بنویسم» می‌توانند متن را بنویسند یا اصلاح کنند و «کمکم کن بسازم» می‌تواند تصاویر یا نمودارهای داده‌محور در اسلایدز و شیتز تولید کند.

گوگل میت حتی می‌تواند یادداشت‌های جلسه را به صورت خودکار ضبط کند، در حالی که ابزار جدید «Workspace Flows» به کاربران امکان می‌دهد اتوماسیون‌های مبتنی بر هوش مصنوعی برای وظایف تکراری بسازند.

به طور خلاصه، هوش مصنوعی جمینی در نوار کناری جیمیل، داکس، شیتز، اسلایدز و درایو قرار دارد و کمک‌های نوشتاری و تحلیل داده‌های هوشمند را در برنامه‌هایی که قبلاً استفاده می‌کنید، ارائه می‌دهد.

Slack GPT (AI in Slack)

قابلیت‌های هوش مصنوعی اسلک (که اغلب Slack GPT نامیده می‌شود) از مدل‌های مولد برای ساده‌سازی ارتباطات تیمی استفاده می‌کند. این هوش مصنوعی که در رابط کاربری اسلک تعبیه شده، می‌تواند کانال‌ها و جلسات کوتاه را خلاصه کند تا با یک کلیک بتوانید از بحث‌ها مطلع شوید.

برای مثال، می‌توانید از هوش مصنوعی بخواهید در یک تماس صوتی شرکت کند و پس از آن یادداشت‌ها یا موارد اقدام فوری تولید کند.

هوش مصنوعی اسلک همچنین می‌تواند لحن پیام‌ها را تنظیم کند یا مکالمات را به درخواست ترجمه کند و حتی پاسخ‌های خودکار تولید نماید. در واقع، هوش مصنوعی اسلک مانند یک همکار دیجیتال عمل می‌کند که با خلاصه‌سازی موضوعات طولانی به نکات کلیدی و انجام وظایف نوشتاری روتین، در وقت صرفه‌جویی می‌کند.

Notion AI

هوش مصنوعی نوتیون در فضای کاری نوتیون (اسناد، ویکی‌ها، تابلوهای پروژه و غیره) تعبیه شده و دستیار هوش مصنوعی همه‌کاره‌ای ارائه می‌دهد. این ابزار می‌تواند یادداشت‌های جلسه را خودکار کند، اسناد تولید و ویرایش نماید، محتوا را ترجمه کند و پایگاه‌های داده را با ورودی‌های مرتبط پر کند.

برای مثال، Notion AI می‌تواند موضوعات را به صورت عمیق تحقیق کند تا گزارش‌های مفصل پیش‌نویس کند، به بهبود نوشتار شما پیشنهاد دهد یا صدها ردیف جدول را بر اساس دستورات پر کند.

از آنجا که بخشی از فضای کاری نوتیون است، تیم شما می‌تواند هنگام مدیریت پروژه‌ها، یادداشت‌برداری و به اشتراک‌گذاری دانش، از این ابزارهای هوش مصنوعی بهره‌مند شود.

OpenAI ChatGPT (GPT-4o)

چت‌جی‌پی‌تی OpenAI به یک دستیار کامل تبدیل شده است. آخرین نسخه چت‌جی‌پی‌تی (GPT-4o) از ورودی‌های متنی، تصویری، صوتی و ویدیویی پشتیبانی می‌کند. این ابزار می‌تواند محتوا بنویسد یا ایده‌پردازی کند، کد را اشکال‌زدایی نماید، اسناد (مانند PDF یا صفحات گسترده) را تحلیل کند و حتی طراحی‌ها را به درخواست تولید کند.

در عمل، بسیاری از کارکنان اداری از چت‌جی‌پی‌تی برای پیش‌نویس ایمیل‌ها و گزارش‌ها، خلاصه‌سازی اسناد طولانی یا کمک در تحلیل داده‌ها و محاسبات استفاده می‌کنند.

رابط گفتگوی شهودی آن، پرسیدن سوالات پیچیده و متنی را آسان می‌کند. (نکته: می‌توانید چت‌جی‌پی‌تی را با ابزارهایی مانند Zapier ادغام کنید تا وظایف را در برنامه‌ها خودکار کنید.)

Otter.ai

Otter.ai دستیار هوش مصنوعی جلسات است که رونویسی زنده، خلاصه‌ها و موارد اقدام برای گفتگوهای شما تولید می‌کند. وقتی Otter را به یک تماس (زوم، تیمز و غیره) دعوت می‌کنید، رونویسی متنی زنده با دقت بالا ارائه می‌دهد و پس از جلسه خلاصه‌ای مختصر تولید می‌کند.

عامل «جلسه» هوش مصنوعی Otter حتی نکات کلیدی را برجسته می‌کند و وظایف را به صورت خودکار تخصیص می‌دهد.

تیم‌هایی که از Otter استفاده می‌کنند گزارش داده‌اند که حدود یک سوم زمان خود را صرفه‌جویی می‌کنند، زیرا Otter هر مکالمه صوتی را به یادداشت‌های قابل جستجو و موارد پیگیری تبدیل می‌کند. این مانند داشتن یک دستیار اجرایی است که هیچ جزئیاتی را از دست نمی‌دهد.

Fireflies.ai

Fireflies.ai یکی دیگر از دستیارهای هوش مصنوعی جلسات است. این ابزار به تماس‌های صوتی و تصویری می‌پیوندد تا آن‌ها را ضبط، رونویسی و به صورت زنده خلاصه کند. پس از هر جلسه، Fireflies مجموعه‌ای دقیق از یادداشت‌های نکته‌وار تولید می‌کند، موارد اقدام را به صورت خودکار استخراج می‌کند و امکان جستجوی مکالمات گذشته بر اساس کلمات کلیدی را فراهم می‌سازد.

این ابزار از بیش از ۱۰۰ زبان پشتیبانی می‌کند و حتی سخنرانان را شناسایی می‌کند.

بسیاری از شرکت‌ها از Fireflies برای وارد کردن داده‌های جلسات به ابزارهای CRM یا پروژه استفاده می‌کنند؛ برای مثال، پس از پایان تماس فروش، Fireflies می‌تواند به صورت خودکار Salesforce را با نکات کلیدی و مراحل بعدی به‌روزرسانی کند. به طور خلاصه، Fireflies به تیم شما «حافظه‌ای بی‌نقص» از هر بحث می‌دهد.

Canva Magic Studio

Magic Studio کانوا یک پلتفرم طراحی مبتنی بر هوش مصنوعی برای ساخت ارائه‌ها، گرافیک‌های شبکه‌های اجتماعی و اسناد است. این پلتفرم شامل Magic Write (تولیدکننده متن هوش مصنوعی) و Magic Design (تبدیل ایده‌ها به طرح‌های سفارشی در چند ثانیه) به همراه ابزارهای تولید تصویر و ویدیو با هوش مصنوعی است.

برای مثال، می‌توانید یک متن توصیفی تایپ کنید و بلافاصله تصویر یا پس‌زمینه‌ای دریافت کنید، یا یک پاراگراف وارد کنید و Magic Write نکات کلیدی و عناوین پیشنهادی ارائه دهد.

تمام این امکانات در ویرایشگر آشنا کانوا قرار دارد تا تیم‌ها بتوانند به سرعت اسلایدها یا گرافیک‌ها را با کمک هوش مصنوعی نمونه‌سازی کنند. در واقع، Magic Studio کانوا هوش مصنوعی خلاقانه را مستقیماً به جریان کاری طراحی شما می‌آورد.

DeepL Translator & Write

DeepL ابزارهای زبانی مبتنی بر هوش مصنوعی را برای تیم‌های جهانی ارائه می‌دهد. محصول اصلی آن یک مترجم بسیار دقیق است که می‌تواند اسناد (ورد، پاورپوینت، اکسل و غیره) را بین بیش از ۳۰ زبان ترجمه کند.

DeepL همچنین «DeepL Write» را ارائه می‌دهد، دستیار هوش مصنوعی که پیشنهادهای بهبود عبارت‌بندی، دستور زبان و سبک را ارائه می‌کند.

برای مثال، افزونه DeepL برای ورد به شما امکان می‌دهد یک گزارش را با یک کلیک ترجمه کنید و سپس با استفاده از پیشنهادات هوشمند هوش مصنوعی، عبارت‌ها را اصلاح نمایید. از آنجا که هوش مصنوعی DeepL برای ظرافت‌های زبانی تنظیم شده، ترجمه‌ها طبیعی‌تر از ابزارهای عمومی به نظر می‌رسند.

در عمل، شرکت‌ها از DeepL برای اطمینان از درک دقیق گزارش‌ها و ایمیل‌ها توسط تیم‌های فرامرزی استفاده می‌کنند که باعث بهبود ارتباطات و بهره‌وری می‌شود.

Reclaim.ai (AI Scheduler)

Reclaim.ai یک برنامه تقویم مبتنی بر هوش مصنوعی است که به طور خودکار وظایف، عادات، جلسات و استراحت‌ها را برنامه‌ریزی می‌کند تا زمان شما بهینه شود. شما اهدافی مانند «۲ ساعت تمرکز روزانه» تعیین می‌کنید و Reclaim رویدادها را در تقویم‌های گوگل یا اوت‌لوک شما بازچینی می‌کند تا این اهداف محقق شوند.

این شرکت آن را «ابزار برنامه‌ریزی هوش مصنوعی شماره یک» برای تیم‌ها معرفی می‌کند.

در واقع، Reclaim به عنوان دستیار هوش مصنوعی عمل می‌کند که بهترین بازه‌های زمانی را پیدا می‌کند: وظایف را در فواصل خالی به صورت خودکار برنامه‌ریزی می‌کند، بهترین زمان‌های جلسه را در مناطق زمانی مختلف پیشنهاد می‌دهد و حتی زمان‌های استراحت را مسدود می‌کند.

با هماهنگ کردن تقویم شما با اولویت‌هایتان، Reclaim به کارکنان اداری کمک می‌کند هر هفته ساعت‌های بیشتری را بازیابی کنند و روی وظایف اصلی متمرکز بمانند.

>>>  ممکن است به موارد زیر نیاز داشته باشید:

ابزارهای تولید محتوای هوش مصنوعی

ابزار پردازش تصویر هوش مصنوعی

در جمع‌بندی نسل جدید ابزارهای هوش مصنوعی اداری، کار روزمره را سریع‌تر و هوشمندانه‌تر می‌کند. از دستیارهای یکپارچه در مجموعه‌های آفیس (مایکروسافت کاپیلوت، گوگل جمینی) تا برنامه‌های تخصصی (Otter.ai برای جلسات، Canva برای طراحی)، این ابزارها کارهای پرمشغله را خودکار می‌کنند تا شما بتوانید روی وظایف مهم تمرکز کنید.

هر یک از ابزارهای فوق هوش مصنوعی را در جریان کاری آشنا وارد می‌کنند – چه نوشتن ایمیل، برنامه‌ریزی جلسه، تحلیل داده یا ساخت اسلاید – و به تیم‌های اداری کمک می‌کنند در زمان کمتر، دستاوردهای بیشتری داشته باشند.