Künstliche Intelligenz ist mittlerweile fest in der alltäglichen Bürosoftware verankert und hilft dabei, Routineaufgaben zu automatisieren und die Produktivität zu steigern. So ergab ein Branchenbericht, dass Mitarbeiter, die KI-gestützte Tools nutzen, mit 90 % höherer Wahrscheinlichkeit produktiv sind und durchschnittlich 3,6 Stunden pro Woche einsparen.
Moderne Office-Suiten und Kollaborations-Apps bieten heute KI-Assistenten für das Verfassen von Texten, Datenanalyse, Terminplanung, Meeting-Transkription und vieles mehr.
Die folgende Liste stellt zehn führende KI-basierte Tools vor, die Büroangestellten helfen, intelligenter statt härter zu arbeiten.
Microsoft 365 Copilot
Microsofts Copilot integriert generative KI direkt in Office-Anwendungen wie Word, Excel, Outlook und Teams. Angetrieben von großen Sprachmodellen (GPT-4/5) kann Copilot Dokumente in Word entwerfen, komplexe Formeln in Excel vorschlagen, E-Mails in Outlook verfassen oder zusammenfassen und sogar Teams-Meetings automatisch zusammenfassen.
Diese KI-Funktionen nutzen die Daten Ihrer Organisation (über Microsoft Graph), um Ergebnisse individuell anzupassen, wodurch Copilot ein vielseitiger Assistent für Schreiben, Analyse und Kommunikation innerhalb vertrauter Office-Oberflächen wird.
Google Workspace AI (Gemini)
Google hat KI (sein Gemini-Modell) in die Workspace-Tools integriert. In Gmail und Google Docs können Funktionen wie „Hilf mir beim Schreiben“ Texte verfassen oder verfeinern, und „Hilf mir beim Erstellen“ generiert Bilder oder datenbasierte Diagramme in Slides und Sheets.
Google Meet kann sogar automatisch Meeting-Notizen erfassen, während ein neues Tool namens „Workspace Flows“ es Nutzern ermöglicht, KI-gestützte Automatisierungen für wiederkehrende Aufgaben zu erstellen.
Kurz gesagt, die Gemini-KI befindet sich in der Seitenleiste von Gmail, Docs, Sheets, Slides und Drive und bietet kontextbezogene Schreibunterstützung sowie Datenanalyse direkt in den Apps, die Sie bereits verwenden.
Slack GPT (KI in Slack)
Die KI-Funktionen von Slack (oft Slack GPT genannt) nutzen generative Modelle, um die Teamkommunikation zu vereinfachen. Direkt in die Slack-Oberfläche integriert, kann die KI Kanäle und Huddles zusammenfassen, sodass Sie Diskussionen mit einem Klick nachverfolgen können.
Sie können die KI beispielsweise bitten, einem Sprachanruf beizutreten und anschließend sofort Notizen oder To-Dos zu erstellen.
Die KI von Slack kann auch den Ton von Nachrichten anpassen, Gespräche bei Bedarf übersetzen und sogar automatisch Antworten generieren. Im Grunde fungiert die Slack-KI wie ein digitaler Kollege – sie spart Zeit, indem sie lange Threads in prägnante Zusammenfassungen verwandelt und Routine-Schreibaufgaben übernimmt.
Notion AI
Notion AI ist in den Notion-Arbeitsbereich (Dokumente, Wikis, Projektboards usw.) integriert und bietet einen All-in-One-KI-Assistenten. Er kann Meeting-Notizen automatisieren, Dokumente erstellen und bearbeiten, Inhalte übersetzen und Datenbanken mit relevanten Einträgen füllen.
Zum Beispiel kann Notion AI Themen „tief recherchieren“, um detaillierte Berichte zu entwerfen, Verbesserungsvorschläge für Ihre Texte machen oder Hunderte von Zeilen in einer Tabelle basierend auf Eingaben automatisch ausfüllen.
Da es Teil des Notion-Arbeitsbereichs ist, kann Ihr Team diese KI-Tools nutzen, während es Projekte verwaltet, Notizen macht und Wissen an einem Ort teilt.
OpenAI ChatGPT (GPT-4o)
OpenAI’s ChatGPT hat sich zu einem vollwertigen Assistenten entwickelt. Die neueste Version ChatGPT (GPT-4o) unterstützt Texteingaben sowie Bilder, Audio und Video. Es kann Inhalte schreiben oder brainstormen, Code debuggen, Dokumente (wie PDFs oder Tabellen) analysieren und sogar Designs auf Abruf generieren.
In der Praxis nutzen viele Büroangestellte ChatGPT, um E-Mails und Berichte zu verfassen, lange Dokumente zusammenzufassen oder Hilfe bei Datenanalysen und Berechnungen zu erhalten.
Die intuitive Chat-Oberfläche erleichtert das Stellen komplexer, kontextbezogener Fragen. (Tipp: ChatGPT lässt sich auch mit Tools wie Zapier integrieren, um Aufgaben zwischen Apps zu automatisieren.)
Otter.ai
Otter.ai ist ein KI-Meeting-Assistent, der Live-Transkripte, Zusammenfassungen und To-Dos für Ihre Gespräche erstellt. Wenn Sie Otter zu einem Anruf (Zoom, Teams usw.) einladen, liefert es eine Live-Textabschrift mit hoher Genauigkeit und kann anschließend eine prägnante Zusammenfassung des Meetings erstellen.
Der KI-„Meeting-Agent“ von Otter hebt sogar wichtige Punkte hervor und weist Aufgaben automatisch zu.
Teams, die Otter verwenden, berichten von einer Zeitersparnis von etwa einem Drittel, da Otter jede Sprachunterhaltung in durchsuchbare Notizen und Folgeaufgaben verwandelt. Es ist wie ein persönlicher Assistent, der keine Details übersieht.
Fireflies.ai
Fireflies.ai ist ein weiterer KI-Co-Pilot für Meetings. Es nimmt Audio- und Videoanrufe auf, transkribiert und fasst sie in Echtzeit zusammen. Nach jedem Meeting erstellt Fireflies eine detaillierte Liste mit Stichpunkten, extrahiert automatisch To-Dos und ermöglicht die Suche nach früheren Gesprächen per Stichwort.
Es unterstützt über 100 Sprachen und erkennt sogar Sprecher.
Viele Unternehmen nutzen Fireflies, um Meeting-Daten in CRM- oder Projektmanagement-Tools einzuspeisen: Nach einem Verkaufsgespräch kann Fireflies beispielsweise Salesforce automatisch mit wichtigen Erkenntnissen und nächsten Schritten aktualisieren. Kurz gesagt, Fireflies verleiht Ihrem Team ein „perfektes Gedächtnis“ für jede Diskussion.
Canva Magic Studio
Canvas Magic Studio ist eine KI-gestützte Designplattform zur Erstellung von Präsentationen, Social-Media-Grafiken und Dokumenten. Es bietet Magic Write (einen KI-Textgenerator) und Magic Design (wandelt Ideen in individuelle Layouts in Sekundenschnelle um) sowie KI-Tools zur Bild- und Videogenerierung.
Sie können beispielsweise einen Textprompt eingeben und sofort eine Illustration oder ein Hintergrundbild erhalten oder einen Absatz eingeben und Magic Write schlägt Stichpunkte und Überschriften vor.
All dies geschieht innerhalb des vertrauten Canva-Editors, sodass Teams schnell Folien oder Grafiken mit KI-Unterstützung entwerfen können. Im Kern bringt Canva Magic Studio kreative KI direkt in Ihren Design-Workflow.
DeepL Translator & Write
DeepL bietet KI-gestützte Sprachtools für globale Teams. Das Kernprodukt ist ein hochpräziser Übersetzer, der Dokumente (Word, PPT, Excel usw.) in über 30 Sprachen übersetzen kann.
DeepL bietet außerdem „DeepL Write“ an, einen Assistenten, der bessere Formulierungen, Grammatik und Stil vorschlägt.
Beispielsweise ermöglicht das DeepL Word-Add-in, einen Bericht mit einem Klick zu übersetzen und anschließend die Formulierungen mit intelligenten KI-Vorschlägen zu verfeinern. Da die KI von DeepL auf Nuancen abgestimmt ist, klingen die Übersetzungen natürlicher als bei generischen Tools.
In der Praxis nutzen Unternehmen DeepL, um sicherzustellen, dass grenzüberschreitende Teams Berichte und E-Mails genau so verstehen, wie sie gemeint sind, was Kommunikation und Produktivität verbessert.
Reclaim.ai (KI-Terminplaner)
Reclaim.ai ist eine KI-gesteuerte Kalender-App, die Aufgaben, Gewohnheiten, Meetings und Pausen automatisch plant, um Ihre Zeit optimal zu nutzen. Sie legen Ziele fest (wie „täglich 2 Stunden Fokuszeit“), und Reclaim ordnet Termine in Ihren Google- oder Outlook-Kalendern so an, dass diese Ziele erreicht werden.
Das Unternehmen bezeichnet es als „#1 KI-Planungstool“ für Teams.
Im Grunde fungiert Reclaim als KI-Assistent, der optimale Zeitfenster findet: Es plant Aufgaben automatisch in freie Lücken, schlägt die besten Meeting-Zeiten über Zeitzonen hinweg vor und blockiert sogar Pufferpausen.
Indem Ihr Kalender mit Ihren Prioritäten abgestimmt wird, hilft Reclaim Büroangestellten, jede Woche Stunden zurückzugewinnen und sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.
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KI-Tools zur Inhaltserstellung
Zusammenfassend macht eine neue Generation von KI-Bürotools die tägliche Arbeit schneller und intelligenter. Von integrierten Assistenten in Office-Suiten (Microsoft Copilot, Google Gemini) bis hin zu spezialisierten Apps (Otter.ai für Meetings, Canva für Design) automatisieren diese Tools Routineaufgaben, damit Sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren können.
Jedes der oben genannten Tools bringt KI in einen vertrauten Arbeitsablauf – sei es beim Verfassen einer E-Mail, der Terminplanung, Datenanalyse oder der Erstellung einer Präsentation – und hilft Büroteams, mehr in weniger Zeit zu erreichen.
