Штучний інтелект швидко інтегрувався у повсякденне офісне програмне забезпечення, допомагаючи автоматизувати рутинні завдання та підвищувати продуктивність. Наприклад, один галузевий звіт показав, що працівники, які використовують інструменти на базі ШІ, на 90% частіше відчувають себе продуктивними, економлячи в середньому 3,6 години на тиждень.

Сучасні офісні пакети та додатки для спільної роботи пропонують AI-асистентів для створення текстів, аналізу даних, планування, транскрипції зустрічей та багато іншого.

Нижче наведено десять провідних інструментів на базі ШІ, які допоможуть офісним працівникам працювати розумніше, а не важче.

Microsoft 365 Copilot

Microsoft Copilot інтегрує генеративний ШІ безпосередньо в офісні додатки, такі як Word, Excel, Outlook і Teams. Завдяки потужним мовним моделям (GPT-4/5) Copilot може створювати документи у Word, пропонувати складні формули в Excel, складати або узагальнювати електронні листи в Outlook, а також автоматично підсумовувати наради в Teams.

Ці функції ШІ використовують дані вашої організації (через Microsoft Graph) для персоналізації результатів, роблячи Copilot універсальним помічником для написання, аналізу та комунікації у знайомому інтерфейсі Office.

Google Workspace AI (Gemini)

Google інтегрував ШІ (модель Gemini) у всі інструменти Workspace. У Gmail і Google Docs функції на кшталт «Допоможи мені написати» можуть створювати або вдосконалювати тексти, а «Допоможи мені створити» генерує зображення або діаграми на основі даних у Slides і Sheets.

Google Meet навіть автоматично фіксує нотатки з нарад, а новий інструмент «Workspace Flows» дозволяє користувачам створювати автоматизації на базі ШІ для рутинних завдань.

Отже, Gemini AI розташований у бічній панелі Gmail, Docs, Sheets, Slides і Drive, пропонуючи контекстно-залежну допомогу у написанні та аналізі даних у знайомих додатках.

Slack GPT (ШІ у Slack)

Функції ШІ Slack (часто їх називають Slack GPT) використовують генеративні моделі для оптимізації командної комунікації. Вбудований у інтерфейс Slack, ШІ може підсумовувати канали та наради, щоб ви могли швидко ознайомитися з обговореннями одним кліком.

Наприклад, ви можете попросити ШІ приєднатися до голосового дзвінка та одразу створити нотатки або список завдань після нього.

ШІ Slack також може коригувати тон повідомлень, перекладати розмови на вимогу та навіть автоматично генерувати відповіді. По суті, ШІ Slack — це цифровий колега, який економить час, стискаючи довгі дискусії у лаконічні підсумки та виконуючи рутинні завдання з написання.

Notion AI

Notion AI інтегрований у робочий простір Notion (документи, вікі, проєктні дошки тощо) і пропонує універсального AI-асистента. Він може автоматизувати нотатки з нарад, створювати та редагувати документи, перекладати контент і заповнювати бази даних релевантними записами.

Наприклад, Notion AI може «глибоко досліджувати» теми для створення детальних звітів, пропонувати покращення у вашому тексті або автоматично заповнювати сотні рядків у таблиці за підказками.

Оскільки це частина робочого простору Notion, ваша команда може використовувати ці інструменти ШІ під час управління проєктами, ведення нотаток і обміну знаннями в одному місці.

OpenAI ChatGPT (GPT-4o)

OpenAI ChatGPT перетворився на повнофункціонального асистента. Остання версія ChatGPT (GPT-4o) підтримує текст, зображення, аудіо та відео. Він може писати або генерувати ідеї, налагоджувати код, аналізувати документи (PDF, таблиці) і навіть створювати дизайни на вимогу.

Практично багато офісних працівників використовують ChatGPT для створення електронних листів і звітів, узагальнення великих документів або допомоги з аналізом даних і розрахунками.

Інтуїтивний чат-інтерфейс дозволяє легко ставити складні, контекстні запитання. (Порада: ChatGPT можна інтегрувати з інструментами на кшталт Zapier для автоматизації завдань між додатками.)

Otter.ai

Otter.ai — це AI-асистент для нарад, який створює живі транскрипти, підсумки та списки завдань для ваших розмов. Коли ви запрошуєте Otter на дзвінок (Zoom, Teams тощо), він забезпечує точний текстовий транскрипт у реальному часі та може згодом створити стислий звіт зустрічі.

AI-агент Otter навіть виділяє ключові моменти та автоматично призначає завдання.

Команди, які використовують Otter, повідомляють про економію близько третини часу, адже Otter перетворює кожну голосову розмову на пошукові нотатки та подальші дії. Це як мати виконавчого асистента, який не пропускає жодної деталі.

Fireflies.ai

Fireflies.ai — ще один AI-помічник для нарад. Він приєднується до аудіо- та відеодзвінків, записує, транскрибує та підсумовує їх у реальному часі. Після кожної зустрічі Fireflies створює детальний список нотаток, автоматично виділяє завдання та дозволяє шукати попередні розмови за ключовими словами.

Підтримує понад 100 мов і навіть розпізнає учасників розмови.

Багато компаній використовують Fireflies для передачі даних нарад у CRM або проєктні інструменти: наприклад, після завершення дзвінка з продажу Fireflies автоматично оновлює Salesforce ключовими висновками та наступними кроками. Коротко кажучи, Fireflies дає вашій команді «ідеальну пам’ять» про кожне обговорення.

Canva Magic Studio

Canva Magic Studio — це платформа дизайну на базі ШІ для створення презентацій, графіки для соцмереж і документів. Вона пропонує Magic Write (генератор тексту на основі ШІ) і Magic Design (перетворює ідеї на унікальні макети за секунди), а також інструменти для генерації зображень і відео.

Наприклад, ви можете ввести текстову підказку і миттєво отримати ілюстрацію або фон, або ввести абзац, і Magic Write запропонує марковані списки та заголовки.

Усе це працює у знайомому редакторі Canva, тож команди можуть швидко створювати слайди або графіку з підтримкою ШІ. По суті, Canva Magic Studio інтегрує творчий ШІ безпосередньо у ваш робочий процес дизайну.

DeepL Translator & Write

DeepL пропонує мовні інструменти на базі ШІ для міжнародних команд. Основний продукт — високоточний перекладач, який може конвертувати документи (Word, PPT, Excel тощо) між понад 30 мовами.

DeepL також має «DeepL Write» — асистента, який пропонує кращі формулювання, граматику та стиль.

Наприклад, надбудова DeepL для Word дозволяє одним кліком перекласти звіт і потім удосконалити формулювання за допомогою розумних підказок ШІ. Оскільки ШІ DeepL налаштований на нюанси, переклади звучать природніше, ніж у загальних інструментів.

Практично компанії використовують DeepL, щоб забезпечити точне розуміння звітів і листів у міжнародних командах, покращуючи комунікацію та продуктивність.

Reclaim.ai (AI Scheduler)

Reclaim.ai — це календарний додаток на базі ШІ, який автоматично планує завдання, звички, зустрічі та перерви для оптимізації вашого часу. Ви встановлюєте цілі (наприклад, «2 години фокусування щодня»), а Reclaim розподіляє події у ваших календарях Google або Outlook, щоб досягти цих цілей.

Компанія позиціонує його як «№1 інструмент планування на базі ШІ» для команд.

Фактично, Reclaim виступає як AI-асистент, який знаходить оптимальні часові проміжки: автоматично планує завдання у вільні вікна, пропонує найкращий час для зустрічей з урахуванням часових поясів і навіть резервує час для перерв.

Вирівнюючи ваш календар із пріоритетами, Reclaim допомагає офісним працівникам щотижня повертати години часу та зосереджуватися на найважливіших завданнях.

>>>  Можливо, вам знадобиться:

Інструменти генерації контенту на основі штучного інтелекту

Інструмент обробки зображень на основі штучного інтелекту

Підсумовуючи, нове покоління офісних інструментів на базі ШІ робить щоденну роботу швидшою та розумнішою. Від інтегрованих асистентів у офісних пакетах (Microsoft Copilot, Google Gemini) до спеціалізованих додатків (Otter.ai для нарад, Canva для дизайну) — ці інструменти автоматизують рутинні завдання, щоб ви могли зосередитися на важливому.

Кожен із наведених інструментів інтегрує ШІ у знайомий робочий процес — чи то написання листа, планування зустрічі, аналіз даних чи створення слайду — допомагаючи офісним командам досягати більшого за менший час.