Yapay zeka, günlük ofis yazılımlarına hızla entegre olarak rutin görevlerin otomatikleştirilmesine ve verimliliğin artırılmasına yardımcı oluyor. Örneğin, bir sektör raporu, yapay zeka destekli araçları kullanan çalışanların %90 oranında daha üretken hissettiğini ve haftada ortalama 3,6 saat tasarruf sağladığını ortaya koydu.

Günümüzün ofis paketleri ve iş birliği uygulamaları, metin taslağı oluşturma, veri analizi, planlama, toplantı transkripti gibi işlevler için yapay zeka asistanları sunuyor.

Aşağıdaki liste, ofis çalışanlarının daha akıllıca çalışmasına yardımcı olabilecek on önde gelen yapay zeka destekli aracı vurgulamaktadır.

Microsoft 365 Copilot

Microsoft’un Copilot özelliği, Word, Excel, Outlook ve Teams gibi Office uygulamalarına üretken yapay zekayı doğrudan getiriyor. Büyük dil modelleri (GPT-4/5) ile desteklenen Copilot, Word’de belge taslağı oluşturabilir, Excel’de karmaşık formüller önerebilir, Outlook’ta e-postaları yazabilir veya özetleyebilir ve Teams toplantılarını otomatik olarak özetleyebilir.

Bu yapay zeka özellikleri, Microsoft Graph aracılığıyla kuruluşunuzun verilerini kullanarak sonuçları kişiselleştirir ve Copilot’u tanıdık Office arayüzlerinde yazma, analiz ve iletişim için çok yönlü bir asistan haline getirir.

Google Workspace AI (Gemini)

Google, Workspace araçlarına yapay zekasını (Gemini modeli) entegre etti. Gmail ve Google Dokümanlar’da “Yazmama yardım et” gibi özellikler metin oluşturabilir veya düzenleyebilir, “Oluşturmama yardım et” ise Slides ve Sheets’te görsel veya veri odaklı grafikler oluşturabilir.

Google Meet, toplantı notlarını otomatik olarak yakalayabilirken, yeni “Workspace Flows” aracı kullanıcıların tekrarlayan görevler için yapay zeka destekli otomasyonlar oluşturmasına olanak tanıyor.

Kısacası, Gemini AI Gmail, Dokümanlar, Sheets, Slides ve Drive’ın yan panelinde yer alır ve kullandığınız uygulamalar içinde bağlama duyarlı yazma yardımı ve veri analizi sunar.

Slack GPT (Slack’te Yapay Zeka)

Slack’in yapay zeka özellikleri (genellikle Slack GPT olarak adlandırılır) üretken modeller kullanarak ekip iletişimini kolaylaştırır. Slack arayüzüne entegre edilen yapay zeka, kanalları ve toplantıları özetleyerek tek tıkla tartışmaları yakalamanızı sağlar.

Örneğin, yapay zekadan bir sesli görüşmeye katılmasını ve ardından anında notlar veya yapılacaklar listesi oluşturmasını isteyebilirsiniz.

Slack’in yapay zekası ayrıca mesaj tonunu ayarlayabilir, sohbetleri talep üzerine çevirebilir ve otomatik yanıtlar oluşturabilir. Özetle, Slack’in yapay zekası dijital bir meslektaş gibi çalışır – uzun sohbetleri kısa özetlere dönüştürerek ve rutin yazma görevlerini üstlenerek zaman kazandırır.

Notion AI

Notion AI, Notion çalışma alanına (dokümanlar, wikipediler, proje panoları vb.) entegre edilmiş çok yönlü bir yapay zeka asistanıdır. Toplantı notlarını otomatikleştirebilir, belgeler oluşturup düzenleyebilir, içerik çevirebilir ve veritabanlarını ilgili girdilerle doldurabilir.

Örneğin, Notion AI konularda “derin araştırma” yaparak detaylı raporlar taslaklayabilir, yazınızı geliştirmek için öneriler sunabilir veya komutlara dayanarak tabloda yüzlerce satırı otomatik doldurabilir.

Notion çalışma alanının bir parçası olduğu için, ekibiniz bu yapay zeka araçlarını proje yönetirken, not alırken ve bilgiyi paylaşırken tek bir yerde kullanabilir.

OpenAI ChatGPT (GPT-4o)

OpenAI’nin ChatGPTsi tam özellikli bir asistana dönüştü. En son ChatGPT (GPT-4o) metin, görsel, ses ve video girdilerini destekler. İçerik yazabilir veya beyin fırtınası yapabilir, kod hatalarını düzeltebilir, belgeleri (PDF veya elektronik tablolar gibi) analiz edebilir ve talep üzerine tasarımlar oluşturabilir.

Pratikte, birçok ofis çalışanı ChatGPT’yi e-posta ve rapor taslağı oluşturmak, uzun belgeleri özetlemek veya veri analizi ve hesaplamalarda yardım almak için kullanıyor.

Sezgisel sohbet arayüzü, karmaşık ve bağlama duyarlı sorular sormayı kolaylaştırır. (İpucu: ChatGPT’yi Zapier gibi araçlarla entegre ederek uygulamalar arasında görevleri otomatikleştirebilirsiniz.)

Otter.ai

Otter.ai, toplantılar için yapay zeka destekli bir asistandır ve canlı transkriptler, özetler ve yapılacaklar listeleri oluşturur. Otter’ı bir aramaya (Zoom, Teams vb.) davet ettiğinizde, yüksek doğrulukta canlı metin transkripti sağlar ve toplantı sonrası kısa bir özet çıkarabilir.

Otter’ın yapay zeka “toplantı ajanı” önemli noktaları vurgular ve görevleri otomatik olarak atar.

Otter kullanan ekipler, her sesli görüşmeyi aranabilir notlara ve takip maddelerine dönüştürdüğü için zamanlarının yaklaşık üçte birini tasarruf ettiklerini bildiriyor. Bu, detayları asla kaçırmayan bir yönetici asistanı gibi çalışır.

Fireflies.ai

Fireflies.ai, toplantılar için başka bir yapay zeka yardımcı pilotudur. Sesli ve görüntülü aramalara katılarak bunları gerçek zamanlı kaydeder, transkripte eder ve özetler. Her toplantı sonrası, Fireflies ayrıntılı madde işaretli notlar oluşturur, yapılacakları otomatik çıkarır ve geçmiş konuşmaları anahtar kelime ile aramanıza olanak tanır.

100’den fazla dili destekler ve konuşmacıları bile tanır.

Birçok şirket, Fireflies’i toplantı verilerini CRM veya proje araçlarına aktarmak için kullanıyor: örneğin, bir satış görüşmesi sona erdiğinde, Fireflies Salesforce’u önemli bilgiler ve sonraki adımlarla otomatik güncelleyebilir. Kısacası, Fireflies ekibinize her tartışmanın “kusursuz hafızasını” sunar.

Canva Magic Studio

Canva’nın Magic Studiosu, sunumlar, sosyal medya görselleri ve belgeler oluşturmak için yapay zeka destekli bir tasarım platformudur. Magic Write (yapay zeka metin oluşturucu) ve Magic Design (fikirleri saniyeler içinde özel düzenlere dönüştürür) ile yapay zeka destekli görsel ve video üretim araçları sunar.

Örneğin, bir metin komutu yazabilir ve anında bir illüstrasyon veya arka plan resmi alabilir, ya da bir paragraf girip Magic Write’ın madde işaretleri ve başlıklar önermesini sağlayabilirsiniz.

Tüm bunlar Canva’nın tanıdık editörü içinde yer alır, böylece ekipler yapay zeka desteğiyle hızla slayt veya grafik prototipleri oluşturabilir. Özetle, Canva Magic Studio yaratıcı yapay zekayı doğrudan tasarım iş akışınıza getirir.

DeepL Translator & Write

DeepL, küresel ekipler için yapay zeka destekli dil araçları sunar. Ana ürünü, 30’dan fazla dil arasında belgeleri (Word, PPT, Excel vb.) yüksek doğrulukla çevirebilen bir çevirmenidir.

DeepL ayrıca daha iyi ifade, dilbilgisi ve stil önerileri sunan “DeepL Write” adlı bir asistana sahiptir.

Örneğin, DeepL Word eklentisi ile bir raporu tek tıkla çevirebilir ve ardından akıllı yapay zeka önerileriyle ifadeyi geliştirebilirsiniz. DeepL’in yapay zekası nüanslara odaklandığı için çeviriler, genel araçlara kıyasla daha doğal duyulur.

Pratikte, şirketler DeepL’i sınır ötesi ekiplerin raporları ve e-postaları tam olarak anladığından emin olmak, iletişimi ve verimliliği artırmak için kullanıyor.

Reclaim.ai (Yapay Zeka Takvim Planlayıcısı)

Reclaim.ai, görevleri, alışkanlıkları, toplantıları ve molaları otomatik olarak planlayan yapay zeka destekli bir takvim uygulamasıdır. “Günde 2 saat odaklanma zamanı” gibi hedefler belirlersiniz ve Reclaim, Google veya Outlook takvimlerinizdeki etkinlikleri bu hedeflere göre yeniden düzenler.

Şirket, bunu ekipler için “#1 yapay zeka planlama aracı” olarak tanıtıyor.

Reclaim, boş zaman aralıklarına görevleri otomatik yerleştirir, zaman dilimleri arasında en uygun toplantı saatlerini önerir ve hatta ara molalar için zaman ayırır.

Takviminizi önceliklerinizle uyumlu hale getirerek, Reclaim ofis çalışanlarının haftalık saatlerini geri kazanmasına ve en önemli görevlere odaklanmasına yardımcı olur.

>>>  İhtiyacınız olabilir:

Yapay zeka içerik üretim araçları

Yapay zeka görüntü işleme aracı

Özetle, yeni nesil yapay zeka ofis araçları günlük işleri daha hızlı ve akıllı hale getiriyor. Office paketlerine entegre asistanlardan (Microsoft Copilot, Google Gemini) toplantılar için özel uygulamalara (Otter.ai), tasarım için Canva’ya kadar bu araçlar yoğun işleri otomatikleştirerek önemli görevlere odaklanmanızı sağlıyor.

Yukarıdaki her araç, e-posta yazmak, toplantı planlamak, veri analiz etmek veya sunum hazırlamak gibi tanıdık iş akışlarına yapay zekayı entegre ederek ofis ekiplerinin daha kısa sürede daha fazlasını başarmasına yardımcı oluyor.