בינה מלאכותית הפכה במהירות לחלק בלתי נפרד מתוכנות משרדיות יומיומיות, המסייעות באוטומציה של משימות שגרתיות והגברת הפרודוקטיביות. לדוגמה, דוח תעשייתי אחד מצא כי עובדים המשתמשים בכלים מבוססי בינה מלאכותית חשים פרודוקטיביים ב-90% יותר, וחוסכים בממוצע 3.6 שעות בשבוע.

חבילות המשרד ואפליקציות שיתוף הפעולה של היום מציעות עוזרי בינה מלאכותית לכתיבת טקסט, ניתוח נתונים, תזמון, תמלול פגישות ועוד.

הרשימה הבאה מדגישה עשרה כלים מובילים מבוססי בינה מלאכותית שיכולים לסייע לעובדי משרד לעבוד חכם יותר, לא קשה יותר.

Microsoft 365 Copilot

ה-Copilot של מיקרוסופט מביא בינה מלאכותית גנרטיבית ישירות לאפליקציות Office כמו Word, Excel, Outlook ו-Teams. מופעל על ידי מודלים לשוניים גדולים (GPT-4/5), Copilot יכול לנסח מסמכים ב-Word, להציע נוסחאות מורכבות ב-Excel, לנסח או לסכם מיילים ב-Outlook ואפילו לסכם פגישות Teams באופן אוטומטי.

תכונות הבינה המלאכותית הללו משתמשות בנתוני הארגון שלך (באמצעות Microsoft Graph) כדי להתאים תוצאות, מה שהופך את Copilot לעוזר רב-תכליתי לכתיבה, ניתוח ותקשורת בתוך ממשקי Office המוכרים.

Google Workspace AI (Gemini)

גוגל שילבה את הבינה המלאכותית שלה (מודל Gemini) בכלי Workspace. ב-Gmail וב-Google Docs, תכונות כמו "עזור לי לכתוב" יכולות לנסח או ללטש טקסט, ו"עזור לי ליצור" יכולות לייצר תמונות או גרפים מבוססי נתונים ב-Slides ו-Sheets.

Google Meet אפילו יכולה ללכוד באופן אוטומטי הערות פגישה, בעוד שכלי חדש בשם "Workspace Flows" מאפשר למשתמשים לבנות אוטומציות מבוססות בינה מלאכותית למשימות חוזרות.

בקיצור, בינה מלאכותית Gemini נמצאת בסרגל הצדדי של Gmail, Docs, Sheets, Slides ו-Drive, ומציעה עזרה בכתיבה המותאמת להקשר וניתוח נתונים בתוך האפליקציות שבהן אתם כבר משתמשים.

Slack GPT (בינה מלאכותית ב-Slack)

תכונות הבינה המלאכותית של Slack (המכונות לעיתים Slack GPT) משתמשות במודלים גנרטיביים לייעול התקשורת בצוות. משולבות בממשק Slack, הבינה המלאכותית יכולה לסכם ערוצים ופגישות כך שתוכלו להתעדכן בדיונים בלחיצה אחת.

לדוגמה, ניתן לבקש מהבינה המלאכותית להצטרף לשיחת קול ולהפיק הערות או פריטי פעולה מיד לאחר מכן.

הבינה המלאכותית של Slack יכולה גם להתאים את טון ההודעה או לתרגם שיחות לפי דרישה, ואפילו ליצור תגובות אוטומטיות. למעשה, הבינה המלאכותית של Slack פועלת כמו קולגה דיגיטלי – חוסכת זמן על ידי סיכום שרשורים ארוכים לתמצית קצרה וטיפול במשימות כתיבה שגרתיות.

Notion AI

Notion AI משולב בסביבת העבודה של Notion (מסמכים, ויקי, לוחות פרויקטים ועוד) ומציע עוזר בינה מלאכותית כולל. הוא יכול לאוטומט תמלולי פגישות, לייצר ולערוך מסמכים, לתרגם תוכן ולמלא מסדי נתונים עם רשומות רלוונטיות.

לדוגמה, Notion AI יכול לבצע "מחקר מעמיק" על נושאים לכתיבת דוחות מפורטים, להציע שיפורים בכתיבה שלך, או למלא מאות שורות בטבלה בהתבסס על הנחיות.

מכיוון שהוא חלק מסביבת העבודה של Notion, הצוות שלך יכול לנצל את כלי הבינה המלאכותית הללו תוך ניהול פרויקטים, רישום הערות ושיתוף ידע במקום אחד.

OpenAI ChatGPT (GPT-4o)

ה-ChatGPT של OpenAI התפתח לעוזר מלא תכונות. הגרסה האחרונה (GPT-4o) תומכת בטקסט, תמונות, אודיו ווידאו. הוא יכול לכתוב או להציע רעיונות לתוכן, לתקן קוד, לנתח מסמכים (כמו PDF או גיליונות אלקטרוניים), ואפילו ליצור עיצובים לפי דרישה.

בפועל, עובדים רבים משתמשים ב-ChatGPT לכתיבת מיילים ודוחות, לסיכום מסמכים ארוכים או לקבלת עזרה בניתוח נתונים וחישובים.

ממשק הצ'אט האינטואיטיבי שלו מקל על שאילת שאלות מורכבות בהקשר. (טיפ: ניתן גם לשלב את ChatGPT עם כלים כמו Zapier לאוטומציה של משימות בין אפליקציות.)

Otter.ai

Otter.ai הוא עוזר פגישות מבוסס בינה מלאכותית שמפיק תמלולים חיים, סיכומים ופריטי פעולה לשיחות שלך. כשאתה מזמין את Otter לשיחה (Zoom, Teams וכו'), הוא מספק תמלול טקסט חי עם דיוק גבוה ויכול להפיק סיכום תמציתי של הפגישה לאחר מכן.

ה"סוכן פגישות" של Otter מדגיש נקודות מפתח ומקצה משימות באופן אוטומטי.

צוותים המשתמשים ב-Otter מדווחים על חיסכון של כשליש מהזמן שלהם, שכן Otter הופך כל שיחת קול להערות ניתנות לחיפוש ופריטי מעקב. זה כמו לקבל עוזר מנהלי שאינו מפספס פרטים.

Fireflies.ai

Fireflies.ai הוא עוזר פגישות נוסף מבוסס בינה מלאכותית. הוא מצטרף לשיחות אודיו ווידאו כדי להקליט, לתמלל ולסכם בזמן אמת. לאחר כל פגישה, Fireflies מפיק סט מפורט של הערות בנקודות, מוציא פריטי פעולה אוטומטית ומאפשר חיפוש בשיחות קודמות לפי מילות מפתח.

הוא תומך בלמעלה מ-100 שפות ואפילו מזהה דוברים.

חברות רבות משתמשות ב-Fireflies להזנת נתוני פגישות למערכות CRM או כלי פרויקטים: לדוגמה, לאחר שיחת מכירה, Fireflies יכול לעדכן אוטומטית את Salesforce בתובנות מרכזיות ושלבים הבאים. בקיצור, Fireflies מעניק לצוות שלך "זיכרון מושלם" של כל דיון.

Canva Magic Studio

Magic Studio של Canva היא פלטפורמת עיצוב מבוססת בינה מלאכותית ליצירת מצגות, גרפיקות לרשתות חברתיות ומסמכים. היא מציעה את Magic Write (מחולל טקסט מבוסס בינה מלאכותית) ו-Magic Design (הופך רעיונות לפריסות מותאמות תוך שניות), בנוסף לכלי יצירת תמונות ווידאו מבוססי בינה מלאכותית.

לדוגמה, ניתן להקליד הנחיית טקסט ולקבל מיד איור או תמונת רקע, או להזין פסקה ו-Magic Write תציע נקודות עיקריות וכותרות.

כל זה מתבצע בתוך עורך Canva המוכר, כך שצוותים יכולים ליצור במהירות אב-טיפוס של שקופיות או גרפיקות עם סיוע בינה מלאכותית. למעשה, Canva Magic Studio מביא את הבינה היצירתית ישירות לזרימת העבודה שלך בעיצוב.

DeepL Translator & Write

DeepL מספקת כלי שפה מבוססי בינה מלאכותית לצוותים גלובליים. המוצר המרכזי שלה הוא מתרגם מדויק מאוד שיכול להמיר מסמכים (Word, PPT, Excel וכו') בין יותר מ-30 שפות.

DeepL מציעה גם את "DeepL Write," עוזר שמציע ניסוחים, דקדוק וסגנון משופרים.

לדוגמה, תוסף DeepL ל-Word מאפשר לתרגם דוח בלחיצה אחת ואז ללטש את הניסוח באמצעות הצעות חכמות מבוססות בינה מלאכותית. מכיוון שבינה מלאכותית של DeepL מכוונת לדקויות, התרגומים נוטים להישמע טבעיים יותר מכלים כלליים.

בפועל, חברות משתמשות ב-DeepL כדי להבטיח שצוותים חוצי גבולות יבינו דוחות ומיילים בדיוק כפי שהתכוונו, ומשפרות תקשורת ופרודוקטיביות.

Reclaim.ai (מתזמן בינה מלאכותית)

Reclaim.ai היא אפליקציית לוח שנה מבוססת בינה מלאכותית שמתזמנת אוטומטית משימות, הרגלים, פגישות והפסקות כדי למקסם את הזמן שלך. אתה מגדיר יעדים (כמו "שעתיים ריכוז יומי"), ו-Reclaim מארגן מחדש אירועים בלוחות השנה שלך בגוגל או אאוטלוק כדי לעמוד ביעדים אלו.

החברה מציגה אותה ככלי התזמון מבוסס הבינה המלאכותית מספר 1 לצוותים.

בעצם, Reclaim פועל כעוזר בינה מלאכותית שמוצא את חלונות הזמן האופטימליים: הוא יתזמן משימות אוטומטית בחללים פנויים, יציע את זמני הפגישה הטובים ביותר בין אזורי זמן, ואפילו יחסום הפסקות ביניים.

על ידי התאמת לוח הזמנים שלך עם סדרי העדיפויות, Reclaim עוזר לעובדי משרד להחזיר שעות בשבוע ולהישאר ממוקדים במשימות החשובות.

>>>  ייתכן שתצטרך:

כלי יצירת תוכן מבוססי בינה מלאכותית

כלי עיבוד תמונה מבוסס בינה מלאכותית

לסיכום, דור חדש של כלים מבוססי בינה מלאכותית לעבודה משרדית הופך את העבודה היומיומית למהירה וחכמה יותר. מעוזרים משולבים בחבילות Office (Microsoft Copilot, Google Gemini) ועד אפליקציות ייעודיות (Otter.ai לפגישות, Canva לעיצוב), כלים אלו מאוטומטים את העומס השגרתי כדי שתוכל להתמקד במשימות החשובות.

כל כלי ברשימה מביא בינה מלאכותית לזרימת עבודה מוכרת – בין אם בכתיבת מייל, תזמון פגישה, ניתוח נתונים או יצירת שקופית – ומסייע לצוותי משרד להשיג יותר בפחות זמן.