Umělá inteligence se rychle stala nedílnou součástí běžného kancelářského softwaru, který pomáhá automatizovat rutinní úkoly a zvyšovat produktivitu. Například jeden průmyslový report zjistil, že zaměstnanci používající nástroje s AI měli o 90 % vyšší pravděpodobnost, že se budou cítit produktivní, a ušetřili v průměru 3,6 hodiny týdně.

Dnešní kancelářské balíky a aplikace pro spolupráci nabízejí AI asistenty pro tvorbu textů, analýzu dat, plánování, přepis schůzek a další.

Následující seznam představuje deset předních nástrojů poháněných AI, které pomáhají kancelářským pracovníkům pracovat chytřeji, nikoli tvrději.

Microsoft 365 Copilot

Microsoftův Copilot integruje generativní AI přímo do aplikací Office jako Word, Excel, Outlook a Teams. Díky velkým jazykovým modelům (GPT-4/5) může Copilot vytvářet dokumenty ve Wordu, navrhovat složité vzorce v Excelu, psát nebo shrnovat e-maily v Outlooku a dokonce automaticky rekapitulovat schůzky v Teams.

Tyto AI funkce využívají data vaší organizace (přes Microsoft Graph) k přizpůsobení výsledků, díky čemuž je Copilot všestranným asistentem pro psaní, analýzu a komunikaci v prostředí známých Office aplikací.

Google Workspace AI (Gemini)

Google integroval AI (model Gemini) do nástrojů Workspace. V Gmailu a Google Docs funkce jako „Pomoz mi psát“ dokážou vytvářet nebo upravovat texty a „Pomoz mi tvořit“ generuje obrázky nebo grafy založené na datech v Slides a Sheets.

Google Meet dokonce automaticky zaznamenává poznámky ze schůzek, zatímco nový nástroj „Workspace Flows“ umožňuje uživatelům vytvářet AI automatizace pro opakující se úkoly.

Stručně řečeno, Gemini AI je k dispozici v postranním panelu Gmailu, Docs, Sheets, Slides a Drive a nabízí kontextově uvědomělou pomoc při psaní a analýze dat přímo v aplikacích, které již používáte.

Slack GPT (AI ve Slacku)

AI funkce Slacku (často nazývané Slack GPT) využívají generativní modely ke zjednodušení týmové komunikace. Integrované přímo do rozhraní Slacku dokáže AI shrnout kanály a hovory, takže můžete jedním kliknutím dohnat probíhající diskuze.

Například můžete požádat AI, aby se připojila k hlasovému hovoru a po skončení vytvořila okamžité poznámky nebo úkoly.

AI Slacku také dokáže upravit tón zpráv, překládat konverzace na vyžádání a dokonce automaticky generovat odpovědi. V podstatě Slack AI funguje jako digitální kolega – šetří čas tím, že z dlouhých vláken vytváří stručné rekapitulace a zvládá rutinní psaní.

Notion AI

Notion AI je součástí pracovního prostoru Notion (dokumenty, wiki, projektové tabule atd.) a nabízí komplexního AI asistenta. Umí automatizovat zápisy ze schůzek, generovat a upravovat dokumenty, překládat obsah a vyplňovat databáze relevantními záznamy.

Například Notion AI dokáže „hloubkově prozkoumat“ témata a vytvořit podrobné zprávy, navrhnout vylepšení vašeho textu nebo automaticky vyplnit stovky řádků v tabulce podle zadaných pokynů.

Jelikož je součástí Notion, váš tým může tyto AI nástroje využívat při řízení projektů, pořizování poznámek a sdílení znalostí na jednom místě.

OpenAI ChatGPT (GPT-4o)

OpenAI ChatGPT se vyvinul v plnohodnotného asistenta. Nejnovější ChatGPT (GPT-4o) podporuje textové, obrazové, zvukové i video vstupy. Dokáže psát nebo generovat nápady, ladit kód, analyzovat dokumenty (např. PDF nebo tabulky) a dokonce na požádání vytvářet návrhy.

V praxi mnoho kancelářských pracovníků používá ChatGPT k tvorbě e-mailů a zpráv, shrnování dlouhých dokumentů nebo pomoci s analýzou dat a výpočty.

Jeho intuitivní chatové rozhraní usnadňuje klást složité a kontextové otázky. (Tip: ChatGPT lze také integrovat s nástroji jako Zapier pro automatizaci úkolů napříč aplikacemi.)

Otter.ai

Otter.ai je AI asistent pro schůzky, který vytváří živé přepisy, shrnutí a úkoly z vašich konverzací. Když pozvete Otter do hovoru (Zoom, Teams atd.), poskytne přesný živý textový přepis a po skončení schůzky vytvoří stručné shrnutí.

Otterův AI „agent schůzek“ dokonce automaticky zvýrazňuje klíčové body a přiřazuje úkoly.

Týmy používající Otter uvádějí, že ušetří přibližně třetinu času, protože Otter proměňuje každý hlasový rozhovor v prohledávatelné poznámky a následné úkoly. Je to jako mít výkonného asistenta, který nikdy nic nepřehlédne.

Fireflies.ai

Fireflies.ai je další AI spolupilot pro schůzky. Připojuje se k audio a video hovorům, aby je zaznamenal, přepsal a shrnul v reálném čase. Po každé schůzce Fireflies vytvoří podrobný seznam poznámek v bodech, automaticky vyextrahuje úkoly a umožní vyhledávat v minulých konverzacích podle klíčových slov.

Podporuje více než 100 jazyků a dokonce rozpoznává mluvčí.

Mnoho firem používá Fireflies k napojení dat ze schůzek do CRM nebo projektových nástrojů: například po ukončení prodejního hovoru Fireflies automaticky aktualizuje Salesforce s klíčovými poznatky a dalšími kroky. Stručně řečeno, Fireflies poskytuje vašemu týmu „dokonalou paměť“ každé diskuse.

Canva Magic Studio

Canva Magic Studio je platforma pro design poháněná AI, určená pro tvorbu prezentací, grafiky pro sociální sítě a dokumentů. Nabízí Magic Write (AI generátor textu) a Magic Design (přemění nápady na vlastní rozvržení během sekund), plus nástroje pro generování obrázků a videí pomocí AI.

Například můžete zadat textový popis a okamžitě získat ilustraci nebo pozadí, nebo vložit odstavec a Magic Write navrhne odrážky a nadpisy.

Vše je integrováno v známém editoru Canva, takže týmy mohou rychle vytvářet návrhy snímků nebo grafiky s pomocí AI. Canva Magic Studio tak přináší kreativní AI přímo do vašeho designového workflow.

DeepL Translator & Write

DeepL nabízí jazykové nástroje poháněné AI pro globální týmy. Jeho hlavním produktem je vysoce přesný překladač, který dokáže převádět dokumenty (Word, PPT, Excel atd.) mezi více než 30 jazyky.

DeepL také nabízí „DeepL Write“, asistenta, který navrhuje lepší formulace, gramatiku a styl.

Například doplněk DeepL pro Word umožňuje přeložit zprávu jedním kliknutím a poté vylepšit formulace pomocí chytrých AI návrhů. Díky tomu, že AI DeepL je laděná na jemné nuance, jsou překlady přirozenější než u běžných nástrojů.

Firmy DeepL využívají k zajištění přesného porozumění zprávám a e-mailům v mezinárodních týmech, což zlepšuje komunikaci a produktivitu.

Reclaim.ai (AI plánovač)

Reclaim.ai je AI řízená kalendářová aplikace, která automaticky plánuje úkoly, návyky, schůzky a přestávky tak, aby optimalizovala váš čas. Nastavíte si cíle (například „2 hodiny denně na soustředěnou práci“) a Reclaim přeskupí události ve vašich Google nebo Outlook kalendářích tak, aby tyto cíle splnil.

Společnost ji označuje za „#1 AI nástroj pro plánování“ pro týmy.

V praxi Reclaim funguje jako AI asistent, který najde optimální časové bloky: automaticky naplánuje úkoly do volných mezer, navrhne nejlepší časy schůzek napříč časovými pásmy a dokonce zablokuje přestávky na odpočinek.

Díky sladění kalendáře s vašimi prioritami pomáhá Reclaim kancelářským pracovníkům získat zpět hodiny týdně a soustředit se na nejdůležitější úkoly.

>>>  Možná vás zajímá:

Nástroje pro generování obsahu pomocí umělé inteligence

Nástroj pro zpracování obrázků pomocí umělé inteligence

Shrnutí, nová generace AI kancelářských nástrojů zrychluje a zpřehledňuje každodenní práci. Od integrovaných asistentů v kancelářských balících (Microsoft Copilot, Google Gemini) po specializované aplikace (Otter.ai pro schůzky, Canva pro design) tyto nástroje automatizují rutinní činnosti, abyste se mohli soustředit na důležité úkoly.

Každý z uvedených nástrojů přináší AI do známého pracovního postupu – ať už jde o psaní e-mailu, plánování schůzky, analýzu dat nebo tvorbu prezentace – a pomáhá kancelářským týmům dosahovat více za méně času.