인공지능은 일상적인 사무용 소프트웨어에 빠르게 통합되어 반복 업무를 자동화하고 생산성을 높이는 데 도움을 주고 있습니다. 예를 들어, 한 산업 보고서에 따르면 AI 기반 도구를 사용하는 직원들은 생산성을 느낄 확률이 90% 더 높으며, 주당 평균 3.6시간을 절약하는 것으로 나타났습니다.
오늘날의 오피스 스위트와 협업 앱은 텍스트 작성, 데이터 분석, 일정 관리, 회의 기록 등 다양한 AI 비서를 제공합니다.
다음 목록은 사무직 근로자들이 더 똑똑하게 일할 수 있도록 도와주는 10가지 주요 AI 기반 도구를 소개합니다.
Microsoft 365 Copilot
마이크로소프트의 Copilot은 Word, Excel, Outlook, Teams 같은 오피스 앱에 생성형 AI를 직접 통합했습니다. 대형 언어 모델(GPT-4/5)을 기반으로 Copilot은 Word에서 문서를 작성하고, Excel에서는 복잡한 수식을 제안하며, Outlook에서는 이메일을 작성하거나 요약하고, Teams 회의를 자동으로 요약할 수 있습니다.
이 AI 기능들은 Microsoft Graph를 통해 조직의 데이터를 활용하여 결과를 맞춤화하므로, 익숙한 오피스 인터페이스 내에서 글쓰기, 분석, 커뮤니케이션에 다재다능한 비서 역할을 합니다.
Google Workspace AI (Gemini)
구글은 Workspace 도구 전반에 AI(제미니 모델)를 통합했습니다. Gmail과 Google Docs에서는 “도움말 작성” 기능으로 텍스트를 작성하거나 다듬을 수 있고, “도움말 생성” 기능으로 Slides와 Sheets에서 이미지나 데이터 기반 차트를 만들 수 있습니다.
Google Meet은 회의록을 자동으로 캡처할 수 있으며, 새롭게 출시된 “Workspace Flows” 도구는 반복 작업을 위한 AI 기반 자동화를 구축할 수 있게 해줍니다.
요컨대, 제미니 AI는 Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive의 사이드바에 위치해 사용자가 이미 사용하는 앱 내에서 상황에 맞는 글쓰기 지원과 데이터 분석을 제공합니다.
Slack GPT (Slack 내 AI)
Slack의 AI 기능(일명 Slack GPT)은 생성형 모델을 활용해 팀 커뮤니케이션을 간소화합니다. Slack 인터페이스에 내장된 AI는 채널과 허들 대화를 요약해 한 번의 클릭으로 토론 내용을 빠르게 파악할 수 있게 합니다.
예를 들어, AI에게 음성 통화에 참여해 즉시 노트나 실행 항목을 생성하도록 요청할 수 있습니다.
Slack의 AI는 메시지 톤을 조정하거나 대화를 실시간으로 번역하고, 자동으로 답장을 생성하기도 합니다. 본질적으로 Slack의 AI는 디지털 동료처럼 긴 대화 스레드를 간결한 요약으로 압축하고 반복적인 작성 업무를 처리해 시간을 절약해 줍니다.
Notion AI
Notion AI는 Notion 작업 공간(문서, 위키, 프로젝트 보드 등)에 내장된 올인원 AI 비서입니다. 회의록 자동화, 문서 생성 및 편집, 콘텐츠 번역, 관련 데이터베이스 항목 채우기 등을 지원합니다.
예를 들어, Notion AI는 주제에 대해 “심층 조사”를 수행해 상세 보고서를 작성하거나, 글쓰기 개선점을 제안하고, 프롬프트에 따라 수백 개의 표 행을 자동으로 채울 수 있습니다.
Notion 작업 공간의 일부이기 때문에 팀은 프로젝트 관리, 노트 작성, 지식 공유를 한 곳에서 하면서 이 AI 도구들을 활용할 수 있습니다.
OpenAI ChatGPT (GPT-4o)
OpenAI의 ChatGPT는 완전한 기능을 갖춘 비서로 진화했습니다. 최신 ChatGPT(GPT-4o)는 텍스트, 이미지, 오디오, 비디오 입력을 지원하며, 콘텐츠 작성 및 아이디어 구상, 코드 디버깅, 문서 분석(PDF, 스프레드시트 등), 디자인 생성까지 가능합니다.
실제로 많은 사무직 근로자들이 이메일과 보고서 작성, 긴 문서 요약, 데이터 분석 및 계산 지원에 ChatGPT를 활용하고 있습니다.
직관적인 채팅 인터페이스 덕분에 복잡하고 맥락에 맞는 질문도 쉽게 할 수 있습니다. (팁: Zapier 같은 도구와 연동해 앱 간 작업 자동화도 가능합니다.)
Otter.ai
Otter.ai는 회의 중 실시간 전사, 요약, 실행 항목 생성을 지원하는 AI 회의 비서입니다. Zoom, Teams 등 통화에 Otter를 초대하면 높은 정확도의 실시간 텍스트 전사를 제공하며, 회의 후 간결한 요약도 만들어 줍니다.
Otter의 AI “회의 에이전트”는 핵심 사항을 강조하고 작업을 자동으로 할당하기도 합니다.
Otter를 사용하는 팀은 음성 대화를 검색 가능한 노트와 후속 작업으로 전환해 약 3분의 1의 시간을 절약한다고 보고합니다. 마치 세세한 부분을 놓치지 않는 임원 비서가 있는 것과 같습니다.
Fireflies.ai
Fireflies.ai는 또 다른 AI 회의 보조 도구로, 오디오 및 비디오 통화에 참여해 실시간으로 녹음, 전사, 요약을 제공합니다. 회의가 끝나면 상세한 핵심 사항을 불릿 포인트로 정리하고, 실행 항목을 자동 추출하며, 키워드로 과거 대화를 검색할 수 있습니다.
100개 이상의 언어를 지원하며, 화자 식별 기능도 갖추고 있습니다.
많은 기업이 Fireflies를 활용해 회의 데이터를 CRM이나 프로젝트 도구에 연동합니다. 예를 들어, 영업 통화가 끝난 후 Fireflies가 Salesforce에 주요 인사이트와 다음 단계를 자동으로 업데이트합니다. 요컨대, Fireflies는 모든 논의를 완벽하게 기억하는 팀의 ‘완벽한 기억력’ 역할을 합니다.
Canva Magic Studio
Canva의 Magic Studio는 프레젠테이션, 소셜 미디어 그래픽, 문서 제작을 위한 AI 기반 디자인 플랫폼입니다. Magic Write(텍스트 생성 AI)와 Magic Design(아이디어를 맞춤 레이아웃으로 즉시 변환), AI 이미지 및 비디오 생성 도구를 제공합니다.
예를 들어, 텍스트 프롬프트를 입력하면 즉시 일러스트나 배경 이미지를 얻거나, 단락을 입력하면 Magic Write가 불릿 포인트와 제목을 제안합니다.
이 모든 기능은 Canva의 익숙한 편집기 내에서 작동해 팀이 AI 도움을 받아 빠르게 슬라이드나 그래픽 시안을 만들 수 있습니다. 본질적으로 Canva Magic Studio는 창의적인 AI를 디자인 작업 흐름에 직접 연결합니다.
DeepL Translator & Write
DeepL은 글로벌 팀을 위한 AI 기반 언어 도구를 제공합니다. 핵심 제품은 30개 이상의 언어 간 문서(Word, PPT, Excel 등)를 매우 정확하게 번역하는 번역기입니다.
또한 DeepL은 더 나은 문장 표현, 문법, 스타일을 제안하는 “DeepL Write”라는 보조 도구도 제공합니다.
예를 들어, DeepL Word 애드인은 보고서를 한 번의 클릭으로 번역하고, 스마트 AI 제안을 통해 문장 표현을 다듬을 수 있습니다. DeepL의 AI는 미묘한 뉘앙스까지 조정되어 일반 도구보다 자연스러운 번역 결과를 제공합니다.
실제로 기업들은 DeepL을 활용해 국경을 넘는 팀 간에 보고서와 이메일을 정확히 이해하도록 하여 커뮤니케이션과 생산성을 향상시키고 있습니다.
Reclaim.ai (AI 일정 관리)
Reclaim.ai는 AI 기반 캘린더 앱으로, 작업, 습관, 회의, 휴식 시간을 자동으로 일정에 배치해 시간을 최적화합니다. 사용자가 “매일 2시간 집중 시간” 같은 목표를 설정하면, Reclaim이 Google 또는 Outlook 캘린더 전반에 걸쳐 일정을 재조정해 목표 달성을 돕습니다.
회사 측은 이를 팀을 위한 “최고의 AI 일정 관리 도구”라고 홍보합니다.
실제로 Reclaim은 AI 비서처럼 최적의 시간대를 찾아 빈틈에 작업을 자동 배치하고, 시간대별 최적 회의 시간을 제안하며, 버퍼 휴식 시간도 예약합니다.
캘린더를 우선순위에 맞춰 조정함으로써, Reclaim은 사무직 근로자가 매주 수시간을 되찾고 핵심 업무에 집중할 수 있도록 지원합니다.
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요약하자면, 새로운 세대의 AI 사무 도구들은 일상 업무를 더 빠르고 똑똑하게 만듭니다. 오피스 스위트 내 통합 비서(Microsoft Copilot, Google Gemini)부터 전문화된 앱(Otter.ai 회의용, Canva 디자인용)까지, 이 도구들은 반복 업무를 자동화해 중요한 업무에 집중할 수 있게 돕습니다.
위에 소개된 각 도구는 이메일 작성, 회의 일정 잡기, 데이터 분석, 슬라이드 제작 등 익숙한 작업 흐름에 AI를 접목해 사무팀이 더 적은 시간에 더 많은 성과를 내도록 지원합니다.
